Mi az a RACI diagram?

Abban az időszakban, amikor a projektek egyre bonyolultabbak és sokrétűbbek, és a részt vevő csapatok különböző kompetenciákkal rendelkező embereket tartalmaznak, a felelősségek világos elosztásának biztosítása kulcsfontosságúvá válik. Egy olyan eszköz, mint a RACI diagram, hasznos lehet ezen a területen. Az alábbiakban pontosan megvitatjuk, hogy mi ez a megoldás, és hogyan támogathatja a működését.

RACI diagram – mi ez az eszköz?

A RACI diagram egy projekt- és szervezetirányítási eszköz, amelyet arra terveztek, hogy egy adott személyt hozzárendeljenek a projekt vagy folyamat specifikus feladataihoz vagy tevékenységeihez. Használata segít a felelősségek hatékony kezelésében – világosságot biztosít az elosztásban, minimalizálja a végrehajtandó tevékenységek figyelmen kívül hagyásának kockázatát, és javítja a kommunikációt (amikor az egyik személy a másikra támaszkodik a felelősségeivel kapcsolatban).

Így ennek az eszköznek a használata megkönnyíti a tervezést és a haladás nyomon követését, miközben lehetővé teszi a kitűzött célok elérését. A leírt megoldást jelenleg különböző iparágakban működő cégek, valamint a harmadik szektorba tartozó szervezetek használják.

Hogyan néz ki a RACI diagram?

A felelősségi mátrix pontos megjelenése a konkrét csapathoz, projekthez vagy szervezethez igazítható. Leggyakrabban azonban diagram formájában mutatják be, ahol a feladatok vagy projekt elemek egy dimenzióban (pl. oszlopokban), a hozzájuk rendelt emberek vagy csapatok a másik dimenzióban (pl. sorokban) találhatók.

Nagyobb projektek vagy szervezetek esetén a táblázat részletesebb lehet (pl. döntéshozatali szinteket is tartalmazhat). Az alább megadott megnevezések (amelyek egy másik neve ennek az eszköznek – RACI) a minden egyes személyhez rendelt szerepeket jelölik:

• R – Felelős – az a személy, akitől elvárják, hogy elvégezzen egy feladatot,
• A – Számonkérhető – az a személy, aki el kell fogadja egy adott feladat teljesítését,
• C – Konzultált – az a személy, aki szakmai tudással rendelkezik, és segíthet egy adott feladat elvégzésében,
• I – Tájékoztatott – az a személy, akit tájékoztatni kell a feladat előrehaladásáról, de nem vesz részt aktívan a végrehajtásában.

A RACI diagram használatának előnyei

A leírt eszköz fő célja pontosan meghatározni, hogy ki felelős egy adott feladat elvégzéséért, ami megszünteti a felelősségek megértésében fellépő kétértelműségeket és eltéréseket, csökkentve a hibák kockázatát (különösen a feladatok megismétlését vagy elhanyagolását).

Azonban ez nem az egyetlen előnye ennek a megközelítésnek a folyamatban lévő projektek és folyamatok esetében. A RACI diagram lehetővé teszi a következőket:

• javítja a csapaton belüli kommunikációt – amikor mindenki tudja, hogy milyen szerepeket és feladatokat rendeltek hozzájuk és másokhoz, a napi kommunikáció és együttműködés könnyebbé és zökkenőmentesebbé válik,
• biztosítja a források hatékony kezelését – az egyes feladatok a legjobban kompetens személyekhez való hozzárendelése lehetővé teszi a források optimális kihasználását (és egyúttal biztosítja, hogy a feladatok lehetőség szerint egyenlően legyenek elosztva). Ugyanakkor támogatja a megadott költségvetésen belüli zárást,
• hatékonyan kezeli a kockázatokat – az egyes feladatokhoz egy jóváhagyó szerep (Számonkérhető) hozzárendelésével pontosan azonosítható a végső döntést hozó személy, így megelőzhetők a potenciális problémák,
• optimalizálja az üzleti folyamatokat – az eszköz lehetővé teszi a kulcsfontosságú feladatok azonosítását, lehetővé téve az üzleti folyamatok újragondolását és a felesleges késlekedések vagy hiányosságok elkerülését.

RACI diagram – összefoglalás

A szóban forgó eszköz segít biztosítani a feladatok elosztásának átláthatóságát, így minimalizálhatók a késlekedések, megszüntethetők a szerepek megértésében fellépő eltérések, és minden projekt résztvevője harmonikusan tud együttműködni. A RACI diagram használatakor azonban a feladatokat az egyének tényleges készségei és kompetenciái szerint kell hozzárendelni, hogy minden csapattagnak világosan meghatározott szerepei legyenek, és tudja, hogy mit várnak el tőle a projekt során.

Azt is biztosítani kell, hogy az eszközt rendszeresen frissítsék a munka előrehaladtával és a projektben bekövetkező változásokkal. Ez biztosítja az alkalmazkodást a változó helyzethez, megelőzi a konfliktusokat és fenntartja a folyamatban lévő tevékenységek zökkenőmentességét.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.