Hatékony üzleti találkozók stratégiái

Mi segíthet megoldani ezt a problémát? Először is, alaposan elemezze, hogy egy téma esetleg másképp is megvitatható-e, e-mailben vagy írásos megjegyzés formájában. Másodszor, keressen módokat arra, hogy biztosítsa, hogy a személyes vagy online találkozás szükségessége mellett az idő a lehető leghatékonyabban teljen. Íme a legjobb stratégiák a hatékony üzleti találkozókhoz.

Hatékony üzleti találkozók – szükségesek?

Ezt a kérdést kétségtelenül igennel kell megválaszolni – még akkor is, ha a fejlődés jelenlegi szakaszában a cégek jól működnek különböző típusú azonnali üzenetküldés segítségével. Miért? Mert egy e-mailes csere (amely általában átgondolt, rövidített, érzelemmentes stb.) nem fogja megadni azokat az eredményeket, amelyeket egy megbeszélés – egy ötletbörze, ahol különböző háttérrel rendelkező emberek nézetei, gondolatai és ötletei ütköznek.

Az üzleti találkozók különösen elengedhetetlenek, amikor fontos döntést kell hoznunk a csapat vagy a cég számára, komoly problémát kell megoldanunk, egy stratégiát kell megvitatnunk, amely a cég hosszú távú működését érinti, vagy új ötleteket kell generálnunk (pl. márkakampányokhoz). Egyetlen cég sem, függetlenül attól, hogy melyik iparágban működik, nem mondhat le a kisebb vagy nagyobb csoportokban zajló élő vagy online megbeszélésekről.

Egy hatékony üzleti találkozó – miért olyan nehéz megszervezni egyet?

Többféle okot is felsorolhatunk, amiért az üzleti hívások túl sokáig tartanak, nem hozzák az elvárt eredményeket, és a résztvevők úgy érzik, hogy az idejük elment. Kezdve a hagyományos késlekedéssel, a világos terv hiányával (“ugrálás” a témák között) és a cél (az elérni kívánt eredmény, ami felesleges mérlegeléshez vezet) hiányával, egészen a szervező nem megfelelő moderálásáig.

Az ilyen leggyakoribb okok oda vezetnek, hogy szükség van egy újabb lehetőség megszervezésére ugyanarról a témáról, mert az első alkalom nem bizonyult eléggé hatékonynak, ami befolyásolja a munka (más feladatok teljesítési sebessége) minden résztvevőjét.

Hatékony üzleti találkozók – megvalósításra érdemes stratégiák

Tehát mit tehet annak érdekében, hogy egy résztvevő se mondja azt, hogy “Ezt az ügyet e-mailben is meg lehetett volna beszélni”? Íme az 5 legfontosabb dolog, amire figyelnie kell, ha elkötelezett a csak hatékony üzleti találkozók lebonyolítása mellett.

1. Határozza meg a célt

Beszélgetés megszervezése előtt szükséges világosan meghatározni annak célját, mert enélkül a megbeszélés kaotikussá válhat, és így – terméketlenné. A cél meghatározása lehetővé teszi, hogy minden résztvevő a releváns kérdésekre összpontosítson, és a megbeszélést a megfelelő irányba terelje. Így a kezdetekkor jelezze, hogy a cél egy konkrét döntés meghozatala, egy probléma megoldása vagy esetleg új ötletek kidolgozása.

2. Készítse el a napirendet

A napirend a legfontosabb – közvetlenül a cél után – eleme a hatékony üzleti találkozóknak. Egy meghatározott, pontokba szedett terv, amelyhez a résztvevők tartják magukat, a téma felelőseivel együtt, a várt eredményekhez vezet (mert minden résztvevő tudja, mire számíthat). Ne felejtse el a napirendet néhány nappal előre elküldeni a résztvevőknek, hogy mindenki időt kapjon megismerkedni vele és megfelelően felkészülni a pontok megbeszélésére.

3. Figyeljen az időre

A meghatározott idő túllépése az egyes pontoknál (vagy akár a világos időstruktúra hiánya, azaz egy adott időtartam, amelyet egy adott pontra lehet fordítani) elnyújtott megbeszéléshez vezethet, ami a résztvevők figyelmének és érdeklődésének elvesztését eredményezi. A hatékony időgazdálkodás növeli a fáradtság szintjét, jelentősen csökkentve a hatékonyságot és az elköteleződést, ezért olyan fontos, hogy mindig tartsuk be a menetrendet.

4. Korlátozza a megvitatandó kérdések számát

Ne feledje azt is, hogy túl sok téma megvitatására tett kísérlet egy találkozón rohanó, felszínes megbeszéléshez és a kérdések mélyreható feltárásának képtelenségéhez vezethet. Jobb néhány a legrelevánsabb pontra összpontosítani, és megfelelő figyelmet szentelni nekik, míg a témához kapcsolódó, de kisebb jelentőségű kérdéseket e-mailben érdemes megbeszélni.

5. Biztosítsa az aktív részvételt

A teljesen hatékony üzleti találkozó biztosítása érdekében ösztönözze a résztvevőket, hogy aktívan vegyenek részt a megbeszélésben. Kérdezzen, hallgassa meg véleményüket, és bátorítsa őket, hogy osszák meg ötleteiket, miközben biztosítja, hogy a témákra összpontosítsanak. Az szükségtelen zavaró tényezők (például telefonhívások fogadása a megbeszélés alatt) kiküszöbölése különösen segíteni fog ebben.

Hatékony üzleti találkozók – összegzés

Senki sem szereti azt érezni, hogy az idejét pazarolta egy olyan találkozón, amely nem tudott megállapodni fontos kérdésekben. Akkor keserűség lép fel, mivel az ember más feladatokra is koncentrálhatott volna abban az időben.

Ezért minden megbeszélés szervezőjének – legyen az belső munkatársakkal vagy külső partnerekkel – megfelelően fel kell készülnie, például a fent leírt stratégiák alkalmazásával, különösen a cél meghatározása és a részletes napirend kidolgozása terén. Ezen tippek kombinációja biztosítja, hogy mindenki úgy érezze, hogy részt vesz egy hatékony üzleti találkozón.

Olvassa el ezt is: E-kereskedelmi értékesítések előrejelzésének módszerei

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.