5 gyors tipp a munkahelyi figyelemelterelések elkerülésére

Akarsz jobban szervezett lenni a mindennapi életedben – mind a szakmai, mind a személyes területen? Ezt néhány egyszerű lépéssel megteheted: kezdj a munkád megtervezésével, majd becsüld meg, mennyi időre van szükséged az egyes feladatok elvégzéséhez, és ellenőrizd, hogy a valóság (eltöltött idő) megfelel-e az elvárásaidnak. De ez még nem minden – a környező zavaró tényezők hatásának csökkentése is fontos a munkádra. Csak akkor tudod teljes mértékben kihasználni a természetes termelékenységi ciklusaidat, ha ezeket a lépéseket egyesíted, és jobb eredményeket érsz el a munkádban. Az alábbiakban néhány módot találsz arra, hogyan maximalizálhatod a koncentrációdat az egyes feladatokon. Olvass tovább.

A zavaró tényezők elkerülése a munkában – tartalomjegyzék:

1. A Pomodoro technika
2. Zavaró tényezők blokkolása
3. Feladatok kisebb részekre bontása
4. Egy feladat egyszerre
5. Természetes termelékenységi ciklusok
6. Összefoglalás

A Pomodoro technika

A Pomodoro technika kétségtelenül a legnépszerűbb munkamódszer, amely a feladatok elvégzésére való koncentráció növeléséhez vezet. Azt feltételezi, hogy a feladatokat 25 perces ciklusokban végezzük, amelyet 5 perces szünet követ. Miért segít ez a módszer a zavaró tényezők csökkentésében? Mert információt adsz az agyadnak arról, hogy egy adott feladatot az előírt időn belül kell elvégezni, ami nagyobb motivációt eredményez a munkára, és ennek következtében akár tudattalanul is elkerülöd a zavaró tényezőket – különösen akkor, amikor az időzítő visszaszámlál.

Természetesen, ha valóban szükséged van rá, meghosszabbíthatod a munkavégzési időt (például 40 percre), de mindig emlékezz arra, hogy rendszeres szüneteket tarts – lehetőleg minden nap körülbelül ugyanabban az időben. Ekkor a munka és a szünetek a szokásoddá válnak, segítve, hogy produktív maradj.

Zavaró tényezők blokkolása

Még ha úgy gondolod is, hogy nem szentelsz sok időt a zavaró tényezőknek, mint például a közösségi média vagy a kedvenc blogod, a valóság valószínűleg egészen más. Hajlamosak vagyunk tudattalanul eltávolodni a feladattól, hogy megnézzük az érkezett üzenetet, görgetjük a Facebook hírfolyamot, vagy tájékozódunk a Twitteren, automatikusan meghosszabbítva a munkahelyi vagy otthoni feladataink elvégzésére fordított időt. Ha nincsenek bejövő értesítések, vagy nem tudjuk megtekinteni azokat az oldalakat, amelyeket egy bizonyos időre könyvjelzőztünk (például egy speciális alkalmazásnak köszönhetően), akkor biztosan könnyebb lesz a feladatainkra koncentrálni.

Időnként zavarhatnak a munkatársak is, akiknek szükségük van a segítségedre a feladataikban – próbáld meg “blokkolni” őket, akárcsak a közösségi médiát vagy egy gyakran látogatott weboldalt. Természetesen nem bátorítunk arra, hogy ne támogasd a kollégáidat, de mindig jogod van elmondani nekik, hogy most egy másik feladatra kell összpontosítanod, és segítesz nekik, amikor befejezted. Az ilyen hozzáállást meg kell érteni – és néha nem lehet elkerülni, hogy határt húzzunk és korlátokat állítsunk fel.

Feladatok kisebb részekre bontása

Nehezen tudsz koncentrálni egy feladatra, mert jól tudod, hogy bármennyire is dolgozol, nagyon sokáig fog tartani a befejezése? Az ilyen hozzáállás közvetlenül a koncentráció elvesztéséhez vezet. Szerencsére lehetséges ezt megszüntetni – csak annyit kell tenned, hogy felosztod a feladatot kisebb részekre, és arra összpontosítasz, hogy mindegyiket befejezd, ahelyett, hogy azon gondolkodnál, mennyi időbe telik az egész befejezése. Ez lehetővé teszi, hogy megbecsüld, mennyi időt kellene eltöltened ezekkel a kisebb feladatokkal, és ennek eredményeként több motivációt nyersz, és könnyebben elkerülöd a zavaró tényezőket.

Egy feladat egyszerre

Ha szeretnél fókuszált maradni és hatékonyan végezni a feladataidat, próbálj meg egyszerre ne több mint egy feladatot végezni. Az agyunknak néhány percre van szüksége, hogy fókuszáljon egy kiválasztott feladatra, és minden alkalommal, amikor átugrunk a következőre, ez a folyamat újra kezdődik (mert például ez egy teljesen más típusú feladat, téma stb.). És még ha úgy is gondolod, hogy a multitasking révén jobb termelékenységet érsz el, valójában (ahogy a kutatások is megerősítik) több időt töltesz el minden feladaton, növelve a felesleges hibák elkövetésének kockázatát.

Természetes termelékenységi ciklusok

Meddig vagy képes dolgozni, amíg a termelékenységed csökkenni kezd? Hány szünetre van szükséged a nap folyamán, hogy fenntartsd a termelékenységedet ugyanazon a szinten? Mely órákban találod a legkönnyebbnek, hogy a feladataidra összpontosíts, és mikor kezdesz el fáradni? Ezek csak néhány kérdés, amelyre válaszolnod kell, hogy felfedezd a természetes termelékenységi ciklusaidat, és ennek megfelelően tervezd meg a munkádat.

Azt elemezve, hogy mennyi időt vett igénybe egy adott feladat elvégzése, ellenőrizheted, mikor vagy a legtermékenyebb – reggel első dolog, reggeli előtt, 10 és 12 óra között (ezt mutatják a kutatások), vagy talán ebéd után? Mindenki más ebben a tekintetben, ezért hasznos tudni, mikor dolgozol a legjobban, és mikor könnyebb a fókuszálás. A legigényesebb feladataidat végezd el, amikor a legenergikusabbnak érzed magad, és a kisebbeket hagyd azokra az időkre, amikor a legkevésbé vagy produktív.

Összefoglalás

Ahogy látod, számos módja van a zavaró tényezők hatásának csökkentésére a munkában, és ennek következtében gyorsabban, hatékonyabban és jobb eredményekkel végezheted el a feladataidat. Ha produktívabb szeretnél lenni, próbáld meg azonosítani, mi zavar, majd valósítsd meg a legjobb megoldást a fent felsoroltak közül.

Lehet, hogy érdekel: Hogyan növeljük a termelékenységet a munkahelyen?

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.