Időgazdálkodási tippek

A folyamatos időhiány és a túlmunka mind a szabadúszókra, mind a cégekre igaz. Ez nemcsak a termelékenységre és a motivációra, hanem az egészségre is hatással van. Szerencsére van néhány kiút. A mai cikkben felfedezheti, mi csökkenti a termelékenységet bármely üzletágban. Emellett megtanul néhány hatékony időgazdálkodási módszert, és megismerkedhet hasznos munkafolyamat-eszközökkel és alkalmazásokkal.

Legjobb tippek az időgazdálkodásról – tartalomjegyzék:

1. Mi zavarja meg a munkát?
2. Időgazdálkodási technikák
3. Használja ki a munkával és feladatkezeléssel kapcsolatos eszközöket

Mi zavarja meg a munkát?

Manapság egyre több időt töltünk a munkahelyen. A túlórák és a felhalmozódó megrendelések új normává váltak. A lengyelek és a görögök a világ legelfoglaltabb emberei közé tartoznak – az OECD szerint évente közel 2000 órát töltenek munkával, messze megelőzve a németeket, akik évente 600 órával kevesebbet dolgoznak. Sajnos a kemény munka nem feltétlenül jelenti a termelékenységet. Ezt az is mutatja, hogy a lengyelek 70%-kal alacsonyabb eredményt értek el a németekhez képest a munkahatékonyság tesztelésében.

Mi zavarja meg a munkát? Először is, 9 apró dolog, ami időt rabol el és megbénít bármely üzletet:

1. Végtelen e-mailek küldése – ha éppen most küldött el egy harmadik e-mailt válaszként, ne küldjön újabbat. Még jobb, ha felhívja az illetőt, vagy személyesen találkozik vele,
2. Új e-mail értesítések – jó ötlet rendszeresen válaszolni, de nem mindegyik érdemel annyira figyelmet, hogy elvonja a figyelmet a munkától,
3. A “válasz mindenkinek” opció használata,
4. Olyan jelentések írása, amelyek nem segítik a döntéshozatalt és a cég fejlesztését,
5. Olyan jelentések készítése, amelyeket senki sem olvas el,
6. Döntések áthárítása a felettesekre,
7. Végtelen találkozók szervezése,
8. Prioritások halogatása,
9. 45 percnél hosszabb találkozók ütemezése – ez az idő elegendő. Túl gyakran szükségtelenül kerekítik a teljes órára.

Ez a Matt Krzysiak által végzett tanulmány következtetése, amikor átvette a Nemzeti Motoros Klub elnöki posztját. Ehhez jön még a felesleges adminisztratív munka, olyan dolgok intézése, amelyek nem részei a munkaköri leírásunknak, személyes telefonhívások lebonyolítása, újságolvasás és ügyintézés.

A home office mód sem könnyíti meg a háztartási zűrzavart. A közösségi média, az étkezés és a kávézás, a barátok látogatása és a feladatok “kicsit később” halogatása. Ismerős? Ezekkel a zavaró problémákkal egyszerű szokások kialakításával és barátságos munkarend beállításával tud foglalkozni.

Időgazdálkodási technikák

1. Pomodoro módszer

Az egyik legismertebb technika, amely segíthet, a Pomodoro módszer, amely a klasszikus, paradicsom alakú konyhai időzítőről kapta a nevét. A módszer lényege, hogy egy papírlapra felírja az összes elvégzendő feladatot, kiválaszt egyet, beállítja az időzítőt 25 percre, és az egész idő alatt azon a feladaton dolgozik. Teljesen koncentrálnia kell, anélkül, hogy a Facebook vagy az üzenetek elvonják a figyelmét.

Ha 25 perc után a feladat még mindig nincs kész, tartson egy 5 perces szünetet, majd térjen vissza hozzá, beállítva az óráját újabb 25 percre.

Azonban 2 óra ilyen munka (4 Pomodoro) után az agynak pihenésre van szüksége, ezért tartson egy 30 perces szünetet, sétáljon egyet, készítsen magának egy csésze teát vagy nézzen meg egy sorozatot. Ez egy egyszerű és hatékony módszer az időgazdálkodás javítására. Világszerte népszerű.

2. 5S technika

Egy másik ajánlott technika a 5S, amely segít a munkahely rendezésében és a termelékenység növelésében. Csökkenti a vállalat működési költségeit, és javítja a gyártott áruk és szolgáltatások minőségét.

A 5S évtizedek óta népszerű a japán cégeknél, és öt alapelvből áll:

• válogatás – távolítsa el az összes felesleges dolgot a postaládából,
• szétválasztás – rendelje hozzá a szükséges dolgok helyét; ezeknek könnyen megtalálhatónak és használat után elrakhatónak kell lenniük, ezért szervezze őket szerszámosládák, feliratok vagy színes címkék (üzenet katalogizálás) segítségével,
• tisztítás – napi szinten tisztítsa meg a munkaterületét, megszüntetve a szennyeződés forrását (SPAM törlése és a felesleges hírlevelek leiratkozása),
• standardizálás – állapítson meg standard munkaidőt (határozzon meg konkrét időpontokat, amikor válaszol az e-mailekre),
• önfegyelem – szokja meg a fenti 4 lépés követését.

3. Scrum

Van egy fehér táblája és színes papírja? Ismerje meg a Scrum-ot, a munkaszervezés időgazdálkodási módszerét, amelyet gyakran használnak startupok és fejlesztők. A Scrum egy olyan módszer, amelyben a projekteket és feladatokat papírlapokra írják, és oszlopokba tűzik a fehér táblán. Az oszlopok a folyamat egymást követő elemeit jelölik (pl. “tervezett”, “folyamatban”, “tesztelt”, “sürgős befejezni”, “kész”).

Az első oszlopban létrehoz egy feladatlistát, amely prioritásokat tartalmaz. Ezután minden feladat mellett felírja, hány órát várnak el tőlük (különböző színű kártyák használatával kategóriákba sorolhatja őket). A kártyákat balról jobbra tűzik fel, ahogy a munka halad a “kész” szekció felé.

A Scrum lehetővé teszi a projekt előrehaladásának nyomon követését, az új kihívások felismerését, a határidők figyelemmel kísérését és a hátralévő feladatok megfigyelését. Ez nagyon praktikus mind az idő szervezésében, mind az ügyfél kezelésében.

4. Négyzet rendszer

A négyzet rendszer módszer a kijelölt feladatok prioritásának megállapításán alapul. E technika szerint egy papírlapot négy egyenlő négyzetre osztanak. Minden négyzet négy feladatkategóriának felel meg:

• sürgős feladatok – fontos (1) és nem fontos (2) – a felső négyzetekbe kerülnek,
• nem sürgős feladatok – fontos (3) és nem fontos (4) – az alsó négyzetekbe kerülnek.

A sürgős és nem sürgős feladatok azok, amelyeket a lehető leghamarabb el kell végezni, de nem kell konkrét határidőt tartani (pl. telefonhívás lebonyolítása). A sürgős és fontos feladatok olyan határidők, amelyeket gyorsan teljesíteni kell (pl. előfizetési díj kifizetése).

Ennek a rendszernek köszönhetően tudjuk, mely feladatokat kell először elvégezni, és melyek várhatnak. Ez tökéletes kiegészítése a napi elvégzendő tevékenységek listájának. Ez a kombináció még hatékonyabb időgazdálkodást tesz lehetővé.

5. 80/20

Egy másik technika a feladatok elvégzése a Pareto-elv (más néven 80/20) szerint. Közel egy évszázaddal ezelőtt Vilfredo Pareto megfigyelte, hogy a javak 80%-a csupán a népesség 20%-ának kezében van. Hamarosan kiderült, hogy ezek az arányok az élet különböző területein is érvényesek. Példák: a bevételek 80%-át a vásárlók 20%-a generálja, a cégek szolgáltatásainak 20%-a hozza a bevételek 80%-át, a ruháink 20%-át viseljük az időnk 80%-ában, és így tovább.

E módszer szerint a feladatok 20%-ának elvégzése elegendő a 80%-os eredmények eléréséhez. A trükk az, hogy megkülönböztessük, mely feladatok ezek, és “szelektáljuk a búzát a pelyvától”. Természetesen ez az elv nem hibátlan – az arányok változhatnak 90/10, 70/30, 97/3 stb. formában.

A Pareto-elv egy időgazdálkodási módszer, amely segít a kulcsfontosságú kérdésekre összpontosítani, betartva a napirendet, és elkerülni a felesleges köröket.

6. Egy-két perc

Az utolsó és legegyszerűbb technika David Allen 2 perces szabálya. Ez nagyszerű a munka és a mindennapi feladatok számára. E szabály szerint, ha egy cselekvés elvégzése nem tart tovább 2 percnél, azt azonnal el kell végezni. Ha halogatja, a jövőben hatalmas teher lehet. Ez a módszer a legegyszerűbben megvalósítható, mégis a legjobb eredményeket hozza rövid időn belül.

Ezenkívül növeli a megelégedettség szintjét. Több feladat elvégzése egy nap alatt, még ha kicsik is, jutalmazó érzés, és megerősíti a következő feladatok elvégzését.

Továbbá, itt van két praktikus irányelv, amelyet érdemes követni:

• Ne várjon nagyobb szabadidőre – mindent halogatni általában nem a legjobb ötlet; ünnepek alatt pihenni szeretnénk, és néha váratlan helyzetek merülnek fel,
• Csak az idő 60%-át tervezze meg – gyakran túlbecsüljük a képességeinket; amikor feladatlistát tervez, próbálja meg előre látni a váratlan eseményeket, és húzza ki az időrablókat.

Használja ki a munkával és feladatkezeléssel kapcsolatos eszközöket

A időgazdálkodási technikák mellett érdemes kihasználni az összes munkakezelő eszközt, amelyet a mindennapi folyamataink optimalizálására hoztak létre.

Google Docs

Ez egy ingyenes Google-eszköz fájlok (szöveges fájlok, táblázatok, prezentációk, űrlapok) létrehozására, megosztására és szerkesztésére, offline és online egyaránt. Működik telefonon, táblagépen vagy számítógépen. Ráadásul az eszköz kompatibilis a Word fájlokkal – így nem kell szoftvert vásárolnia – és integrálva van a Google Drive-dal (15 GB).

Office Online

A Microsoft Office ingyenes verziója egy erőteljes online kezelőeszköz folytatása, amely lehetővé teszi dokumentumok, táblázatok, prezentációk és jegyzetfüzetek létrehozását, mentését és megosztását. Az Office Online tartalmazza a Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), Outlook.com postaláda, naptár és kapcsolatok.

Dropbox

A Dropbox egy biztonságos rendszer fájlok megosztására és tárolására, biztonsági mentésére és fájlok szinkronizálására számítógépek között. Lehetővé teszi az adatok feltöltését, megtekintését és letöltését mind a szokásos böngészőn, mind a számítógépére telepített dedikált alkalmazáson keresztül.

ColorNote

A egyszerű Android alkalmazás – CollorNote lehetővé teszi, hogy gyorsan és könnyen szerkessze a jegyzeteket, emlékeztetőket, e-maileket, üzeneteket, bevásárló- és feladatlistákat. Ez az alkalmazás lehetővé teszi a jegyzetek szín szerinti rendezését, jelszavak zárolását és biztonsági mentések készítését.

Időgazdálkodási alkalmazások

A modern élet zűrzavarában hihetetlenül nehéz lehet mindent nyomon követni, amit el kell végeznie. Egy hatékony időkövető alkalmazás nemcsak abban segít, hogy jobban irányítsa a napját, hanem a csapatát is termelékenyebbé teszi, és javítja a felelősségvállalását.

És Önnek mik a sikeres időgazdálkodási módszerei? Ismer más érdekes tippeket, szabályokat vagy alkalmazásokat az időgazdálkodásról? Nyugodtan nézze meg és ossza meg véleményét.