Miért fontos a munkafolyamatok létrehozása?

Minden szervezet – legyen az egy kisebb cég, egy közepes méretű vállalat vagy egy multinacionális vállalat – folyamatosan arra törekszik, hogy elérje a lehető legnagyobb hatékonyságot. Ez különösen fontos a jelenlegi digitális korban, amikor a verseny éles. Emiatt a vállalkozók olyan módokat keresnek, amelyekkel egyszerűsíthetik a cég napi működését – ezek egyike a munkafolyamatok létrehozása. Miért olyan fontos a szervezetek számára, hogy átfogóan megtervezzék, hogyan mozog a munka egyik embertől a másikhoz?

Munkafolyamat – tartalomjegyzék:

1. Mi az a munkafolyamat?
2. Miért érdemes munkafolyamatokat bevezetni?
3. Hogyan lehet munkafolyamatot megvalósítani?
4. Összefoglalás

Mi az a munkafolyamat?

Az elmúlt néhány évben a munkafolyamat a üzleti világban egyfajta divatszóvá vált, amelyről gyakran hallani (pl. állásinterjúkon), de nem feltétlenül látni a gyakorlatban megvalósítva. Az üzleti munkafolyamatok ismétlődő eljárások, amelyek egy sor feladatból állnak, amelyeket rutinszerűen, meghatározott és következetes sorrendben kell végrehajtani. Ezeket úgy lehet megtervezni, hogy működjenek egyéni személyek és egymásra utalt csoportok számára is.

Jól megtervezve lehetővé teszik ciklikus és ismétlődő feladatok elvégzését. Az ilyen eljárás a teljes csapat hatékonyabb munkájához vezet, és ennek következtében a vállalat jobb termelékenységét és hatékonyságát, valamint a hibák kockázatának csökkentését eredményezi. A munkafolyamatok támogatják a részlegek közötti együttműködést, felgyorsítva az egyes tevékenységek befejezésének folyamatát. Fontos, hogy az automatizált megoldások használata nagyobb ellenőrzést biztosít a feladatok aktuális állapota felett.

Miért érdemes munkafolyamatokat bevezetni?

A megfelelően strukturált munkafolyamatok biztosítják, hogy a fontos folyamatokat minden alkalommal a megfelelő módon hajtsák végre. Számos üzleti szempontból fontos előny elérését teszik lehetővé, például:

• a feladatok végrehajtásának felgyorsítása a munkafolyamat során betartandó szabványok megállapításának köszönhetően,
• a kitűzött célok hatékonyabb elérése a célok szerinti irányítás megvalósításának és a feladatok hatékonyabb végrehajtásának köszönhetően,
• jobb kommunikáció a csapatban, mivel minden személynek konkrét szerepet rendelnek (a szerep jobb megértése a csapatban),
• folyamatos tudás- és információcserét az egyes munkavállalók között
• nagyobb elkötelezettséget a munka iránt a megnövekedett felelősség miatt,
• jobb feladatvégrehajtás a legjobb emberek kiválasztásának köszönhetően a konkrét tevékenységekhez, ami következésképpen nagyobb elégedettséget garantál a végső ügyfél számára,
• kevesebb hiba kockázata a feladatok automatizálásának használatával,
• az aktuális folyamatok egyszerűsítése és a fontos tevékenységekre való összpontosítás a redundancia (felesleges tevékenységek) észlelésével és megszüntetésével,
• folyamatos munka a termék javításán, biztosítva, hogy minden egyes következő munkafolyamat jobban legyen végrehajtva.

Továbbá, a munkafolyamat bevezetése nagyobb betekintést nyújt a munkavállalóknak az egyes üzleti folyamatokba, lehetővé téve számukra, hogy lássák a teljes képet, és biztosítsák, hogy a végrehajtott feladatok lehetővé tegyék számukra a várt célok elérését. Ezenkívül megszünteti a problémát a transzparenciával kapcsolatban az egyes részlegek által végzett tevékenységekkel kapcsolatban. Az összes szükséges információ gondos dokumentálása és megosztása egy közös platformon a legegyszerűbb módja a munka hatékonyabbá tételének és a hibák kockázatának minimalizálásának.

Hogyan lehet munkafolyamatot megvalósítani?

A munkafolyamat megvalósításához a szervezetében olyan megoldásokat használhat, mint a Firmbee, hogy jobban kezelje projektjeit.

Jól megtervezett munkafolyamat kanban formáját öltheti, gondosan kiválasztott projekt szakaszokkal, feladatokkal és feladat státuszokkal.

Forrás: kanban tábla egy ingyenes projektmenedzsment eszközből: www.firmbee.com

Fontos azonban, hogy a választott lehetőség a vállalkozása és munkavállalói igényeihez legyen igazítva. A megfelelő munkafolyamat-automatizálási eszköz kiválasztása kezdetben kihívást jelenthet, de a jó választás hosszú távon számos előnyhöz juttathatja.

Összefoglalás

A bizonyos feladatok elvégzésének automatizálása jelentős változásokat hozhat a munkavállalók és az egész részleg munkájában. Hosszú távon ez a magasabb hatékonyság eléréséhez vezet, ami következésképpen növeli a vállalat növekedési lehetőségeit, új megoldások bevezetését és innovációjának építését. Tehát ha jelentős változásokat szeretne látni a vállalata legfontosabb üzleti folyamataiban, fontolja meg munkafolyamatok létrehozását munkavállalói számára.

Olvassa el ezt is: Mi az aszinkron kommunikáció?

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.