Gyökérok elemzés – előnyök és célok

Jobb megoldás tehát, ha olyan tanulmányt végezünk, mint a Gyökérok-elemzés (RCA). Az alábbiakban elmagyarázzuk, mi ez az eszköz, mi a célja, valamint milyen pozitív eredményeket hozhat a szervezet számára a használata.

Mi az a gyökérok-elemzés?

A gyökérok-elemzés egy széles körben alkalmazott eszköz, amely nemcsak különböző területeken (a mérnökségtől az egészségügyig, orvostudományig és üzletig, gyártásig vagy minőségirányításig) működik, hanem néha a mindennapi életünkben is hasznos lehet. A gyökérok-elemzés egy olyan megközelítés, amely rendszerszerű folyamatán keresztül segít azonosítani a problémák, események és hibák alapját, amelyek már bekövetkeztek, illetve potenciálisak.

A használata abból a gondolatból fakad, hogy a problémák valódi lényegére összpontosító intézkedések – vagyis a nehézség valódi esszenciájára – általában hatékonyabbak, mint egyszerűen a tünetekre reagálni, amelyek később újra megjelenhetnek.

A gyökérok-elemzés előnyei

A gyökérok-elemzéshez kapcsolódó fő előny a megismétlődés megelőzése, amely pontosan azáltal válik lehetővé, hogy eltávolítjuk azokat az okokat, amelyek miatt a problémák és hibák bekövetkeznek. Ez javítja a kínált termékek, szolgáltatások vagy folyamatok minőségét, csökkenti a felmerülő költségeket, és biztosítja a források optimálisabb felhasználását. Azonban ez nem az egyetlen pozitív eredmény, amely a technika alkalmazásából származik – további előnyök között említhetjük:

• Jobb kockázatkezelés – a gyökérok-elemzés segít megérteni, hogy milyen tényezők vezethetnek problémákhoz, lehetővé téve a hatékonyabb kockázatkezelést egyszeri projektek és napi működés esetén,
• Növekvő biztonság – olyan szektorokban, mint az ipar, orvostudomány vagy szállítás, az RCA segít azonosítani a veszélyeket (a balesetek alapját), ami növeli a biztonság szintjét,
• Ügyfél-elégedettség javítása – a panaszok vagy sérelmek okainak megszüntetésével javul az ügyfél kapcsolata a márkánkkal.

A gyökérok-elemzés céljai

Úgy tűnhet, hogy a gyökérok-elemzés elsődleges célja a probléma vagy hiba mögött álló tényleges ok megértése, ami ellentétes a közvetlen tünetekre való összpontosítással és a helyesbítő intézkedések megtételével. Azonban hangsúlyozni kell, hogy az ilyen intézkedés csupán a leírt eszköz használatának megnyilvánulása. Ez azért van, mert az RCA célja – konkrét lépések révén – a fejlesztési területek azonosítása, ami a hatékonyság, a végrehajtott lépések minősége és a folyamatok sebességének növekedéséhez vezet.

Így a gyökérok-elemzés alkalmazása támogatja a termékek, szolgáltatások vagy folyamatok folyamatos fejlesztését, ami várhatóan pozitív eredményt hoz minden érdekelt fél számára (alkalmazottak, ügyfelek, üzleti partnerek stb.).

Hogyan végezzük el az RCA-t?

Hogyan kell végrehajtani az RCA folyamatot, hogy biztosítsuk, hogy a várt eredményeket hozza? A legjobb módszer, ha követjük ezeket a lépéseket:

1. Azonosítsa a problémát – válasszon ki egy konkrét problémát, eseményt vagy hibát, amelyet meg szeretne vizsgálni, majd pontosan írja le, mi történt és mik voltak a következmények.
2. Adatok gyűjtése – használjon jelentéseket, dokumentációt, nyilvántartásokat, tanúvallomásokat és egyéb elérhető forrásokat, hogy teljes képet kapjon a helyzetről.
3. Potenciális okok azonosítása – összpontosítson minden olyan tényező azonosítására, amely okozhatta a problémát (pl. Ishikawa-diagram segítségével). Ne feledje, hogy ezek közül néhány rejtett vagy nem nyilvánvaló lehet.
4. Potenciális okok tesztelése – Miután azonosította a potenciális okokat, tesztelni kell őket, hogy megerősítsék vagy kizárják a részvételüket az ügyben.
5. Az alap ok azonosítása – találja meg a hiba mögött álló legfontosabb okot (azaz, amelynek a legrosszabb következményei vannak).
6. Helyesbítő intézkedések végrehajtása – az azonosított okok alapján dolgozzon ki konkrét helyesbítő intézkedéseket, amelyek csökkentik vagy megszüntetik a probléma megismétlődésének kockázatát. Miután végrehajtotta őket, ne felejtse el értékelni a hatékonyságukat, és maradjon rugalmas (mivel a helyesbítő intézkedéseket szükség esetén módosítani kell, ahogy új információk állnak rendelkezésre).

Ha nem biztos abban, mi is valójában a nehézség forrása, kérheti alkalmazottai véleményét. A Firmbee projekt- és csapatmenedzsment rendszer segít fenntartani a nyílt kommunikációt. A check-in funkcióval automatikus üzenetet küldhet csapata minden (vagy kiválasztott) tagjának, kérve őket, hogy válaszoljanak egy adott témára. Ezt rendszeres értesítéseként is beállíthatja (pl. bizonyos napokon és időpontokban). Ily módon szélesebb perspektívát nyerhet egy adott problémáról, és más emberek nézőpontjából is megismerheti a potenciális okokat.

Gyökérok-elemzés – összefoglaló

Ha olyan módot keres, hogy javítsa a minőséget, hatékonyságot, biztonságot vagy az ügyfél elégedettségét a kínált termékek vagy szolgáltatások terén, a gyökérok-elemzés megfelelő lehet az Ön számára. Fontos azonban alázattal elfogadni, hogy az RCA nem egy varázslatos gyógyszer, amely minden problémát eltüntet. Ennek ellenére a gyökérok-elemzés elveinek alkalmazása a bizonyos probléma alapjának feltárására jelentősen növeli annak esélyét, hogy sikerül elérnie üzleti céljait. Ráadásul ne feledje, hogy az RCA biztosítja, hogy a zavaró ügyek ritkábban forduljanak elő (vagy megszűnjenek), ami mindig jó hír minden érintett fél számára.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.