Projekt költségvetés kezelése – hogyan csináljuk jól?

A projekt költségvetés kezelése a vállalati projektekhez kapcsolódó pénzügyek adminisztrálását és felügyeletét jelenti. Ez a legközvetlenebb, sőt nyilvánvaló válasz. De hogy szélesebb képet kapjunk, lépjünk egy lépést hátra, és tegyünk fel magunknak egy kérdést: mi is az a projekt költségvetés?

Ez az összes tevékenység, munkaerő, feladat és anyag összesített költsége, amely a végső projekthez vezet. Ezért fontos, hogy alaposan megtervezd a projektedet, mielőtt belevágsz a pénzügyekbe. Hogyan csináld ezt helyesen? Jó projektmenedzsment eszközök biztosan segítenek.

Projekt költségvetés kezelése – hogyan csináld helyesen?

Fontos, hogy legyen projekt költségvetésed, mert ez jó megértést ad arról, hogy a dolgok (és a kiadások!) hogyan haladnak előre. Kontrollod lesz az összes tevékenység felett, és azonnal tudni fogod, mikor nőnek túl magasra a költségek. Ez a tudás biztosan támogatni fogja a döntéseidet az egész folyamat során, és bölcsebbé tesz a következő projektek tervezésekor.

A projekt költségvetés kezeléséhez határozd meg a projekt terjedelmét

Hogyan számolhatod ki a projekt költségvetésedet anélkül, hogy ismernéd a projekt részleteit? Itt jön a képbe a projekt terjedelmének meghatározása. A projekt terjedelmének meghatározása azt jelenti, hogy dokumentálod a konkrét projektcélok, csapattagok, mérföldkövek, feladatok, szállítmányok, funkciók és határidők listáját. Tartalmazni fogja a fő projektcélokat, szállítmányokat és célokat is, hogy segítsen a siker mérésében. Sok PM eszköz segít neked az összes ilyen dolog megszervezésében. Az egyik ilyen a Firmbee.

Becslési technikák

Rendben, megvan a terved, hogyan kezdj el számolni a pénzzel? A becslési technikák segíthetnek. Az alábbiakban egy rövid összefoglalót találsz róluk. Döntsd el, melyik megfelelő számodra, és mélyedj el a témában.

Alulról felfelé történő becslés

Ez a technika az egyes feladatok becslésére és azok összegzésére szolgál egy általános projektbecslésbe. Eddigra már tudnod kell, hogy melyik csapattag felelős miért (ha nem, nézd meg a megoldásunkat), megkérheted az egyes feladatokat végző személyeket, hogy adják meg a becsléseiket. Ők biztosan jobb helyzetben vannak ahhoz, hogy megbecsüljék azt a feladatot, amin dolgozni fognak. Miután megvan a legalacsonyabb szintű részletességgel a munkaköltség-becslésed, aggregáld őket, hogy összesített összegeket kapj.

Fentről lefelé történő becslés

Itt tapasztalt menedzserek vagy külső szakértők csoportjai próbálják megbecsülni a projekt költségvetését. Használhatsz információkat egy korábbi, hasonló projektről is. Ezt a technikát gyakran a projekt nagyon korai fázisaiban használják, amikor nem áll rendelkezésre sok információ. A fentről lefelé történő becsléshez képest ezúttal a szállítmányok és/vagy fő szállítmányok időtartamát fogod megbecsülni.

Analóg becslés

Az analóg becslés kifejezés abból ered, hogy egy hasonló múltbeli projektet használsz a jelenlegi projekted időtartamának vagy költségének megbecslésére. Ez a történelmi információk és a szakértői ítélet keveréke kell, hogy legyen. Ezért olyan fontos, hogy minden alkalommal nyomon kövesd a projekt költségvetésedet, amikor valamit szállítasz.

Paraméteres becslés

A paraméteres becslés egy statisztikai alapú technika, amely segít kiszámítani a projekt befejezéséhez szükséges pénzügyi források vagy idő várható mennyiségét. A paraméteres becsléshez némi matematikai tudás szükséges, de csak alapvető készségekre van szükség, szóval ne ijedj meg! Nézd meg ezt a példát:

Tegyük fel, hogy a projekted 300 ember meginterjúvolását tartalmazza. Minden interjú 10 feleletválasztós kérdést tartalmaz, és a korábbi tapasztalatok azt mutatták, hogy 20 percet vesz igénybe. Ennek a feladatnak a teljes erőfeszítése a következő lesz:

Interjúk száma × 20 perc = 6000 perc = 50 óra

Most, a korábbi tapasztalataid alapján nézd meg, mennyibe kerül egy óra munkaerő. Kész!

Automatizáld a folyamatot

Ne feledd, nem kell mindent egyedül csinálnod jegyzetek vagy számológépek használatával. A projektmenedzsment rendszerek kiszámíthatják a költségvetést a projekt terjedelme alapján, és segíthetnek az információk tárolásában és megszervezésében. A Firmbee pénzügyi modulja lehetővé teszi, hogy beállíts egy projekt költségvetést, kiszámold a munkavállalói költségeket, és nyomon kövesd a bevételeidet és kiadásaidat az egész folyamat során. Miután a projekt befejeződött, az információ automatikusan átkonvertálódik számlákba. Ezenkívül megjelenik az információ arról, hogy mit tartozol másoknak.

Fedezd fel Firmbee és kövesd nyomon a projektjeid jövedelmezőségét:

Tetszik a tartalmunk? Csatlakozz Facebook közösségünkhöz, hogy kapcsolatban maradj!