Mi a RAG státusz és miért fontos a projektmenedzsmentben?

A hatékony projektmenedzsment egyik legfontosabb eleme, hogy megfelelő kontrollt tartsunk minden egyes, a kezdetekkor azonosított kockázattal kapcsolatos intézkedés felett, amelyek a projekt során felmerülhetnek. Négy taktika létezik az ilyen kockázatok kezelésére: elkerülés, átruházás (pl. biztosítás megkötésével), mérséklés és elfogadás. A projektben egy adott feladat kiválasztott stratégiájának megvalósításához hasznos lehet egy RAG státuszt használó módszertan. A mai blogbejegyzésben elmagyarázzuk, mit jelent a rövidítés, és hogyan lehet ezt a technikát a gyakorlatban alkalmazni. Olvass tovább.

RAG státusz – tartalomjegyzék:

1. Mi az a RAG státusz?
2. Piros, sárga, zöld – mik a különbségek?
3. RAG státusz használata – mi a fontos?
4. Mikor használjuk a RAG státuszokat?
5. Összefoglalás

Mi az a RAG státusz?

A RAG három színt jelent: piros, sárga vagy zöld, amelyeket hagyományosan a közlekedésben használnak közlekedési lámpaként. A fent említett színek alkalmazásra találtak a projektek kategorizálásában – jelzik, hogy egy adott projekt milyen szakaszban van, és milyen támogatásra van szüksége egy adott pillanatban. Ezért a színek fontosak a cég vezetősége (tulajdonosok, részvényesek, érdekelt felek stb.) számára, akiknek a projektmenedzser beszámol a munka előrehaladásáról. A zöld általában azokat a projekteket jelzi, amelyek zökkenőmentesen haladnak, míg a piros azokat, amelyek jelenleg több támogatásra szorulnak.

Piros, sárga, zöld – mik a különbségek?

A konkrét feltételek, amelyeknek teljesülniük kell ahhoz, hogy egy projekt egy bizonyos színt kapjon, minden cég esetében egyedileg kerülnek meghatározásra. Azonban meg lehet említeni, hogy a piros színt azoknak a projekteknek adják, amelyek késnek vagy túllépik a költségvetést. Ilyen helyzetet okozhat a nem elegendő erőforrás, a rossz projektkövetelmények, vagy a menedzser képtelensége a felmerülő nehézségek kezelésére. Mi a helyzet a többi színnel?

• A zöld szín azt jelenti, hogy a projekt a megfelelő időben, a terjedelmen és a költségvetésen belül valósul meg, ami azt jelenti, hogy a projektmenedzserek mindent kontroll alatt tartanak, és nincs szükség a vezetőség bevonására.
• A sárga szín azt jelzi, hogy a helyzet jelenleg stabil, és a projektcsapat a tervek szerint dolgozik, de előfordulhat, hogy egy adott feladat befejezése késlekedni fog anélkül, hogy ez befolyásolná a végső határidőt. Ezért a vezetőségnek számítania kell néhány jövőbeli problémára, amelyek beavatkozást igényelnek.

RAG státusz használata – mi a fontos?

A fent leírt színek használatakor rendkívül fontos biztosítani, hogy a csapatvezetők megfelelő képzésben részesüljenek, és megértsék minden szín definícióját, a feltételeket, amelyeknek teljesülniük kell egy adott szín hozzárendeléséhez, és hogy milyen lépéseket kell tenni a következő lépésben. Csak így lehet biztosítani, hogy a projekt a megfelelő státuszt kapja. Biztosan el szeretnéd kerülni azt a helyzetet, amikor egy zöld státuszú projekt az utolsó pillanatban támogatásra szorul, mivel lehet, hogy már túl késő cselekedni. Az is kiderülhet, hogy a pirosként jelentett problémák nem voltak olyan súlyosak, mint kezdetben gondolták, és ezzel erőforrásokat pazaroltál.

Mikor használjuk a RAG státuszokat?

A színkódolás kritikus a vezetőség számára, akinek a cég politikájától függően heti vagy havi jelentéseket nyújtanak be. Azonban a menedzserek a projekt legfontosabb elemeire is hozzárendelhetnek RAG státuszokat, mint például a költségvetés, a projekt határideje, kockázatok és kulcsfontosságú feladatok. Az ilyen kontroll a projekt egyes részei felett növeli a megfelelő és időben történő reagálás esélyét a megadott státusz függvényében. Ennek érdekében használhatsz színkódolást Excelben, vagy megfelelő szoftverhez nyúlhat.

Összefoglalás

A RAG státuszok használata a projektmenedzsmentben jobb kontrollt biztosít a projektek felett, és felgyorsítja a jelentési folyamatot. Azonban elengedhetetlen, hogy a cég világosan meghatározza azokat a feltételeket, amelyeknek teljesülniük kell ahhoz, hogy egy projekt zöld, sárga vagy piros státuszt kapjon. A közmondás, miszerint „jobb félni, mint megijedni”, azt sugallja, hogy jó gyakorlat rosszabb státuszt rendelni, ha kétségek merülnek fel. Azonban nem lehet mindig biztos abban, hogy a menedzserek ezt betartják, ezért szükséges, hogy ezt egyénileg kezeljük.

Olvasd el ezt is: Hogyan kezeljük a legnagyobb problémákat a projektmenedzsmentben?

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a mi aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.