Virtuális vállalati események. Hogyan tervezzük meg és valósítsuk meg őket?

Találd meg a célközönségedet és állíts be egy költségvetést a vállalati eseményhez

Kapcsolatok építése, a vállalat sikereinek megünneplése, új üzleti kapcsolatok kialakítása? Mielőtt elkezdenéd a vállalati eseményed előkészítését, határozd meg a célját és döntsd el, ki fog részt venni rajta. Végül is, egy munkavállalóknak szóló eseményt másképp kell megközelíteni, mint egy ügyfeleknek, alvállalkozóknak vagy üzleti partnereknek szóló eseményt.

Következő lépésként fontold meg a költségvetésedet. Bár a virtuális vállalati események nem olyan drágák, mint a hagyományos események, mégis szükséged lehet némi pénzre (pl. platformdíjakra, nyereményekre a résztvevőknek és vendégek kompenzálására – a tervezett attrakcióktól függően).

Válaszd ki a megfelelő eszközt

Miután meghatároztad a célközönségedet és beállítottad a költségvetést, áttérhetsz a következő lépésre, ami a megfelelő platform kiválasztása az eseményed lebonyolításához. Elemezd a rendelkezésre álló lehetőségeket, például a Zoomot, a Microsoft Teams-t, a ClickMeetinget, vagy a dedikált virtuális eseményplatformokat, mint a Hopin vagy a Remo, majd döntsd el, melyik megoldást választod.

Készíts egy vállalati esemény programot

Elérkezett az idő, hogy vonzó eseménytervet készíts. A találkozó típusától függően válaszd ki a megfelelő attrakciókat:

• Előadások és workshopok a tudás és készségek bővítésére,
• Játékok és tevékenységek a kapcsolatok építésére,
• Versenyek és kvízek a tudás ellenőrzésére.

Bonyolítsd le a vállalati eseményt

A virtuális vállalati esemény előtt győződj meg róla, hogy te, mint szervező, rendelkezel a megfelelő technikai infrastruktúrával, beleértve a stabil internetkapcsolatot és a számítógépes felszerelést (fejhallgató, hangszórók, működő kamera stb.). Ezenkívül tarts próbákat, hogy elkerüld a potenciális problémákat.

Az esemény napján ne felejtsd el üdvözölni a résztvevőket, és ismertesd velük a találkozó célját. Használj változatos tevékenységeket, és tarts rendszeres szüneteket. Ha lehetséges, biztosíts a résztvevőknek italokat és harapnivalókat. A sikeres virtuális esemény kulcsa, hogy a résztvevőket lekösd és alkalmazkodj a változó körülményekhez – próbáld meg ezt szem előtt tartani az esemény során.

Összegzés

Ha megfelelően szervezik, egy online csapatépítő találkozó vagy más esemény éppolyan vonzó és hatékony lehet, mint egy hagyományos, bár kétségtelenül más megközelítést igényel. Azonban kevesebb munkát és így kevesebb erőforrást igényelnek. Akár online, akár offline eseményt tervezel, megkönnyítheted a munkádat a Firmbee, a projektmenedzsment szoftverünk használatával. A Firmbee-ben Kanban táblákat használhatsz a feladatok kiosztására, teendőlisták készítésére, prioritások beállítására és a költségvetés ellenőrzésére, mindezt egy helyen.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.