Hogyan lehet együttműködni az ügyfelekkel távoli munka során?

Azonban ez a fajta változás nem jött kihívások nélkül, különösen az üzleti partnerekkel való közvetlen kapcsolat hiánya miatt. Az alábbiakban elmagyarázzuk, hogyan dolgozhatunk az ügyfelekkel a széleskörű távmunkás korszakban, hogy biztosítsuk, hogy ugyanazokat az eredményeket érjük el, mint korábban.

Folyamatos kapcsolat – a sikeres együttműködés alapja az ügyfelekkel

Az egyik legfontosabb szempont az ügyfelekkel való munka során, hogy folyamatosan kapcsolatban legyünk velük, hogy bármikor tudják, hogy a munka melyik szakaszában tartunk, azonnal választ kapjanak a kérdéseikre, vagy ne legyenek aggodalmaik a végső eredménnyel kapcsolatban. A távmunkás esetében a közvetlen kapcsolatot könnyen helyettesíthetik a rendszeres online találkozók (a választott azonnali üzenetküldőn), e-mailek váltása vagy telefonhívások.

Mindkét fél számára ez a fajta lehetőség jelentős kényelmet jelent, mivel időt és pénzügyi forrásokat takarít meg (pl. az üzleti partner telephelyére történő utazásra költött összegek) – miközben ugyanazt az eredményt érik el. E tekintetben különösen hasznos lehet fix időpontot kitűzni a találkozókra (pl. heti, kétheti, havi) az ügyfél igényei és az együttműködés formája szerint. Ily módon biztosítható a tevékenységek feletti ellenőrzés, valamint a folyamatos visszajelzés.

Közös célok kitűzése – hogy mindkét fél érdekeit figyelembe vegyük az ügyfelekkel való együttműködés során

Mind a helyszíni, mind a távmunkás munka esetén fontos, hogy világosan meghatározzuk a két fél céljait és elvárásait. Ezért, mielőtt elkezdenénk dolgozni egy ügyféllel (és megkezdenénk a tevékenységek végrehajtását), alaposan meg kell beszélni a követelményeket, a munkakört és a várt eredményeket – és ami a legfontosabb, a befejezési határidőket és a mérföldköveket. Ez elkerüli a felesleges félreértéseket, lehetővé teszi a haladás nyomon követését, és biztosítja, hogy a végtermék a várakozásoknak megfelelően kerüljön átadásra.

Ennek érdekében érdemes először különböző típusú dokumentumokat, prototípusokat vagy maketteket rendszeresen megosztani, hogy az egyik fél nyomon követhesse a munkát, a másik fél pedig folyamatos visszajelzést kaphasson (változtatási javaslatok, a fejlesztés irányának jóváhagyása stb.), ami javítja a tevékenységek végrehajtását.

Online eszközök – a végrehajtott folyamatok felgyorsítására

A távoli munkavégzés során az ügyféllel való együttműködés megkönnyítése érdekében érdemes speciális projektmenedzsment eszközöket (például Firmbee) is használni. Az ilyen megoldások lehetővé teszik, hogy minden jogosult nyomon kövesse a munka előrehaladását, információt cseréljen, kommunikáljon, fájlokat osszon meg, találkozókat ütemezzen, és számos egyéb folyamatot végezzen a napi kapcsolattartás egyszerűsítése érdekében.

Ily módon könnyen kezelheti a projekt ütemtervét, feladatokat rendelhet, nyomon követheti azok végrehajtását és fenntarthatja a folyamatos kommunikációt. Mindez nagy kényelmet jelent minden érintett számára, és minimalizálja a felmerülő kérdések és kétségek számát.

Gyors válaszidő – a bizalom inspirálására

Ha biztosítani szeretné a hatékony együttműködést az ügyfelekkel távolról, akkor azt is szem előtt kell tartania, hogy próbáljon elérhető lenni partnerei számára, és ne késlekedjen a válaszokkal (természetesen a munka és a magánélet egyensúlyának figyelembevételével). Ha nem tud azonnal teljes választ adni, tájékoztassa őket, hogy megkapta az üzenetet, és a lehető leghamarabb visszajelzést ad. Ezzel megerősíti partnere bizalmát Önben és csapatában, és minimalizálja a folyamatban lévő tevékenységekkel kapcsolatos esetleges aggodalmakat.

Továbbá, az érdeklődés és empátia kifejezése a megjelölt igények iránt, a különböző nézőpontok meghallgatása és megértése, valamint az elvárásokra való reagálás (különösen a korrekciókkal vagy a további fejlesztés irányával kapcsolatban) segít tartós kapcsolatokat építeni. Figyelembe véve a távoli környezet természetét, érdemes ezeket a szempontokat megfelelő figyelemmel és gondossággal kezelni.

Ügyfelekkel való együttműködés – összefoglalás

Az ügyfelekkel való együttműködés távoli munkavégzés során éppolyan gyümölcsöző lehet, mint a helyszíni munka, amely személyes kapcsolatot igényel – amennyiben biztosítja, hogy partnere ugyanolyan jól legyen ellátva, mint korábban (bár más formában). Különböző típusú azonnali üzenetküldő alkalmazások és eszközök segítenek Önnek, amelyeket ilyen helyzetekre fejlesztettek ki (különösen a távoli kapcsolatok kiépítésének megkönnyítésére).

Mindazonáltal ne feledje, hogy a legfontosabb dolog az, hogy rugalmas maradjon a jelentett igényekkel szemben, és készen álljon a változó helyzetekhez való alkalmazkodásra. Folyamatosan törekedni kell a folyamatok javítására a minőségi szolgáltatás biztosítása érdekében – függetlenül a helytől, a kapcsolattartás formáitól és a feladatok végrehajtásának módjától – ez a kulcs a hatékony ügyfelekkel való együttműködéshez.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.