Hogyan végezzük a virtuális beilleszkedést?

A beillesztés fontos, de hogyan valósítod meg távmunkában? A válasz a virtuális beillesztés. Az utóbbi években az alkalmazkodásra és tanulásra tervezett online platformok népszerűsége növekszik, lehetővé téve, hogy az alkalmazottakat új felelősségeikbe vezessük be a cégen kívül, távmunkán keresztül.

Hogyan végezzük a virtuális beillesztést? – tartalomjegyzék:

1. A beillesztés szerepe
2. A beillesztés céljai és szakaszai
3. Virtuális beillesztés
4. Összegzés

A beillesztés szerepe

Bármely szervezet legértékesebb erőforrásai az emberek, készségeik és kompetenciáik. Ezért a megfelelő toborzási folyamat elengedhetetlen a legértékesebb alkalmazottak vonzására irányuló személyzeti menedzsment folyamatában. Van egy szakasz is a munkaszerződés aláírása után, amely az új alkalmazott bevezetését és képzését foglalja magában. Sajnos gyakran a vezetők elhanyagolják ezt, és elfelejtik, hogy csak a megfelelően végrehajtott alkalmazkodás határozza meg az újonnan felvett személy későbbi szervezeti viselkedését, hozzáállását és munkájának minőségét.

A beillesztés egy új alkalmazott alkalmazkodását célzó tevékenységek összessége, és az egyik leghatékonyabb megtartási eszköz. A beillesztés szerepe, hogy bevezesse az újonnan felvett személyt a szervezet működésével kapcsolatos legfontosabb kérdésekbe, megismertesse az szervezeti kultúrával, értékekkel, normákkal és együttélési szabályokkal. Ugyanakkor nem szabad elfelejtenünk a szükséges tudás és készségek átadását a vállalati feladatok megfelelő végrehajtásához.

Az alkalmazott beillesztése a munkakörnyezetben különböző szinteken működik: struktúrális, szervezeti, eljárási és társadalmi. Ezt meg kell tervezni, és folyamatosan végre kell hajtani egy hosszabb időszakon keresztül. Hónapokba telhet, amíg egy munkavállaló elkezd kötődni a céghez. Az a munkavállaló, aki rosszul van felkészítve az új felelősségek átvételére, nem azonosul a céggel, alacsony termelékenységet és csökkent munkahatékonyságot eredményezve.

A beillesztési folyamatnak lehetővé kell tennie az alkalmazott számára, hogy megismerje: a szervezet stratégiáját, küldetését és vízióját, legfontosabb céljait, szervezeti struktúráját és kultúráját, a belső kommunikációval és munkafolyamatokkal kapcsolatos hivatalos eljárásokat, felelősségeit és jogait, karrierútját, fizetési és bónusz szabályait, az irodai berendezések és egyéb gépek és eszközök működését, amelyeket a feladatok végrehajtásához használnak.

A beillesztés céljai és szakaszai

A szervezetbe való beillesztés egy olyan folyamat, amelynek négy fő célja van. Az első a munka kezdeti szakaszainak megkönnyítése, a “megszokás” az új helyhez, emberekhez és feladatokhoz. A második a helyes hozzáállások kialakítása a cég iránt, lehetővé téve az azonosulást. A harmadik cél, hogy a lehető legrövidebb időn belül magas hatékonyságot és munkaminőséget érjünk el. Az utolsó cél pedig a munkavállaló elbocsátásának lehetőségének csökkentése, hogy megtartsuk őt a szervezetben.

A megfelelően megtervezett beillesztési (onboarding) folyamatot a következő szakaszok figyelembevételével kell végrehajtani:

• Megfelelés – a folyamatok és dokumentációs munkafolyamatok megismerése,
• Clarifikáció – célok és feladatok meghatározása az alkalmazott számára,
• Kultúra – az szervezeti kultúra megismerése: formális és informális,
• Kapcsolat – az alkalmazott integrálása a szervezet többi részével.

Virtuális beillesztés

A beillesztést különböző módokon és eszközökkel lehet végrehajtani. Leggyakrabban az új alkalmazott megismertetése a folyamatokkal és szabályokkal, valamint a munkautasítások biztosítása történik. A Covid-19 világjárvány következtében sok szervezet távmunkára kényszerült. Ezért a virtuális beillesztés végrehajtása egy dedikált online platform használatával általános gyakorlat. Az ilyen megoldás fő funkciói közé tartozik:

• Online feladatok, ellenőrzőlisták és tudásbázis egy helyen,
• Pdf fájlok, videók, prezentációk, e-learning képzések, tesztek megosztásának lehetősége,
• Virtuális irodai túra,
• Lehetőség dedikált pályák elhelyezésére különböző pozíciókhoz,
• A rendszer elérhetősége bármilyen mobil és asztali eszközön,
• Folyamatos előrehaladás nyomon követése, jelentések generálása,
• Kérdőív az alkalmazott elégedettségének meghatározására a beillesztés után.

A beillesztési folyamat kezdetétől figyelembe kell vennünk az interperszonális kapcsolatokat. Az új távmunkás alkalmazottak hajlamosak az elszigeteltség és magány érzésére. Ennek megelőzése érdekében mutasd be az új személyt más munkatársaknak egy üzenet írásával a belső intranetre, és ismerkedjetek meg egy videokonferencia során.

A távoli beillesztés kihívást jelent mind a munkáltató, mind az alkalmazottak számára, mégis sikeresen és nyereségesen alkalmazhatunk néhány elemét a helyszíni alkalmazottak alkalmazkodásában.

Összegzés

A munkaerőpiacon bekövetkező dinamikus változások arra kényszerítik a munkáltatókat, hogy intenzív intézkedéseket tegyenek az alkalmazottak megtartására a szervezetben. A megfelelően végrehajtott beillesztés ugyanolyan fontos tényező az alkalmazottak számára, mint a fizetés vagy a tervezett fejlődési út. Ha elmulasztjuk ezt az első beillesztési szakaszt, a negatív hatások visszafordíthatatlanná válnak. Az első hónapban az új alkalmazottak kialakítják hozzáállásukat és elkötelezettségük szintjét a munkájuk iránt. Ezért a szervezethez való megfelelő bevezetés és az együttműködés átlátható feltételeinek biztosítása kulcsfontosságú tényezőkké válnak. A hatékony beillesztés nemcsak a túlzott fluktuáció csökkentését teszi lehetővé, hanem jelentősen javítja a cég imázsát is.

Bármely beillesztés, még a virtuális beillesztés is, stratégiát igényel. Nézd meg a leghatékonyabbakat.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a nyüzsgő méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten.