A legjobb 8 időmegtakarító tipp irodai dolgozók számára

Valaha hátráltál a határidőkkel, és túlórázni kellett? Ígértél valakinek, hogy egy adott napon befejezed a projekted egy részét, de ennek eredményeként semmi sem valósult meg? Gondoltál már arra, hogy keresned kellene a módokat, hogy időt spórolj a munkában, hogy jobban tudj összpontosítani a prioritásaidra, és ami a legfontosabb, időben befejezd őket? Nézd meg az irodai dolgozók számára készült legjobb időmegtakarítóink listáját. Olvass tovább.

Irodai dolgozók időmegtakarítói – tartalomjegyzék:

1. Tarts rendszeres szüneteket
2. Kapcsold ki a közösségi média értesítéseit
3. Koncentrálj egy feladatra egyszerre
4. Delegálj
5. Használj Pomodoro technikát
6. Tervezd meg a napodat
7. Tanulj
8. Használj eszközöket
9. Összefoglalás

Tarts rendszeres szüneteket

Biztos vagyok benne, hogy most azon tűnődsz, hogyan segíthet a rendszeres szünetek tartása – ami a gyakorlatban “időt vesz el” – abban, hogy időt spórolj. Emlékezned kell arra, hogy senki sem lehet produktív 8 órás munkaidő alatt – és különösen, ha nem tartanak szünetet. Az agyunknak pihenésre van szüksége, a szemünknek szüksége van egy kis szünetre a képernyőtől, és az izmainknak legalább némi mozgásra.

Állj fel, tegyél néhány lépést, beszélj valakivel, majd térj vissza a feladathoz. Ez a szabály egy hosszabb ebédszünetre is vonatkozik – a testnek ennie kell, hogy produktívabb legyen, ezért a munkaterhelésedtől függetlenül ne mondj le egy nagyobb, egészséges étkezésről.

Azt is meg kell említeni, hogy a “néha-néha” szünetek tartása nem jó gyakorlat – minden alkalommal, amikor kávét mész hozni, cigarettázni, vagy átugrasz a szomszédos szobába, hogy megkérdezz egy csapattagot egy számodra fontos kérdésről, dekoncentrálódsz, és amikor visszatérsz, újra meg kell próbálnod összpontosítani, ami újabb egy percet vesz igénybe.

Ezért jó ötlet rendszeres szüneteket tartani, például minden órában pontosan ugyanabban az időben. Sőt, egy ilyen elrendezés motiválni fog – szeretnéd befejezni a szünet előtti feladatot, így a gyakorlatban gyorsabban fogod elvégezni.

Kapcsold ki a közösségi média értesítéseit

A legnagyobb zavaró tényező a munkában kétségtelenül a magántelefonod. Bármilyen zavarás a feladattól, mint például a szünetek tartása bármikor, negatívan befolyásolja a fókuszodat, és növeli a feladat befejezéséhez szükséges időt. Ha valóban időt szeretnél spórolni a munkában, csak a kijelölt szünetekben küldj magánüzeneteket.

Koncentrálj egy feladatra egyszerre

Van egy nagyon fontos feladatod, és közben kapsz egy e-mailt, egy kolléga kér, hogy segíts neki, és egy HR szakember üzenetet küld a cég azonnali üzenetküldőjén? Ne zavarodj el – ezek bármelyike várhat, amíg be nem fejezed a már elkezdett feladatot.

Kapcsold ki az e-mail beérkező üzenetek értesítéseit, és csak a kijelölt időpontokban nézd meg (pl. amikor megérkezel a munkába vagy a nap végén). Az üzeneteket nem szükséges azonnal megválaszolni (kivéve azokat, amelyek fontosak számodra egy adott feladat miatt) – és mindig sok időt vesz igénybe az ellenőrzésük.

Delegálj

Nem mindig kell mindent magadnak csinálnod – még akkor is, ha úgy gondolod, hogy te vagy az egyetlen, aki megfelelően el tudja végezni a feladatot. Csapatban dolgozva mindenképpen érdemes kihasználni, hogy egy kolléga több idővel rendelkezik, és át tudja venni a feladatodat. Nem szégyen segítséget kérni – és a feladatok nem átadása a tökéletes módja annak, hogy pazarold az idődet a munkában.

Használj Pomodoro technikát

Hallottál már a Pomodoro technikáról? Ez egy időgazdálkodási módszer, amely 25 perces fókuszált munkaszakaszokból áll, amelyeket ötperces szünetek szakítanak meg. Minden munkaintervallumot pomodorónak hívnak. Ez a módszer segít, hogy fókuszált maradj. Hogyan használd? Válassz ki egy feladatot, amelyet el kell végezned, állíts be egy időzítőt 25 percre, dolgozz a feladaton, és amikor megszólal az ébresztő, tarts egy ötperces szünetet. Négy pomodoro után tarts egy 20-30 perces szünetet.

Tervezd meg a napodat

Semmi sem működik jobban, mint a feladatok előre történő megtervezése. Így nem pazarolsz időt arra, hogy gondolkodj a jelenlegi prioritásaidon, hogy milyen találkozókon kell részt venned egy adott napon, és melyik feladattal kell kezdened. Néhány percet spóroltál, mert azonnal munkához tudsz látni? Mi a véleményed erről!

Tanulj

A napi munkádban biztosan használod a Microsoft Office-t és más megoldásokat, amelyek segítenek a feladatok elvégzésében. De biztos vagy benne, hogy kihasználod a teljes potenciáljukat? Még ha a válasz erre a kérdésre “igen” is, valójában a legtöbb alkalmazás, amelyet nap mint nap használsz, sokkal több funkcióval rendelkezik, mint amit valaha is meg fogsz ismerni.

Próbálj meg felfedezni legalább néhányat, amelyek megkönnyítik a munkádat – például a Powerpoint esetében ez lehet a tervezési funkció (javasolja a szöveg és grafika elrendezését egy dián, és felgyorsítja a prezentációk készítését), a Word esetében a változások nyomon követésének lehetősége, és az Excelben a feltételes formázás (az adatok színekben történő megjelenítése a jobb elemzés érdekében).

Használj eszközöket

Ahelyett, hogy időt pazarolnál egy adott alkalmazás ikonja keresésére a képernyődön, vagy hogy minden szolgáltatásba külön-külön bejelentkeznél, használhatsz egy olyan eszközt, amely különböző funkciókat kínál egy helyen. Ilyen eszköz a Firmbee, egy átfogó rendszer a vállalati projektek és csapatok kezelésére. A Firmbee sok iparág számára készült, az HR-től az értékesítésen át az IT-ig. A felhasználók nyomon követhetik a projektek előrehaladását, szervezhetik a feladatokat, toborozhatnak munkavállalókat és figyelemmel kísérhetik a pénzügyeket – mindezt egyetlen platformon.

A legjobb 8 időmegtakarító – összefoglalás

Ahogy látod, sok módja van az időmegtakarításnak a munkában. Az első dolog, amit meg kell tenned, hogy kiderítsd, mely feladatok foglalják el a legtöbb idődet. Néhány ember például órákat tölthet naponta az e-mailekkel. Miután tudod, mik a legnagyobb időpazarlók, próbáld meg megszabadulni tőlük, és helyettesítsd őket valami produktívabbal.

Most olvastad a legjobb 8 időmegtakarítóról a munkában. Olvasd el ezt is: Gamifikáció a toborzásban

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.