Miért fontos az aktív hallgatás a munkahelyen?

A jó kommunikáció a csapatban az erőforrások hatékony felhasználásának és a barátságos légkör kialakításának alapja a munkahelyen. A statisztikák szerint a munkavállalók akár 86%-a a kommunikáció és az együttműködés hiányát jelöli meg a kudarc fő okaként. Milyen lépéseket kell tenni ennek elkerülése érdekében? Hogyan növelheti az aktív hallgatás a csapat termelékenységét a munkahelyen? Olvass tovább, hogy többet megtudj.

Miért fontos az aktív hallgatás a munkahelyen? – tartalomjegyzék:

1. Mi az aktív hallgatás?
2. Az aktív hallgatás jelei
3. Aktív hallgatás a munkahelyen
4. Aktív hallgatás távoli környezetben
5. Összefoglalás

Mi az aktív hallgatás?

Az aktív hallgatás akkor történik, amikor tudatosan arra összpontosítunk, amit a másik személy mond. A passzív hallgatással ellentétben figyelmet fordítunk a másik szavára, ahelyett, hogy a környezetünkre vagy a saját gondolatainkra koncentrálnánk.

Ennek a kifejezésnek a meghatározása megtalálható az 1987-es “Aktív hallgatás” című kiadványban. Carl R. Rogers és Richard E. Farson a következő magyarázatot adják a fogalomra:

“Az aktív hallgatás fontos módja a változások előidézésének az emberekben. Annak ellenére, hogy a hallgatás passzív megközelítésnek számít, a klinikai és kutatási bizonyítékok világosan mutatják, hogy az érzékeny hallgatás a legjobb eszköz az egyéni személyiségváltozás és a csoportfejlődés szempontjából. A hallgatás változásokat hoz az emberek önmagukkal és másokkal kapcsolatos attitűdjeiben; ez alapvető értékeik és személyes filozófiájuk megváltozását is előidézi. Azok az emberek, akiket ebben az új és különleges módon hallgatnak, érzelmileg érettebbé, tapasztalataik iránt nyitottabbá, kevésbé védekezővé, demokratikusabbá és kevésbé autoritáriussá válnak.”

Ez a meghatározás szerint az aktív hallgatás javítja a kommunikációt. A másik személy úgy érzi, hogy figyelnek rá, ami jobb kapcsolatot épít ki és bizalmat, valamint megbecsülést teremt. Ráadásul az aktív hallgatás lehetővé teszi, hogy a beszélgetésből a legtöbbet hozzuk ki. A másik személy szavaira összpontosítva több információt tudunk megjegyezni és elkerülni a figyelemelterelést.

Az aktív hallgatás jelei

Hogyan tudja a másik személy, hogy aktívan hallgat arra, amit mond? Olvassa a verbális és nonverbális jeleit. Az aktív hallgatás verbális jelei a következők:

• Megfelelő kérdések feltevése – nyitott kérdések feltevésével bátorítjuk a másik személyt a beszélgetés folytatására, és megmutatjuk, hogy valóban figyelünk arra, amit mond. Fontos azonban, hogy ne hozzunk fel olyan kérdéseket, amelyek nem relevánsak a témához, vagy amelyekre már választ adtak – különben csak tagadjuk, hogy aktív hallgatók vagyunk.
• Parafrázis és összefoglalás – a másik személy észre fogja venni a részvételünket, ha parafrazáljuk a szavait, azaz átfogalmazzuk, amit a másik fél mondott, vagy ha úgy döntünk, hogy néhány kulcspontban összefoglaljuk a témát.

Az aktív hallgatás egyéb verbális jelei közé tartozik a rövid kifejezések, például a “igen”, “igazad van” közbeszúrása. Azonban nem tanácsos túl gyakran használni őket, mivel a reakcióinknak természetesnek, nem erőltetettnek kell lenniük.

Aktív hallgatás közben ne szakítsd meg a beszélőt, ne változtass a témán, és ne ítélkezz vagy kérdőjelezz meg a kijelentéseit – ez elriasztja őket a további beszélgetéstől, és azt érezteti velük, hogy nem értékelik őket.

Természetesen a két fél nézetei eltérhetnek, ezért elengedhetetlen, hogy nyitott elmével közelítsünk, és próbáljuk megérteni a másik személy nézőpontját. Ajánlott a telefonodat is némítani a beszélgetés előtt, és megjegyezni a beszélgetőpartnered nevét.

A nonverbális jelek néha könnyebben kifejezhetők, és a következőket tartalmazzák:

• Szemkontaktus – a másik személlyel való szemkontaktus elkerülése zavarba ejtheti őket, és azon tűnődhetnek, hogy valóban figyelsz-e. Ehelyett próbálj barátságosan nézni rájuk, és próbálj kapcsolatot teremteni velük.
• Bólintás és mosolygás – a szemkontaktus önmagában kissé kínos és zavaró lehet a másik fél számára. Ezért érdemes mosolyogni és bólintani is – ezek természetes, erőltetett reakciók, amelyek azt jelzik, hogy elégedettek vagyunk a beszélgetéssel. Ily módon azt mutatjuk, hogy szeretnénk, ha a másik személy folytatná a beszédet.
• Testtartás – az, ahogyan viselkedsz egy beszélgetés során, sokat elárul az elkötelezettségedről. Ha mozdulatlanul állsz vagy túlzottan babrálsz, az unalmat sugallhat. Másrészt, ha enyhén a beszélő felé hajolsz, az azt mutatja, hogy figyelsz arra, amit mond.

Aktív hallgatás a munkahelyen

A hatékony kommunikáció akár 25%-kal is növelheti a csapat termelékenységét. Az aktív hallgatás a munkahelyen más előnyöket is hozhat, például:

• Bizalom építése – a munkavállalók nagyobb valószínűséggel osztják meg ötleteiket, megfigyeléseiket vagy problémáikat olyan személlyel, aki figyel rájuk, és nem ítélkezik vagy szakítja meg őket. A bizalom kölcsönös tiszteletbe és jobb kapcsolatokba is átfordul. Az ilyen környezetben dolgozó munkavállalók motiváltabbnak és tudatosabbnak érzik magukat a céljaik iránt.
• Üzleti igények megértése – a munkavállalók meghallgatása és igényeik megértése segíti a vezetőséget a szükséges változtatások végrehajtásában és a fejlesztési területek azonosításában, ami nagyobb csapattermelékenységet és üzleti növekedést eredményez. Ezek néha szervezeti igények, máskor pedig egy adott munkavállalót érintenek (pl. további képzés egy kiválasztott területen).
• félreértések elkerülése – az aktív hallgatás megköveteli, hogy nyitottak legyünk mások iránt, még akkor is, ha eltérő véleményekkel vagy nézőpontokkal rendelkeznek. Ez segít elkerülni, hogy félreértsük a másik szándékait, vagy hogy olyasmit mondjunk, amit valójában nem is gondoltunk. A helyzet teljes képe lehetővé teszi, hogy okos döntéseket hozzunk.

Aktív hallgatás távoli környezetben

A virtuális csapat részeként való részvétel már nem meglepő. A távoli és hibrid munka dominál az üzleti környezetben, amellyel nemcsak a HR osztályok és projektmenedzserek, hanem maguk a munkavállalók is szembesülnek. Nagy kényelmet nyújtanak a dedikált platformok, mint például a Firmbee, amelyek lehetővé teszik a projekt előrehaladásának nyomon követését, feladatok kiosztását az egyes csapattagoknak, a bevételek és kiadások ellenőrzését, valamint a szükséges dokumentáció egy helyen történő tárolását.

Azonban a feladatok delegálása önmagában nem elegendő ahhoz, hogy a munkavállalók a cég részének érezzék magukat. Fontos a jó kommunikáció biztosítása, amely gyakran hiányzik a virtuális környezetben. Ezért minden alkalmat ki kell használni az aktív hallgatás előnyeinek kihasználására. Hogyan tehetjük ezt?

• Videómegbeszélések tervezése – kérd meg mindenkit, hogy a megbeszélés alatt kapcsolja be a webkameráját, hogy a résztvevők láthassák a munkatársak nonverbális jeleit.
• Figyelemelterelés csökkentése – kérd meg a résztvevőket, hogy némítsák le azokat az eszközöket, amelyek megzavarhatják a beszélgetést, és ne válaszoljanak üzenetekre (e-mail, SMS stb.) a megbeszélés alatt.
• Kérd meg, hogy ne szakítsanak meg, miközben beszélsz – valakinek a megszakítása nemcsak a másik iránti tisztelet hiányát jelzi, hanem különösen online megbeszélések során zűrzavart is okozhat. Ennek elkerülése érdekében kérd meg a kollégákat, hogy tartózkodjanak a megjegyzésektől, amíg a résztvevő be nem fejezte a beszédet.
• Gyors összefoglalás – foglald össze mindazt, amit a kollégáidtól tanultál. Ily módon bizonyítod, hogy aktívan hallgattad őket, és hogy nyitott vagy az ötleteikre, javaslataikra, és készen állsz segíteni nekik bármilyen problémában.

Összefoglalás

Az aktív hallgatás a munkahelyen nagyon fontos, mivel elősegíti a kölcsönös tiszteletet és bizalmat épít. Az ilyen légkör arra ösztönzi a munkavállalókat, hogy elkötelezettebbek legyenek feladataik iránt és termelékenyebbek. Az aktív hallgatás közvetlen hatással van a jobb kommunikáció kialakítására, amelynek köszönhetően könnyebb észlelni a kockázatokat, problémákat és jobb döntéseket hozni.

Olvasd el ezt is: Mi az aszinkron kommunikáció?

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.