Számla fizetési feltételek

Vállalkozóként saját magad határozhatod meg a fizetési feltételeket. Azonban vannak bizonyos szabályok, amelyeket be kell tartanod a megállapításuk során. Ha elfelejted feltüntetni a fizetési feltételt a számládon, az ilyen dokumentum címzettjének a törvényes határidőn belül kell kifizetnie, attól függően, hogy melyik országban működteted a vállalkozásodat. Ezért a legjobb, ha pontosan megadod. Mik a leggyakoribb fizetési feltételek? Vannak korlátozások? Erről többet megtudhatsz a következő cikkben.

Számla fizetési feltételek – tartalomjegyzék:

1. Gyakori fizetési feltételek
2. Miért jó ötlet a fizetési feltételt a együttműködés elején meghatározni?
3. Miért van szükségük a nagy cégeknek hosszabb fizetési feltételekre?
4. Miért befolyásolják a hosszú fizetési feltételek a vállalkozásodat?
5. Hogyan ösztönözheted a megbízóidat, hogy gyorsan fizesse ki a számláikat?

Gyakori fizetési feltételek

Bár sok rugalmasságot élvezel a számláid fizetési feltételeinek meghatározásában, érdemes megnézni, hogyan csinálják mások. Melyek a leggyakoribb fizetési időszakok a gyakorlatban? Íme a legnépszerűbbek:

• 7 nap,
• 14 nap,
• 30 nap,
• 60 nap,
• 90 nap.

Néhány országban a törvényes fizetési időszak 30 nap. Ez például az Egyesült Államokban van így, ahol a számlákat kiállító szabadúszóknak 30 napon belül kell kifizetniük. Hasonlóképpen, az Egyesült Királyságban az alapértelmezett fizetési időszak 30 nap a számla kézhezvételétől, az áruk szállításától vagy a szolgáltatások nyújtásától számítva.

Másrészt, néhány európai országban az aszimmetrikus tranzakciók, azaz olyan tranzakciók esetében, ahol a felek mérete eltér, a javasolt fizetési időszak 60 nap. A kivétel a közszolgáltatásokkal folytatott tranzakciók, amelyeknek 30 napon belül kell kifizetniük a számlát. Azonban semmi sem akadályozza meg, hogy rövidebb fizetési időszakot állapíts meg, például 21 vagy 14 napot. Mikor kell tájékoztatnod a megbízódat a választott fizetési feltételről?

Miért jó ötlet a fizetési feltételt a együttműködés elején meghatározni?

Fontos, hogy emlékezz arra, hogy az olyan kérdéseket, mint a fizetési határidők, a szerződés aláírásakor vagy a megrendelés elfogadásakor kell meghatározni. Miért? Ha nem állapítasz meg fizetési határidőt, mielőtt megrendelést veszel fel, a megbízód azt fogja várni, hogy a számlát a törvényes fizetési időszakon belül kapja meg. Ha rövidebb időszakot állapítasz meg, joguk van meglepődni. Ez nem fog jól mutatni rólad, különösen, mivel a számla határidőn túli kifizetése kamatokat vonhat maga után.

Ezért a legjobb, ha világos vagy a megrendelés elfogadásakor. Elég, ha az e-mailes levelezésben, amely a megrendelés részleteinek megállapításával kapcsolatos, megemlíted, hogy például 14 napos fizetési határidővel tervezed kiállítani a számlát. Ilyen esetben a megbízód tudni fogja, hogy tőled egy dokumentumot fog kapni, amelyet az előírt időn belül kell kifizetnie. Így azt az benyomást kelted, hogy egy olyan szakember vagy, aki gondoskodik a tranzakció minden részletéről.

Miért van szükségük a nagy cégeknek hosszabb fizetési feltételekre?

Ha szabadúszóként dolgozol vagy kisvállalkozást vezetsz, valószínűleg nem kapsz sok számlát. Az út a számla kézhezvételétől a kifizetéséig meglehetősen rövid, különösen, ha számviteli szoftvert használsz, amely megkönnyíti a költségek ellenőrzését. Könnyen ellenőrizheted, hogy rendeléseket adtál-e le az árukra és szolgáltatásokra, amelyek a számlán szerepelnek. Ezután csak átutalást kell végezned a bankodban, és ennyi.

Ez teljesen másképp néz ki a nagy szervezeteknél. Ott a számlának át kell mennie két vagy akár több osztályon, mielőtt végül kifizetik. Miért történik ez? A számlák a titkárságra vagy az adminisztrációs osztályra kerülnek, ahol elfogadják és nyilvántartják őket. Ezután továbbítják őket a számviteli osztálynak, de ez nem jelenti az azonnali kifizetést. A vállalatnál alkalmazott eljárásoktól függően szükség lehet arra, hogy ellenőrizzék, ki rendelte az árukat vagy szolgáltatásokat, hogy az összeg összhangban van-e az aláírt megrendeléssel, és hogy a fizetési időszak vagy a számlán feltüntetett egyéb adatok helyesek-e. Az ilyen feladatokat teljesen különböző emberek végezhetik.

Később a számlát kifizetésre benyújtják. Meg kell jegyezni, hogy a kifizetés jóváhagyására jogosult személy aláírása még mindig szükséges a tranzakció feldolgozásához. Ez időigényes, ezért figyelembe kell venned, amikor nagy cégekkel működsz együtt. Azonban, amikor a két fél számára optimális számla fizetési határidőt határozol meg, ne feledd, hogy a szélsőségekbe való elmenés kedvezőtlen lehet. A saját igényeidet is figyelembe kell venned.

Miért befolyásolják a hosszú fizetési feltételek a vállalkozásodat?

Ha nagyon hosszú fizetési határidőt állapítasz meg, akkor hitelt adsz a megbízódnak. Míg te a kifizetésre vársz, az ügyfeled már élvezheti az általad nyújtott árukat vagy szolgáltatásokat. Ha azonnal kifizette volna, akkor a pénzt el tudtad volna költeni, és hasznot húzhattál volna belőle. Ez különösen fontos, ha likviditási problémáid vannak. Ilyen esetben jobb, ha rövidebb fizetési feltételekben állapodsz meg.

Ha valakinek nagyon hosszú fizetési határidővel, például 90 nappal számlázol, és abban az időben kifogysz a pénzből, banki kölcsönt kell felvenned. Ez további költségeket von maga után, amelyeket elkerülhettél volna, ha rövidebb fizetési időszakot állapítottál volna meg. Ha valaki meggyőz arról, hogy a hosszabb fizetési határidő nem okozhat problémát, mindig megpróbálhatod megfordítani a helyzetet. Hogyan? Felajánlhatsz előleget a szolgáltatásaidért egy kis kedvezményért cserébe. Ez sokkal jobb megoldás lehet, mint egy drága kölcsön felvétele.

Hogyan ösztönözheted a megbízóidat, hogy gyorsan fizesse ki a számláikat?

Ha a fizetési határidő a számla megbízó általi átvételének dátumától számítva van, akkor egy elektronikus számla segíthet a gyorsabb kifizetésben. Ebben az esetben nem kell várnod, hogy a postás eljuttassa azt az ügyfeledhez. Ezenkívül, ha az áruk vagy szolgáltatások címzettje CRM rendszert használ, egy elektronikus számla megkönnyítheti a munkájukat, így gyorsabb kifizetésre számíthatsz.

Van még valami, amit tehetsz a folyamat felgyorsítása érdekében? Például felajánlhatsz kedvezményt a gyorsabb kifizetésért. Nyilvánvaló, hogy ki kell számolnod a kedvezmény összegét, hogy ne veszíts rajta. Ezenkívül figyelmeztetheted a megbízódat, hogy ha nem fizeti ki a számlát időben, akkor kamatokat fogsz felszámítani a késedelmes kifizetésért. Mindenesetre állapíts meg egy kölcsönösen előnyös fizetési határidőt, majd figyeld, hogy az ügyfeled betartotta-e azt. A ingyenes számlázó alkalmazásunkkal emlékeztetőket állíthatsz be a közelgő kifizetésekről, és egyetlen kattintással ellenőrizheted a lejáró összeget és a határidőket.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a zsúfolt méheink közösségéhez a Facebookon és a Twitteren.