Digitális csapatok irányítása | Üzleted digitalizálása #6

Az utóbbi időben a digitális csapatok kiépítése egyre fontosabbá válik, ami jelentős mértékben növeli a munkahatékonyságot és megkönnyíti a munkavállalók közötti kommunikációt. A digitalizációnak köszönhetően a csapatok irányítása kevésbé bonyolulttá, gyorsabbá és pontosabbá válik. Lehetővé teszi a cégek számára, hogy jobban nyomon követhessék a munkavállalók előrehaladását, ami kulcsfontosságú a megalapozott döntések meghozatalához. Olvass tovább.

Digitális csapatok irányítása – tartalomjegyzék:

1. Bevezetés
2. Miért építsünk digitális csapatokat?
3. Hogyan válasszunk eszközöket digitális csapatok irányításához?
4. Gyakorlati csapatirányítási eszközök
5. Digitális csapatok kiépítése
6. Digitális csapatok teljesítményének mérése
7. Összegzés

Bevezetés

A digitális evolúció korában a csapatirányítás óriási átalakuláson megy keresztül. A hagyományos, kizárólag személyes találkozókra és beszélgetésekre alapozott irányítási módszerek helyett fejlettebb és rugalmasabb technológiai megoldások lépnek előtérbe. Ebben a cikkben a digitális csapatirányítás kulcsfontosságú aspektusait és az ezt támogató gyakorlati eszközöket fogjuk megvitatni.

Miért építsünk digitális csapatokat?

A digitalizáció számos előnyt hoz a szervezet számára. Először is, javítja a munkahatékonyságot a kommunikáció, a tervezés és az ellenőrzési folyamatok egyszerűsítésével. Ezen kívül a digitális eszközök segítenek jobban nyomon követni a munkateljesítményt és értékes adatokat biztosítanak az elemzéshez. Végül lehetővé teszik a cégek számára, hogy versenyképesebbé váljanak a piacon.

Sok vállalkozó a digitális csapatok irányításához szükséges eszközöket csak a távoli és számítógépen végzett munkával társítja. Azonban számos olyan platform létezik, amely segít javítani a csapatmunka hatékonyságát, akár az irodában, otthon, akár a terepen.

Hogyan válasszunk eszközöket digitális csapatok irányításához?

Digitális csapatok irányítása során fontos, hogy a cég valódi igényeire és a megfelelő szoftverfunkciókra összpontosítsunk. A legjobb, ha egy igényfelméréssel kezdjük, azaz válaszolunk a következő kérdésekre:

• Szükségünk lesz időkövető funkcióra?
• Használni fogunk közös fájlokat?
• A szoftver mobil eszközökön vagy számítógépeken fusson?
• Szükségünk lesz egy menedzsment panelre az üzlettulajdonos vagy menedzser számára, vagy elegendő lesz egy közös munkaterület?

A válaszok lehetővé teszik számunkra a megfelelő program vagy együttműködő alkalmazások kiválasztását. Fontos figyelembe venni a csapatirányítás digitalizálását a következő területeken:

• Kommunikáció – a modern kommunikációs eszközök, mint például a csoportos chat és videokonferencia alkalmazások, lehetővé teszik a gyors és hatékony csapatkommunikációt. A TechRepublic (2021) jelentése szerint a cégek 95%-a már használja őket,
• Fájlmegosztás – a felhőalapú fájlmegosztó és távoli együttműködési megoldásokat a vállalatok 76%-a használja ma. Még ha mindenki ugyanabban az épületben is dolgozik, sokkal gyorsabb és könnyebb üzenetet küldeni vagy együttműködni egy közös Miro (https://miro.com/) vagy Mural (www.mural.co) táblán, mint állni egy fehér táblán egy konferenciateremben,
• Biztonság – a VPN használata lehetővé teszi a távmunkában dolgozók számára, hogy biztonságosan megosszák a fájlokat és érzékeny információkat cseréljenek, ezért a cégek 54%-a kihasználja ezt a megoldást,
• Tervezés – a digitális naptárak és feladatütemezők megkönnyítik a munka megszervezését és a haladás, valamint a határidők nyomon követését, például Kanban táblákon vagy mérföldkő- és ütemterv nézetekben,
• Feladatok delegálása – projektmenedzsment szoftverekkel könnyebb feladatokat kijelölni az egyes tagoknak és nyomon követni a haladásukat.
• Ellenőrzés – a digitális eszközöknek köszönhetően a menedzserek valós időben nyomon követhetik a csapat teljesítményét és megbízható adatok alapján hozhatnak döntéseket.

Gyakorlati csapatirányítási eszközök

A piacon számos projektmenedzsment eszköz található. Nézzük meg közelebbről a legnépszerűbbeket, különösen, mivel ingyenes terveket kínálnak:

• Trello – ez egy projektmenedzsment platform, amely lehetővé teszi feladat táblák létrehozását, azok kijelölését az egyes csapattagoknak és a haladás nyomon követését, elérhető számítógépeken és mobil eszközökön,
• Asana – ez egy fejlettebb feladat- és projektmenedzsment rendszer, amely számos funkciót kínál a tervezés, nyomon követés és csapat együttműködés egyszerűsítésére, elérhető számítógépeken és mobil eszközökön,
• Slack – ez egy népszerű azonnali üzenetküldő alkalmazás, amely lehetővé teszi az információk cseréjét a csapaton belül, és integrálódik más eszközökkel, mint például a Trello és az Asana, elérhető számítógépeken és mobil eszközökön,
• Firmbee – ez egy erőteljes projektmenedzsment eszköz, amely elérhető PC-ken, és lehetővé teszi az időkövetést, a projektek Kanban táblákon való megtekintését, valamint a csapat és a szabadúszók közötti együttműködést.

Időnként azonban nehéz lehet olyan csapatirányítási szoftvert találni, amely megfelel egy cég igényeinek. Ilyenkor érdemes megfontolni egy kevésbé népszerű lehetőséget:

• Konzultáns felkeresése – ma sokan segítenek a vállalkozások számára megfelelő szoftverek kiválasztásában és bevezetésében. Egy tapasztalt és független tanácsadó segít a megoldások kiválasztásában a “legjobb a fajtájában” elv alapján, azaz a legjobban alkalmas megoldásokat választja ki egy adott probléma megoldására, nem pedig a személyes preferenciák figyelembevételével. Az így kiválasztott megoldások API-n (alkalmazásprogramozási interfész) keresztül összekapcsolhatók, hogy egyedi, a cég igényeire szabott egységet hozzanak létre,
• Egy szoftverházal való együttműködés – ez egy drága megoldás, amely lehetőséget ad arra, hogy egyedi szoftvert hozzanak létre, amely teljes mértékben megfelel egy adott cég követelményeinek anélkül, hogy csapatot vagy szabadúszókat kellene alkalmazni, valamint a cég igényeit önállóan azonosítani és meghatározni.

Digitális csapatok kiépítése

A piacon elérhető projektmenedzsment eszközök nagyon jól megtervezettek. Ezért a digitális csapatok kiépítése nem igényel sok erőfeszítést a munkavállalóktól. Miután elemeztük az igényeket és kiválasztottuk az eszközöket, itt az ideje a megvalósításnak.

Jó ötlet, ha a csapattagokat képzéssel indítjuk, hogy megismerkedjenek a kiválasztott eszközökkel és megtanulják, hogyan kell használni őket. Általában elegendő egy alkalmazás telepítése egy mobil eszközre vagy bejelentkezés egy böngészőbe. A következő lépés a további lépések megbeszélése és olyan kérdések megválaszolása, mint:

• Ki fogja delegálni a feladatokat és mikor?
• Hol jelennek meg az új megbízásokról szóló értesítések?

Ebben a szakaszban azonban érdemes a szerszámokat spontán módon használni. Így a legkönnyebb azonosítani a lehetséges problémákat anélkül, hogy időt pazarolnánk a nyilvánvalók megbeszélésére.

Digitális csapatok teljesítményének mérése

A haladás nyomon követése és a csapattól való visszajelzés gyűjtése ugyanolyan fontos, mint a digitális kommunikációs eszközök bevezetése. Ezt a digitalizáció előtti és a jelenlegi eredmények összehasonlításával lehet elvégezni, figyelembe véve az alábbi teljesítménymutatókat:

• Feladat teljesítési idő – amely jelentősen javulhat, például azzal, hogy a mobil munkavállalók ügyfélnél végzett telefonhívásait üzenetekké alakítjuk, amelyek tartalmazzák a címet és a GPS helyet, valamint a végzendő feladat leírását,
• Interakciók gyakorisága a csapatban – kiderülhet, hogy az információcsere intenzívebbé válik, miközben kevesebb időt vesz igénybe, és csak azokat vonja be, akiknek valódi hatása van egy adott probléma megoldására,
• Ügyfél elégedettségi szint – ha egy csapat például az ügyfélszolgálatot kezeli, az információk elérhetősége a személy megrendelésének teljesítésével kapcsolatos folyamatokról egy digitális eszközben nagyon pozitív hatással lehet az ügyfélkapcsolatokra.

Összegzés

A megfelelő eszközökbe való befektetéssel és azok bevezetésével a cégek hatékonyabbá, versenyképesebbé válhatnak, és javíthatják a csapat együttműködését. A digitális csapatok irányításának kulcsfontosságú elemei a kommunikáció, a tervezés, a feladatdelegálás és az ellenőrzés. Érdemes időt szánni az igények elemzésére, a megfelelő eszközök kiválasztására, a csapat képzésére és a bevezetett megoldások hatékonyságának mérésére.

A projektmenedzsment eszközök jövője nemcsak a munkavállalók hatékonyságának, hanem a jólétüknek és elégedettségüknek a támogatására is irányul. Az olyan technológiák fejlődése, mint a mesterséges intelligencia és az automatizálás, valamint a gamifikációs megoldások bevezetése segíthet javítani a munkavégzés minőségét.

A digitális eszközök segítenek a vezetőknek nyomon követni a munkavállalók elégedettségi és elkötelezettségi szintjét, valamint azonosítani azokat a területeket, amelyek fejlesztésre szorulnak. A modern megoldások, mint a rugalmas munkaidő, távoli irodák és a szakmai fejlődést támogató platformok, a menedzsmentet jobban az egyes munkavállalók igényeihez és elvárásaihoz igazítják. A modern eszközök személyre szabása kulcsszerepet játszhat a csapatirányítás jövőjében, hozzájárulva a nagyobb hatékonysághoz, munkával való elégedettséghez és a tehetségek megtartásához.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.