Virtuális csapatépítő események és céges rendezvények. Hogyan tervezzük meg és valósítsuk meg őket?

Az időszak lezárások azonban megmutatta nekünk, hogy különféle események – mint például csapatépítő rendezvény, konferencia vagy képzés – online is lebonyolíthatók. Sok szempontból egy ilyen esemény tervezése hasonló a hagyományos rendezvényekhez, de figyelembe kell venni néhány további tényezőt. Az alábbiakban bemutatjuk a 4 fő lépést, amelyet feltétlenül meg kell tenni a csapatépítő rendezvények megvalósításához ebben a formában.

A cél, a célcsoport és a költségvetés meghatározása a csapatépítő rendezvényekhez

Kapcsolatok építése a munkatársak között, a cég sikereinek megünneplése, új üzleti kapcsolatok kialakítása? Mielőtt bármilyen tevékenységet kezdenél a szervezés keretein belül, mindenképpen meg kell határozni, hogy milyen célt tűzöl ki, ami elsősorban azt fogja meghatározni, hogy ki fog részt venni (kor, érdeklődés, pozíciók). Más megközelítést igényel egy esemény tervezése a munkavállalók számára (leggyakrabban csapatépítő rendezvény formájában), és más, ha ügyfelekkel, partnerekkel vagy üzleti partnerekkel szeretnénk találkozni.

A következő lépésben érdemes elgondolkodni azon is, hogy milyen költségvetéssel rendelkezel. Bár az online céges események, virtuális rendezvények nem olyan költségesek, mint a hagyományosak, mégis bizonyos kiadásokat igényelhetnek (pl. platformra, a résztvevők díjazására, vendégek honoráriumára – a tervezett programok függvényében).

Próbáld ki a Firmbee-t ingyen!

A megfelelő eszköz kiválasztása

A fenti kérdések meghatározása után áttérhetsz a következő lépésre, amely a megfelelő platform kiválasztása a csapatépítő rendezvény vagy más esemény lebonyolításához. Ez megköveteli, hogy elemezd, milyen lehetőségek állnak rendelkezésre (például Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting vagy dedikált platformok virtuális események szervezésére, mint például Hopin vagy Remo). Ezután döntened kell arról, hogy a munkavállalók számára napi szinten használt kommunikációs eszközt használod, vagy új megoldásra váltasz.

Érdemes olyan megoldást választani, amely magas kép- és hangminőséget biztosít, valamint lehetővé teszi a résztvevők közötti interakciót, de ami a legfontosabb, fel van készülve arra, hogy nagyobb terhelést is elviseljen (pl. egyszerre 100 vagy annál több fő).

A csapatépítő rendezvény programjának kidolgozása

A következő lépés, amelyet meg kell tenni, egy vonzó eseményterv kidolgozása a résztvevők számára. A választott típusától függően (csapatépítő rendezvény, networking találkozó partnerekkel stb.) érdemes megfelelő programokat választani, mint például:

• előadások és workshopok, amelyek lehetővé teszik a tudás bővítését és a készségek megerősítését,
• játékok és szórakozások, amelyek kiváló módot jelentenek a kapcsolatok építésére a szórakozás során,
• versenyek és kvízek, amelyek lehetőséget adnak a tudás és készségek ellenőrzésére (lehetőleg időre, a résztvevők közötti versenyzéssel és a végén díjak kiosztásával a részvétel növelése érdekében),
• kreatív workshopok (ebben az esetben azonban ne felejtsd el, hogy szükséged lesz a résztvevők számára a szükséges felszerelés biztosítására az otthonaikba).

Az esemény lebonyolítása

A virtuális csapatépítő rendezvény vagy más céges esemény előtt győződj meg róla, hogy szervezőként megfelelő technikai infrastruktúrával rendelkezel, beleértve a stabil internetkapcsolatot és a számítógépes eszközöket (fejhallgató, hangszóró, működő kamera stb.). Szervezz technikai próbákat is, hogy elkerüld a potenciális problémákat. Az esemény napján ne felejtsd el, hogy az elején üdvözöld a résztvevőket, és ismertesd velük a találkozó célját, használj különböző aktivitásformákat, és tarts rendszeres szüneteket (ebben az időben biztosíthatsz számukra italokat és harapnivalókat, amelyeket a cég finanszíroz). A sikeres virtuális esemény kulcsa a résztvevők bevonása, a célok megvalósítására való törekvés és a rugalmasság a változó körülményekhez való alkalmazkodásban – törekedj erre az egész esemény során.

Csapatépítő rendezvények és más céges események online – összegzés

Megfelelő szervezés mellett a csapatépítő rendezvény vagy más céges esemény online formában ugyanolyan vonzó és hatékony lehet, mint a hagyományos, bár kétségtelenül más megközelítést igényel, különösen a kreativitás csúcsaira való törekvés terén a programok tervezésénél. Azonban kevesebb munkával jár, így a források bevonásának szükségessége is kisebb mértékű.

Függetlenül attól, hogy online vagy offline eseményt tervezel, megkönnyítheted a feladatok megvalósítását a Firmbee projektmenedzsment program használatával. Itt a kanban táblák segítségével eloszthatod az összes feladatot, létrehozhatsz to-do listákat, meghatározhatod a prioritásokat, hogy később nyomon követhesd a megvalósítást (és ezzel együtt a költségvetést), valamint információt cserélhess másokkal, mindezt a legfontosabb dolgok egy helyen tartásával.

Ha tetszenek a tartalmak, amelyeket készítünk, nézd meg a következőket is: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest,TikTok.