Az adatmesélés alapjai

Több mint egyszer részt vettünk képzéseken vagy üzleti találkozókon. Gyakran az ilyen találkozók során olyan prezentációk hangzanak el, amelyek összefoglalják a cég bizonyos helyzeteit, olyan formában, hogy a hallgatók, ha tehetnék, elolvadnának a levegőben. Mit tegyünk abban a helyzetben, amikor nekünk kell elkészítenünk egy ilyen prezentációt? Hogyan tegyük a beszédünket tartalmassá és egyben érdekesé a közönség számára? A úgynevezett adatmesélés segíthet ebben az esetben.

Adatmesélés – tartalomjegyzék:

1. Adatmesélés – miről van szó?
2. Honnan kezdjük?
3. Prioritás
4. Hogyan építsük fel helyesen az adatmesét?
5. Összegzés

Adatmesélés – miről van szó?

A vállalatok technológiai fejlődésével a adatkommunikáció módja és minősége különös figyelmet kapott, például a jelentések vagy mindenféle ügyfeleknek, vezetőségnek stb. bemutatott beszámolók esetében. Így a unalmas prezentációk ellen harcolva jött létre az adatmesélés.

A legegyszerűbb értelemben az adat mesélése, olyan módon, amely létrehozza a történetét. A számok ok-okozati összefüggésekben kerülnek bemutatásra, ami azt jelenti, hogy a címzettet nem “támadják” meg egy halom számmal. Ennek eredményeként a hallgatók percepciója nagyobb, és az átadott információk könnyebben felszívódnak számukra.

Honnan kezdjük?

Először is, létre kell hoznunk egy vizuális prezentációt, amely az alapunk lesz. Ezért ellenőriznünk kell azokat az adatokat, amelyeket bele kívánunk foglalni. Nem engedhetjük meg, hogy olyan adatokra hivatkozzunk, amelyek helytelenek vagy elavultak. A következő lépés az, hogy meghatározzuk a következtetéseket, amelyeket el szeretnénk érni.

Miután tudjuk, mit szeretnénk bizonyítani a prezentációval, emlékeznünk kell arra, hogy világossá tegyük. Nem tehetünk túl sok szöveget egy diára. Minden diáknak konkrétnak kell lennie, és világosan kell illusztrálnia a dolgok lényegét. Az adatokat legjobban táblázat, diagram vagy grafikon formájában mutatjuk be, de ajánlott infografikákat, grafikákat vagy animációkat használni. Ez a módja az adatok ábrázolásának hozzáférhetőbbé teszi a néző számára.

Ha hangsúlyozni szeretnénk egy adott információ negatív felhangjait, ajánlott piros színt használni, hogy fokozzuk a hatást a címzettre. Ellenkező helyzetben, amikor a pozitív felhangot szeretnénk közvetíteni az adatokkal kapcsolatban, ajánlott zöld vagy kék színeket használni.

A szöveg betűtípusa is fontos, válasszunk egy egyszerű dizájnt, felesleges díszítések nélkül, amelyek zavarják az üzenet lényegének észlelését. A mérete is jelentős, a legjobb döntés az optimális méretű, a címzett számára könnyen olvasható betűtípus választása lesz. Ezenkívül ne felejtsük el, hogy ne terheljük túl a diát szöveggel – a legrelevánsabb adatokat kell ábrázolnia, és alapot kell adnia a bemutatónak.

Prioritás

Ha már van egy vizuális prezentációnk, akkor el kell gondolkodnunk azon, hogyan közvetítsük azt. Itt fog jelentős szerepet játszani az adatmesélés. Ahhoz, hogy a prezentációnk vonzó és tartalmas legyen, megfelelően fel kell készülnünk az adatok bemutatására. Van egy séma, amely az adatfejlesztés alapja a mesélés követésével. Szükséges néhány fontos pontot megállapítani a prezentációnkról.

Először is, figyelembe kell vennünk ki a narratíva főszereplője, érdekel-e minket a cég mint egész vagy például az egyik osztálya stb. A következő kérdés az, hogy meghatározzuk a célját vagy kihívását a történet főszereplőjének. Ezenkívül azonosítsuk az akadályokat, amelyekkel a tervezett céljaink elérése során találkozhatunk, például jogi finomságok vagy munkaerőhiány.

Ne felejtsük el bemutatni a fordulópontot, azaz azt a pillanatot, amikor a helyzet a mi javunkra fordul, érdemes kiemelni azokat az adatokat, amelyek ezt illusztrálják. Ezenkívül emeljük ki a céget vagy osztályt érintő problémák attribútumait, és hangsúlyozzuk, mi fog kulcsszerepet játszani a nehézségek leküzdésében. Az utolsó pont az, hogy meghatározzuk, milyen következtetéseket vonhatunk le a leírt helyzetekből.

Hogyan építsük fel helyesen az adatmesét?

A következő lépés az, hogy összeállítsuk a történetünket. Hagyományosan egy bevezetéssel kell kezdenünk. Itt arra kell összpontosítanunk, hogy bevezessük a hallgatót a probléma témájába. Ehhez meg kell ismernünk őt, majd a beszédünk formáját az ő mentalitásához kell igazítanunk. Nem szabad túlzásba vinnünk a technológiai zsargon mennyiségét, amely nehezen érthető a nem szakemberek számára. Az egyszerű nyelvezet, amely a közönség típusához van igazítva, sokkal jobban működik.

Ezenkívül a beszéd kontextusának magában kell foglalnia a hallgatót, mint a narratíva szerves részét. Ha a probléma közvetlenül vagy közvetve érinti a közönséget, akkor biztosan érdekelni fogja a kérdések alakulása.

Kezdésként vezessük be a témát, amelyhez a prezentáció kapcsolódik. Érdemes megjegyezni a történet kiindulópontját és a hivatkozott adatok eredetét. Ezen a ponton illusztrálhatjuk az adatokat, bemutatva az eredeti helyzetet, amely releváns a beszéd további menetére.

Aztán, a prezentációnk következő diái alapján kifejlesztjük a narratívát. Ezen a szakaszon a főszereplő céljára, pl. a cégre, és az általa esetlegesen tapasztalt akadályokra kell összpontosítanunk. Itt az adatok viszonylag pesszimistán mutatkozhatnak be, de ezt nem szabad elkerülni. Az említett információk negatív hangvétele csak fokozni fogja a beszéd következő részének hatását, amelyben bemutatjuk a fordulópontot – a megoldást.

Aztán érdemes kiemelni a probléma ellentmondásos aspektusait, pl. a versenytársaknál nagyobb kiadásokat egy adott szektorban. Ez kíváncsiságot fog kiváltani a hallgatókban, akik kíváncsiak lesznek arra, hogy mi okozza az említett eltéréseket. Ez arra ösztönzi őket, hogy tudni akarják a válaszokat, és egyben felhívja a figyelmüket.

A prezentáció kulcsfontosságú része a fordulópont bemutatása. Ebben a részben különös figyelmet kell fordítanunk azokra a cselekvésekre, amelyek a mérleg nyelvét a mi javunkra billentik. Kiemelendő a történések pozitív hatása a címzettre, pl. az ügyfélre vagy a cég vezetésére. Ily módon fenntartjuk az érdeklődését a kérdés iránt. Ez azért van, mert a hallgatót nem az száraz adatok érdeklik, hanem az, hogy mikor lesz hatással a valós életre vagy a pénzügyi helyzetre – ez az érdeklődés növekedni fog. Ezért hangsúlyozzuk a hirtelen eseményfordulókat, mint például a nyereség növekedését. Ebben az esetben egy grafikon, amely világosan mutatja a vállalkozás sikerét, megteszi a hatását.

Végül összegzésre van szükség, mutassuk be a javasolt stratégia előnyeit, és emeljük ki az alkalmazott megoldások pozitív hatásait és a várt előnyöket. Érdemes összehasonlítani a helyzet feltételezett alakulását a megoldásunk alkalmazása nélkül és annak hatását az érintettekre. Ehhez egy táblázat, amely az induló helyzetet a csúcspontival hasonlítja össze, ideális lesz.

Összegzés

Az adatmesélést úgy definiálhatjuk, mint az analitikai adatok közönség számára történő kommunikálásának képességét, olyan módon, amely számukra értelmes és vonzó.

Ennek a technikának köszönhetően a prezentáció során a hallgatók reflektálnak a felvetett kérdésekre, és válaszokat várnak a kérdéseikre. Ezért egy jól elmondott adatmesét emlékezni fognak, és kiváltják a bemutató által várt reakciókat. A mesélés ösztönzi az embereket, hogy interakcióba lépjenek a bemutatóval, így a közönséggel való kommunikáció hatékony lesz.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten.