A feladatok automatizálása és annak hatása a szervezeti eredményekre

A feladatok automatizálása nagymértékben befolyásolja a vállalat eredményeit. A digitalizáció és az új technológiák fejlődésével a feladatok automatizálása a munkaerőpiacon egyre fontosabbá válik. Ez alkalmazható a HR osztályokon, ahol a vezetők próbálják optimálisan kihasználni az automatizálást az emberi erőforrások kezelésének területén. Az új technológiák bevezetése a HR folyamatok minőségének javítását célzó kulcsfontosságú tényezővé válik. A kortárs eszközök nemcsak a nagy és erős szervezetek számára állnak rendelkezésre, hanem a kisebb és átlagos méretű vállalatok számára is. Az automatizálás bevezetése lehetővé teszi az emberi erőforrások hatékonyabb kezelését, és biztonsági szelepként szolgálhat a gazdasági válságok bizonytalan időszakaiban.

A feladatok automatizálásának hatása – tartalomjegyzék:

1. Feladatok automatizálása a HR területén
2. A feladatok automatizálásának megvalósítása
3. A feladatok automatizálásának előnyei
4. Összegzés

Feladatok automatizálása a HR területén

A HR osztályok munkája jelentős kihívásokkal és elvárásokkal jár. A személyzeti politikák hatékonysága jelentős hatással van a vállalat piaci pozíciójának megerősítésére, valamint a vállalat imázsának és versenyképességének javítására. Ez az oka annak, hogy érdemes új technológiákat alkalmazni és javítani a munkát az alábbi területeken:

Munkaerő toborzása és felvétele – a jelöltek keresése időigényes feladat, főként a munkaerőpiac fragmentáltsága miatt, ahol sok portál és adatbázis áll rendelkezésre a toborzási szakemberek számára. A probléma megoldása informatikai eszközökből származik, amelyek lehetővé teszik, hogy egyszerre több portálhoz is hozzáférjünk (multiposting), és az eredmények szűrésének funkciója lehetővé teszi, hogy szigorúan meghatározott jelölteket érjünk el. A chatbotok, amelyek képesek a jelöltek kezdeti kiválasztására és a munkalehetőségek iránt érdeklődő egyének adatbázisának kezelésére, szintén hasznosak. Ezenkívül érdemes videóinterjúkat, online teszteket vagy gamifikációt alkalmazni.

Új munkavállalók beillesztése – léteznek dedikált platformok és onboarding szoftverek tudásbázisokkal, amelyek oktatóvideókat, valamint szabályok és előírások gyűjteményét tartalmazzák – mindezt a folyamat megvalósítása érdekében. Ezenkívül különösen hasznosak az olyan funkciók, mint a köszöntő e-mailek, az erőforrásokhoz való hozzáférés, a coaching modulok és a személyzeti dokumentumok elektronikus munkafolyamatát megkönnyítő modulok.

Kompetenciák kezelése – különösen tervezett platformok lehetővé teszik az adatok gyors elemzését és feldolgozását prediktív elemzés (történelmi és aktuális tények elemzése a jövő tervezéséhez) alkalmazásával, hogy hatékonyabban lehessen tervezni a kompetenciák és tudás kezelésének területén.

Rutinfeladatok – olyan feladatok automatizálása, mint a képzési tervek készítése, a szabadságkérelmek kezelése, a munkaidő-nyilvántartások kezelése és az egyéni nyilvántartások.

KPI mutatók elemzése – hatékonyabb a költségkezelő rendszerekkel, amelyek javítják a jelentéstételt és lehetővé teszik az összes folyamat hatékony elemzését. A fejlett szoftverek lehetővé teszik a KPI mutatók mérését a munkavállalók megtartásában és fluktuációjában, az új munkajelöltek erőforrásaiban, a konkrét munkavállalók és munkacsoportok hatékonyságában, a folyamatok átlagos költségében és még sok másban.

A feladatok automatizálásának megvalósítása

A feladatok automatizálása a HR folyamatokkal kapcsolatban csak pontos megvalósítás esetén lesz hatékony, amelyet különös gondossággal kell előkészíteni. Ez a megközelítés segít elkerülni a jövőbeli, rosszul beállított megoldásokkal kapcsolatos problémákat. A feladatok automatizálásának megvalósításának első lépése a HR területek elemzése, ahol a feladatok automatizálása bevezethető, és ahol az ilyen intézkedések mérhető előnyöket hozhatnak. Érdemes kezdetben, próba jelleggel, kevésbé bonyolult folyamatokat választani az új eszközök tesztelésére és a potenciális problémák azonosítására.

A következő lépésben meg kell határozni a célokat, hogy később ellenőrizni lehessen, hogy a feladatok automatizálása elérte-e a célját. Ezután döntést kell hozni, és ki kell választani a projekt koordinátorát és a megfelelő eszközöket. Végül nem szabad elfelejteni a munkavállalókat, akiket tájékoztatni kell a változásokról és az új megoldásokról, amelyeket bevezetnek. A szükségességet az új technológiák és eszközök bevezetésére nekik is el kell magyarázni, majd képzést kell biztosítani az új technológiák használatáról.

A feladatok automatizálásának előnyei

A feladatok automatizálása a humánerőforrás-gazdálkodásban kézzelfogható előnyöket kell, hogy hozzon a szervezet számára, különben az automatizálás bevezetése értelmetlen. A feladatok automatizálásának sikerét meghatározó kulcsfontosságú előnyök a következők:

A feladatok korlátozása – amelyek manuálisan végzett feladatok, amelyek munkavállalói beavatkozást igényelnek. Ezek a fő feladatok, mint az információgyűjtés, a jelentéstétel és az elemzések előkészítése.

A feladatok gyorsabb végrehajtása – a toborzási folyamatokban a keresés, a kiválasztás és a beillesztés eljárásainak létrehozása nagyon időigényes. A feladatok automatizálása jelentősen lerövidíti az ezekkel a tevékenységekkel kapcsolatos időt.

A hibák csökkentése – az emberi munka hibák kockázatának van kitéve. Van egy mondás is: csak azok nem hibáznak, akik semmit sem csinálnak. A modern eszközök csökkenthetik a hibák lehetőségét.

Értékes munkavállalók megszerzése – a feladatok automatizálása a toborzás és kiválasztás terén növeli a lehetőséget, hogy igazán jó munkavállalókat szerezzünk. Ez növeli a hatékony felvétel és beillesztés miatti elégedettséget.

A fent bemutatott modern technológiai megoldások lehetővé teszik a HR osztályok által végzett összes tevékenység minőségének és feltételeinek komplex javítását. Az ilyen megoldások kiváló támogatást nyújtanak mind a munkavállalók, mind a vezetői személyzet számára.

Összegzés

Figyelembe véve a HR területén a feladatok automatizálásának összes előnyét, felmerül a kérdés, hogy miért nem vezettek be ilyen megoldásokat a piacon annyi szervezet? Számos ok lehet, például a szükséges változások bevezetésével kapcsolatos aggodalmak, a vezetői személyzet által bemutatott új technológiák képességeivel kapcsolatos tudás hiánya, és a hosszú távú vállalati fejlesztési stratégia hiánya. Probléma van magával az emberrel és a szerepével a mesterséges intelligencia által dominált munkakörnyezetben. Meg kell jegyezni, hogy a feladatok automatizálásának bevezetése a HR osztályokon elsősorban egy lehetőség, amely támogatást nyújthat a munkavállalóknak, nem pedig fenyegetés vagy verseny számukra.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten.