Az e-mail használata a stresszszint csökkentésére. 3 nagyszerű módszer a távoli kommunikáció kezelésére

Hogyan csökkentheted a stressz szintedet, miközben e-mail fiókot használsz? Tudtad, hogy az e-mail használatának módja jelentősen növelheti a szorongás szintet? Úgy tűnhet, hogy az e-mail elsősorban egy kényelmi eszköz. Gyors kommunikációt tesz lehetővé a munkavállalók és a külső felek között, de ugyanakkor technostresszt is okoz a felhasználók számára.

E-mail használat – tartalomjegyzék:

1. Csökkentsd a stressz szintedet
2. Próbálj ki egy másik kapcsolattartási formát
3. Ne küldj e-maileket pénteken
4. Kommunikálj világosan és egyszerűen
5. Összegzés

Csökkentsd a stressz szintedet

Csak a munkahelyi telefonodat használd. A telefonodnak csak a munkaidő 8 órájában kell elérhetőnek lennie, utána pedig ki kell kapcsolni – ezt a szabályt azoknak kell követniük, akik szeretnék megőrizni a magánélet és a szakmai élet közötti egyensúlyt. Az olyan intézkedések, mint az e-mailek kikapcsolása munkaidő után (a cégek használhatják ezeket a funkciókat), a csomagok kézbesítésének késleltetése (a szállítást a következő munkanap reggeli óráira ütemezve), vagy a postai küldemények fogadásának állandó időpontjának tervezése lehetővé teszi a mentális egészség megőrzését munka közben és szabadidődben.

Ne felejtsd el elkerülni az e-mailek (vagy más céges üzenetküldő szolgáltatások) telepítését a magántelefonodra. Sok okból kifolyólag nem megfelelő, nem biztonságos az érzékeny adatok védelme szempontjából, és másrészt – befolyásolja a jólétedet és a munka utáni pihenés képességét.

Próbálj ki egy másik kapcsolattartási formát

Hányszor küldtél e-mailt a kollégádnak vagy partnerednek, és várakoztál akár több napot is a válaszra, még akkor is, ha a kérdés egyszerű volt és nem nehéz kezelni? Ahogy látod, egyes emberek szeretnek várni a válaszukkal minden alkalommal, és ez frusztrálhatja azt, aki várakozik.

Hogyan lehetne kezelni a problémát? Próbálj meg közvetlenül kapcsolatba lépni a személlyel (ha ez lehetséges), telefonálj, vagy használd a cég azonnali üzenetküldőjét, amely lehetővé teszi az üzenetek gyors megjelenítését – tegyél meg mindent, hogy megold a problémát és túllépj rajta.

Az e-mail általában nem a legjobb megoldás, még ha azt is gondoljuk, hogy ez a legjobb kapcsolattartási forma a munkavállalókkal vagy üzleti partnerekkel. Gondosan mérlegelni kell ezt a kérdést a kommunikáció során, amely negatív érzelmeket válthat ki – az üzenetek olvasásakor a hangnemet és a beszélgetőpartner hozzáállását elképzelve értelmezzük őket. Sok helyzetben, még a kortárs digitális korban is, a közvetlen kommunikáció jobb eredményeket hozhat.

Ne küldj e-maileket pénteken

Úgy bánj másokkal, ahogy szeretnéd, hogy veled bánjanak – ez a szabály minden, munkaidő után küldött üzenetre vonatkozik. Ha nem tetszik, hogy egy e-mail 18 óra után vagy később érkezik, ne küldj te sem ilyeneket. Függetlenül attól, hogy rendszeres munkavállaló vagy, menedzser, vagy a partnered mellett dolgozol, nem szabad mutatnod az elérhetőségedet. Ez nemcsak egészségtelen, hanem megzavarja a nap ritmusát azok számára, akikkel együttműködsz.

Érdemes emlékezni arra, hogy kerüld a pénteki e-mailek küldését délután. Nehéz elvárni, hogy egy személy gyorsan válaszoljon az e-mailünkre, csak néhány órával a közelgő hétvége előtt – sok munkavállaló azt az attitűdöt képviseli, hogy: ez várhat hétfő reggelig. Ha csak valaki várhat a válaszra, akkor várhat az e-mail küldésével is, különösen, mivel mindenki plusz energiával kezdi a hetet a hétvégi pihenés után.

Kommunikálj világosan és egyszerűen

Valószínűleg írtál már e-mailt több kérdéssel és problémával, amelyeknek magyarázatra volt szükségük, de még mindig nem kaptál választ. Ez a helyzet (különösen, ha már várakozol a válaszra) növeli a stressz szintet. Sajnos fel kell készülnöd arra, hogy ez a típusú probléma időről időre előfordul – néha még gyakrabban, mint ahogy azt vártad. Hogyan lehet ezzel megbirkózni?

Elsősorban írd le világosan az üzenet tárgyát, majd fogalmazz meg egy e-mailt, figyelembe véve a világos és egyszerű kommunikáció fenntartását. Néha ez arra kényszerít, hogy korlátozd az e-mail témáját. Gondold át alaposan, hogy melyik kérdés a legfontosabb számodra, és melyik kezelhető később (más kommunikációs formák használatával).

Összegzés

A gyorsan fejlődő technológia sok nagyszerű dolgot hozott a mindennapi kommunikáció megkönnyítése terén, mind magánéleti, mind szakmai szempontból. Ugyanakkor számos kihívással is szembesültünk, különösen az állandó elérhetőség ténye miatt.

Az e-mail üzenetek folyamatosan érkeznek a postaládánkba – munka közben, szabadidőnkben, vagy akár ünnepnapokon is – ami a munka-magánélet egyensúly torzulásának példája. Ezért érdemes bátorítani a munkavállalókat, hogy használják az összes fent említett tippet és tanácsot, emlékezve arra, hogy minden esetben a példa a legjobb, ha felülről jön.

Olvasd el ezt is: Hogyan csökkentsd a digitális stresszt távmunkában

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.