Mi az Eisenhower-mátrix és hogyan kell használni?

A mindent átható rohanás, valamint a folyamatos próbálkozások, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki minden pillanatból, azt az érzést kelti bennünk, hogy előbb vagy utóbb elveszítjük az irányítást. Hányszor érezted, hogy a teendőid listája eluralkodik rajtad, és a hasznos eszközből rémálom lett? Hogyan lehet hatékonyan átvenni az irányítást a káosz felett és elkezdeni a feladatok kezelését? Mi az Eisenhower-mátrix és hogyan használjuk? Olvass tovább.

Az Eisenhower-mátrix – tartalomjegyzék:

1. Miért tekintik Eisenhowert példaképnek?
2. A sürgős nem fontos, és a fontos nem sürgős
3. Az Eisenhower-mátrix
4. Fontos és sürgős
5. Fontos, de nem sürgős
6. Sürgős, de nem fontos
7. Nem fontos és nem sürgős
8. Hogyan használjuk az Eisenhower-mátrixot?

Miért tekintik Eisenhowert példaképnek?

Dwight D. Eisenhower katonai tábornok és az Egyesült Államok 34. elnöke volt. Azonban nem csupán arról ismert, hogy fontos személy volt. Őt a történelem egyik legtermékenyebb emberének tartják, és halála után a termelékenysége és hatékonysága számos vita tárgyává vált. Két elnöki ciklusa alatt sok értékes eljárást befejezett és megvalósított, amelyek a világot azzá tették, ami ma. Érdekes módon Eisenhower egész életében képes volt termékeny maradni.

Ezért sok kutató, köztük Covey, akit lenyűgözött az élete, próbálta felfedezni, mi volt a titka. A “Magasan Hatékony Emberek 7 Szokása” című könyvében egyszerű eszközzé alakította Eisenhower ötletét, amely megkönnyíti a prioritások felállítását. A kulcs az, hogy megkülönböztessük a sürgős és fontos dolgokat.

A sürgős nem fontos, és a fontos nem sürgős

Ez egy olyan gondolat parafrázisa, amely irányította Eisenhowert, és segítette őt a legmagasabb termelékenység elérésében. Hogyan lehet megkülönböztetni a fontos és sürgős feladatokat? Ezek a két szó gyakran szinonimaként működik a szótárunkban, de ebben az esetben teljesen különbözőek.

A sürgős feladatok azok, amelyek azonnali válaszadást igényelnek. Ezek olyan sürgős események, amelyek kívül esnek a tervezett időbeosztásodon, és cselekvésre várnak. A sürgős feladatok a káosz okozói a mindennapi életedben, stressz és frusztráció forrásai. A fontos feladatok ezzel szemben hosszú távú, tervezett tevékenységek. Rendszeres munkát igényelnek, de ennek következtében jelentős változásokhoz vezetnek. Ezek fontos projektek és alapvető tevékenységek. Ezek azok a dolgok, amelyek miatt úgy érzed, hogy proaktív vagy, és hogy a cselekedeteidnek értelme van.

A sürgős és fontos dolgok megkülönböztetése az egyik fő nehézség. Ennek főként az az oka, hogy nincs egyértelmű módszer vagy definíció, amely meghatározhatná, mely feladatok fontosak és melyek sürgősek. Itt szükséges a gyakorlás, és egy pillanatra meg kell állni, hogy átgondoljuk a kérdéses tevékenységet. A különbség megértése kezdetben nem olyan nyilvánvaló, és sok problémát okozhat. Azonban csak az elején. Hosszabb elemzés után biztosan arra a következtetésre jutsz, hogy melyik tevékenység sürgős és melyik fontos számodra vagy a vállalkozásod számára.

Az Eisenhower-mátrix

Az Eisenhower-mátrix egy olyan eszköz, amelyet mind a cégek, mind az egyének sikeresen használhatnak napi feladatok tervezésére és prioritásuk felállítására. Ez határozottan megkönnyíti a megvalósításuk tervezését és annak értékelését, hogy mi számít igazán és mire érdemes összpontosítani. Ez egy egyszerű eszköz, amely négy kategóriába osztja a tevékenységeket:

• Fontos és sürgős – azonnal elvégzendő feladatok
• Fontos, de nem sürgős – későbbi időpontra ütemezendő feladatok
• Sürgős, de nem fontos – másokra delegálható feladatok
• Nem fontos és nem sürgős – kihagyandó, figyelmen kívül hagyandó feladatok

Fontos és sürgős

Ezek olyan feladatok, amelyek azonnali válaszadást igényelnek. Azok, amelyeket a lehető leghamarabb be kell fejezni, és tovább kell lépni. Ezek olyan feladatok, amelyek hirtelen merülnek fel, de el kell végezni őket, mivel a mulasztás zavarokat okozhat a további munkában. Megfelelő tervezéssel a feladatok listája ebben a negyedben nem lesz hosszú, és valóban sürgős ügyek listája lesz.

Másrészt azok számára, akik rosszul kezelik az idejüket, és nem tervezik meg rendszeresen a munkájukat, a lista sokkal hosszabb lesz. Példa? Ha rendszeres orvosi időpontokat, vérvizsgálatokat ütemeztél, és minden nap figyelsz az egészséges táplálkozásra és a megfelelő mennyiségű testmozgásra, akkor bármilyen betegség, ami miatt nem tudsz dolgozni, valóban ritka lesz, és a legtöbb ember teljesen megvédi magát tőlük megelőző intézkedések megtételével.

Fontos, de nem sürgős

Itt van a helye a fontos feladatoknak, amelyeknek nincs konkrét határideje. Ezek általában a családi, szakmai vagy önfejlesztési célokkal kapcsolatosak. Valójában nagyon fontosak, és folyamatosan gondolsz rájuk, de nem stresszesek, és türelmesen várják a megvalósítást.

Azonban ez nem jelenti azt, hogy mindig a háttérbe kell őket szorítani. A nagyobb képet nézve a megvalósításuk határozza meg a legjobban. Befolyásolják az életminőségünket, ezért érdemes sok időt szentelni ezeknek a feladatoknak. A befejezésük sok önmegtartóztatást igényel. Még nehezebb, amikor elárasztanak a napi ügyek, és azért is, mert nem kapsz azonnali “jutalmat” értük. A hosszú távú tevékenységek nagyfokú önismeretet igényelnek.

Sürgős, de nem fontos

Ezek olyan feladatok, amelyek befejezésre várnak. Azonban nem annyira fontosak, hogy egyedül kellene elvégezned őket. Ez azt jelenti, hogy sikeresen delegálhatod őket más csapattagoknak, és a végeredmény gyakorlatilag ugyanaz lesz. Csak az extra idő megteremtésével lesz kapacitásod a prioritások befejezésére anélkül, hogy a többi feladatot elhalasztanád.

Nem fontos és nem sürgős

Ezek olyan tevékenységek, amelyek időrablók és elősegítik a halogatást. Ezek olyan feladatok, amelyeket figyelmen kívül kell hagyni. Ha túl sok van belőlük az életedben, miután megszabadulsz tőlük, biztosan észre fogod venni a különbséget, és rájössz, hogy több időd van. Ilyen tevékenységek közé tartozik a társasági élet, a kávészünetek vagy az internet és a közösségi média görgetése.

Ezek időrablók? Biztosan. Azonban ez nem jelenti azt, hogy teljesen eltűnniük kell az életedből. Ezek a pihenés pillanatai, amelyek segítenek ellazulni az intenzív szellemi munka után, és elengedhetetlenek az egészséges egyensúly fenntartásához. De amikor elemzed a napodat, és látod, hogy túl sok időt foglalnak el, az egyértelmű jelzés kell, hogy legyen számodra a változtatásra.

Hogyan használjuk az Eisenhower-mátrixot?

Ez az eszköz nagyszerű mind egyetlen nap munkájának tervezésére, mind hosszú távú projektekhez. Ez egy hatékony időgazdálkodási segédeszköz, amely segít a különböző feladatok rendezésében. Ennek következtében határozottan könnyebb lesz befejezni egy adott projektet. Miután létrehoztál egy konkrét listát, más feladatkezelési módszereket is használhatsz.

Bár ez biztosan nem egy tökéletes módszer, és nem fog mindenkinek működni, van egy hatalmas előnye. Gyakran tapasztalod, hogy csak az összes tevékenység leírása segít látni, melyek valójában nem fontosak, és melyeket tudsz sikeresen delegálni a munkatársaidnak. Egy olyan világban, ahol a káosz körülöttünk van, és egyre nehezebb teljesen összpontosítani, a zavaró tényezők kiküszöbölése jó kezdet a siker felé vezető úton.

Most megtudtad, mi az Eisenhower-mátrix. Olvasd el ezt is: Hogyan kezdj el dropshippingelni az Amazonon.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.