Mi a gyorsított eljárás a projektmenedzsmentben? Fő előnyök és hátrányok

Mi az a gyorsított projektmenedzsment?

A gyorsított projektmenedzsment egy olyan technika, amely a projekt időtartamának csökkentésére irányul, azáltal, hogy bizonyos feladatokat párhuzamosan végeznek. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a logikailag nem összefüggő feladatokat egyszerre hajtják végre. Ez ellentétes a hagyományos megközelítéssel, ahol a feladatokat sorban végzik el – egy feladat csak akkor kezdődik, amikor az előző befejeződött. Ennek a módszernek a célja a projektcélok elérésének felgyorsítása a feladatok soros végrehajtásából adódó késedelmek megszüntetésével vagy csökkentésével. Két módon lehet gyorsítani egy projektet:

• ha egy feladatot közvetlenül a hozzá kapcsolódó előző feladat befejezése előtt kezdenek el,
• ha növelik az erőforrásokat vagy a feladaton dolgozó emberek számát a megvalósítás felgyorsítása érdekében.

A gyorsított projektmenedzsment előnyei

A technika egyik fő előnye kétségtelenül a projekt időtartamának csökkentése, ami különösen hasznos, ha a projekt szoros határidővel rendelkezik. Ez a módszer a források jobb kihasználását is biztosít – néhány feladat párhuzamos végrehajtása csökkenti a mások befejezésére való várakozás szükségességét. Ráadásul a gyorsított projektmenedzsment lehetővé teszi a kulcsfontosságú projektkimenetek gyorsabb elérését, ami fontos lehet, ha ezek a kimenetek más üzleti célok teljesítéséhez szükségesek. Ez a módszer különböző iparágakban vagy területeken (beleértve az építkezést, a marketinget, az IT-t stb.) alkalmazható.

Vannak hátrányai a gyorsított projektmenedzsmentnek?

Bár a gyorsított projektmenedzsmentnek sok előnye van, néhány kockázatot is hordozhat, például a csapattagok közötti konfliktusokat vagy a menedzsment nehézségeit, amelyek akkor merülhetnek fel, amikor a feladatokat párhuzamosan hajtják végre. Ennek következtében a projekt költségei növekedhetnek, például új emberek felvételének vagy az erőforrások növelésének szükségessége miatt. Emellett a hibák száma is növekedhet, ami befolyásolhatja a kidolgozott termék vagy szolgáltatás minőségét. Ugyanakkor ez a módszer csökkenti a rugalmasságot a projekt tervezésében és végrehajtásában – a feladatok párhuzamos végrehajtása kevés mozgásteret hagyhat a projekt során bekövetkező változásokhoz való alkalmazkodásra.

Hogyan használjuk a gyorsított projektmenedzsmentet?

A gyorsított projektmenedzsment hatékony stratégia lehet, amikor időhiányban szenvedünk, vagy amikor a projekt ütemtervének lerövidítésére van szükség (például építkezési projektek esetén, ahol bármilyen késedelem magas költségeket generál). Azonban néhány kulcsfontosságú elvet be kell tartani, hogy biztosítsuk, hogy ez a projektmenedzsment technika a kívánt eredményeket hozza. A legfontosabbakat az alábbiakban vázoljuk fel.

• Feladatok kiválasztása – nem minden feladat végezhető el ezzel a technikával. Ezért alaposan meg kell érteni a különböző feladatok és a projekt szakaszai közötti függőségeket, és el kell távolítani azokat, amelyek mások befejezésére várnak.
• Kockázatelemzés – a fent említett okok miatt szükséges egy alapos kockázatelemzés elvégzése, és meg kell határozni, hogy ennek a technikának a használata teljes mértékben indokolt-e.
• Monitoring és kontroll – szükséges a projekt előrehaladásának nyomon követése és a projektcsapattal való kommunikáció, hogy biztosítsuk, hogy a párhuzamosan végzett tevékenységek ne okozzanak nem kívánt konfliktusokat vagy késedelmeket.

Összegzés

Azokban a projektekben, ahol az idő kulcsfontosságú tényező, a gyorsított projektmenedzsment felbecsülhetetlen stratégiának bizonyulhat, felgyorsítva a tervezett eredmény szállítási idejét, ami kétségtelenül kielégíti a célközönséget. Azonban óvatosan kell alkalmazni, hogy elkerüljük egyrészt a költségek növekedését, másrészt a projekt minőségének romlását. Ezért, mielőtt alkalmazná ezt a technikát, döntsön arról, hogy mely feladatokat lehet párhuzamosan végezni. Ezután tervezze meg őket ennek megfelelően, és folyamatosan figyelje előrehaladásukat a potenciális negatív következmények minimalizálása érdekében.

Akár a gyorsított projektmenedzsment módszerét, akár a soros megközelítést választja, a Firmbee végig támogatni fogja. A rendszer számos funkciót kínál, mint például Kanban táblák, teendőlisták, kapcsolattartó adatbázisok, naptárak és még sok más. Próbálja ki a Firmbee-t ingyen!

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.