A számlák készítésének legjobb gyakorlatai

Mik a legjobb gyakorlatok a számlák készítésére? Igaz, hogy bárki kiállíthat számlát? Tudja, hogyan lehet gyorsan és hatékonyan számlákat kiállítani? Úgy tűnik, hogy jelenleg nemcsak tapasztalt könyvelők állíthatnak ki számlákat. Mivel a szakembereknek megvannak a titkaik, összegyűjtöttünk néhány egyszerű tippet és tanácsot, hogy segítsünk Önnek a folyamatban. Önnek képesnek kell lennie arra, hogy egyedül állítson ki számlákat, ha ismeri a dokumentumkészítés legjobb gyakorlatait. Olvassa el a cikket, hogy többet megtudjon.

Számlák készítése – tartalomjegyzék:

1. Használjon kész sablonokat
2. Tartalmazza a logóját
3. Elsődleges a olvashatóság
4. Kerülje a hibákat
5. Adjon meg pontos fizetési határidőt
6. Kínáljon online fizetést
7. Küldje el számláit online
8. A számlák készítésének legjobb gyakorlatai – összefoglaló

Használjon kész sablonokat

A számlák készítésének legjobb gyakorlatait a kész sablonok használatának javaslatával kezdjük. Egy számla hivatalos dokumentum, amely megerősíti az eladó és a vevő közötti tranzakciót. Tartalmaznia kell bizonyos elemeket, amelyeket nem lehet kihagyni, és amelyeket a törvény megkövetel. Nem szükséges speciális szoftvert használni a számlák kiállításához – akár egy táblázatkezelő programot vagy szövegszerkesztőt is használhat.

Az interneten sok kész sablon található. Ezek a sablonok jelentősen megkönnyítik a számlázási folyamatot. Csak annyit kell tennie, hogy kitölti a hiányzó részeket a tartalommal, és a számla készen áll. Egy ilyen számla tartalmazni fog minden szükséges, fontos információt. Kész sablonokat a számlázó szoftverekben is találhat. Ez különösen jó forrás a sablonok számára, mivel mindegyiket szakemberek készítették. Biztos lehet benne, hogy a számláján nem lesznek hiányzó elemek, különösen azok, amelyeket a törvény megkövetel.

Tartalmazza a logóját

Vannak előnyei annak, ha a logóját feltünteti a számlákon. Milyen előnyök? A logó hozzáadása segít Önnek, hogy professzionális képet építsen a cégéről. Pozitívan befolyásolja az ügyfelekkel való kapcsolatokat. A látható logóval rendelkező számlák kiemelkednek a hasonló dokumentumok tömegéből. Ez befolyásolhatja a kifizetés sebességét, mivel egy megkülönböztethető számlát könnyű megtalálni, így az ügyfél azt fizetheti ki először. A logóval rendelkező számlák további előnye a márka felismerhetőségének növekedése. Mi van, ha még nincs logója? Ön saját magának is elkészítheti, vagy felbérelhet egy szakembert.

Elsődleges a olvashatóság

A kreativitás kifizetődő, de nem jó, ha túlzásba visszük a kreatív megközelítést bizonyos területeken. A könyvelés az egyik ilyen terület. Itt a kemény tények és megbízható adatok fontosabbak. A számlázási folyamat során válasszon egy olvasható és átlátható dokumentumelrendezést. Tartsa rendben és tisztán, hogy gyorsan megtalálhassa az összes szükséges adatot. A számlának a következő információkat kell tartalmaznia:

• Az eladó és a vevő
• A termékek vagy szolgáltatások, amelyekre a számla vonatkozik
• A számlán szereplő összes tétel értéke
• A fizetendő összeg
• Hogyan és mikor kell rendezni a kifizetést

Ha mindezek az elemek láthatóak, az azt jelenti, hogy nagyszerű munkát végzett. Mindenki, aki látja a dokumentumát, tudni fogja, miről van szó. Ez pozitívan befolyásolhatja a kifizetési folyamatot.

Kerülje a hibákat

Hibázni emberi dolog, bár mindent meg kell tennünk, hogy elkerüljük őket. Hibás számlák kiállítása következményekkel jár. Milyen következményekkel? Általában az imprecizitások magyarázata időt és plusz munkát igényel, ezért jobb alaposan ellenőrizni a számlát, mielőtt elküldené az ügyfélnek. Még a legjobb sablon sem tud megvédeni a könyvelési hibáktól. A számlázó alkalmazások ajánlottak ebben a helyzetben, mivel modulokat biztosítanak, amelyek lehetővé teszik a helyes és pontos számlák készítését. Ha ingyenes számlázó alkalmazást keres, próbálja ki a Firmbee-t. Ez lehetővé teszi, hogy minden típusú számlát készítsen egyedi valutákkal, adókulcsokkal és kedvezményekkel, hibák nélkül.

Adjon meg pontos fizetési határidőt

Minden üzleti fél értékeli a számláik gyors kifizetését. Sok cég elvárja, hogy a szállításkor kifizessék őket. Elméletileg ez a fajta kifizetés gyors és biztonságos, és kötelezi az ügyfelet az azonnali kifizetésre. Gyakorlatilag azonban ez nem mindig így van. Néhány cég csak hetente egyszer fizet, ami kapcsolódhat belső eljárásokhoz, dokumentumforgalomhoz vagy a könyvelőirodával való megállapodásokhoz.

A szállításkor történő kifizetéssel rendelkező számlák nem mindig előnyösek – ezek kiállításával kényelmetlenséget okozhat az ügyfeleinek. Azonnali kifizetést várhat, amikor Ön maga szállítja a termékeket az ügyfélnek. Minden más helyzetben problémákra számíthat. A legtöbb ügyfél halasztott kifizetési feltételeket vár. A pontos kifizetési határidők megvédik Önt a szükségtelen vitáktól, váratlan problémáktól és nézeteltérésektől. Mindig jobb, ha pontos, precíz és átlátható kifizetési szabályokat ad.

Kínáljon online fizetést

Jelenleg, az új technológiák korában, miért ne váltana online kifizetésekre – lehet, hogy ez az opció megkönnyíti a folyamatokat az ügyfelei számára. Sokkal több online kifizetési forma létezik, mint a banki átutalások. Néhány ügyfél inkább hitelkártyával vagy közvetlenül a bankszámlájáról szeretne fizetni. Az ilyen megoldások évek óta ismertek, és különösen hasznosak az elektronikus számlák kifizetésekor. Szerezzen versenyelőnyt, és használja az online kifizetéseket a cégében. Ha az üzlete innovatív termékekkel foglalkozik, ez még fontosabb.

Küldje el számláit online

Elérkeztünk az utolsó, de ugyanolyan fontos, a számlák készítésének gyakorlatához. Az elektronikus számlák ugyanazt a jogi értéket képviselik, mint a papíralapú dokumentumok. Az a tény, hogy gyorsan elküldheti őket az ügyfelének, a legnagyobb előnyük. Az online posta 24 órán keresztül, a hét minden napján működik. Ez azt jelenti, hogy a kifizetés gyorsabban megtörténhet. Készítse el számláit elektronikus formában, hogy felgyorsítsa az összes folyamatot. Egy ilyen számlát nem szükséges kinyomtatni, csökkenti a papírfogyasztás pazarlását, ami jelentős környezeti hatással bír.

Ne feledje azonban, hogy az elektronikus számlát addig kell megőrizni, amíg azt a törvény megköveteli. Tartsa rendben a számláit, készítse el őket újra minden alkalommal, amikor az ügyfelek megvásárolják a termékét, vagy használjon számlázó szoftvert – legyen szervezett, és tartsa kéznél a dokumentumait.

A számlák készítésének legjobb gyakorlatai – összefoglaló

A számlák kiállítását nem szükséges szakembernek végeznie, és jelenleg bármely vállalkozás tulajdonosa megpróbálhatja egyedül kiállítani a számlákat. Mik a legjobb gyakorlatok a számlák készítésére? Tudja, hogyan lehet gyorsan és hatékonyan számlákat kiállítani? A szakembereknek megvannak a titkaik, de még az egyszerű tippek is hasznosak lehetnek, különösen a számlázási kalandunk elején.

 

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.