Hogyan használjuk a könyvelő szoftvert a számlázás és a kifizetések elfogadásának automatizálására?

Számlák a leggyakoribb dokumentumok, amelyek megerősítik az áruk szállítását vagy a szolgáltatások teljesítését a vállalatok által. Az értékesítési és pénzügyi/könyvelési osztályok általában foglalkoznak az ilyen dokumentumok kiállításával. A modern megoldás, amely támogatja a számlák kiállítását és a követelések nyomon követését számos vállalatnál, egyre inkább integrált pénzügyi és könyvelési rendszerek, alkalmazások és több szintű ERP (Vállalati Erőforrás Tervezés) rendszerek használata. Érdemes bevezetni egy ilyen eszközt a vállalatában? Milyen előnyöket hoz?

Pénzügyi szoftver a számlázás és a kifizetések elfogadásának automatizálására – tartalomjegyzék:

1. Ki profitálhat a professzionális könyvelési szoftverből?
2. A működési költségek optimalizálása
3. Hogyan kezelheti a számlázást önállóan?
4. Okos mód a kifizetések rendezésére
5. Folyamatos hozzáférés a számláihoz és pénzügyeihez

Ki profitálhat a professzionális könyvelési szoftverből?

Nemrégiben a fejlett könyvelési szoftverek vagy menedzsment rendszerek a stabil piaci pozícióval rendelkező nagy egységek területe voltak. Mi volt ennek az oka? Ezek innovatív eszközök voltak, ezért a bevezetésük költsége gyakran meghaladta a kisebb entitások pénzügyi lehetőségeit. Azonban a gyors fejlődés és a digitalizáció korszakában az ilyen rendszerek és alkalmazások szinte mindenki számára elérhetővé válnak, beleértve a szabadúszókat is.

A rendszerek bevezetésének és használatának folyamata jelenleg nem haladja meg még a mikrovállalkozások pénzügyi és hardveres lehetőségeit sem. Figyelembe véve a címzettek csoportjának bővülését, a szoftver különböző változatokban érhető el. Ennek köszönhetően jobban alkalmazkodik a vállalat egyedi igényeihez a mérete, iparága vagy az adózási módszere alapján. Nagyvállalat esetén érdemes szakértővel konzultálni a legjobb megoldás javaslása érdekében. Kisvállalkozás vagy önfoglalkoztatás esetén könnyen megtalálhatja a megfelelő szoftvert vagy alkalmazást.

A működési költségek optimalizálása

A vállalkozás működtetésének első és gyakran legfontosabb szempontja a költségek optimalizálása. Ez szinte mindenki számára érvényes, a szabadúszóktól kezdve a kis családi vállalkozásokon át a nagy nemzetközi vállalatokig. Könyvelési rendszerek használatával automatizálhat több ismétlődő feladatot, például a rendszeres számlák kiállítását. Ez időt és pénzt takarít meg Önnek. A kiállított számlák automatikusan könyvelhetők, és egyidejűleg elektronikus formában elküldhetők a megbízottaknak. Nincs szükség a kinyomtatásukra. Ez papírt, tonert, áramot, irodai helyet és esetleges személyzeti költségeket takarít meg, amelyek gyakran a vállalkozás működtetésének legnagyobb költségei közé tartoznak. Ha könyvelőt alkalmaz, ő már nem pazarolja az idejét az adatok bevitelére, hanem a felelősebb feladatokra összpontosít.

Hogyan kezelheti a számlázást önállóan?

Ha önfoglalkoztatott, akkor az alkalmazások és könyvelési szoftverek támogatásának köszönhetően nem kell könyvelőiroda szolgáltatásait igénybe vennie. Meg fogja tudni oldani a számlák kiállítását és könyvelését, sőt az adók és kifizetések rendezését is. Ez hatalmas megtakarítást jelent Önnek. Az intuitív eszközök segítenek a számlázás kezelésében anélkül, hogy túl sok időt vennének el Öntől. A speciális alkalmazásokban és rendszerekben a számlák kiállításakor nagyon hasznos az elérhető számlasablonok használata és azok automatikus generálása, például a kiadások alapján.

Az elérhető számlasablonok könnyen az Ön igényeihez igazíthatók. Az egyszer megadott adatok felhasználásával további dokumentumok generálhatók. Természetesen, ha szükséges, bármikor könnyen módosíthatja vagy frissítheti őket. Teljesen új dokumentumot is létrehozhat – egyedi és a vállalkozása típusához igazított. Ha külföldi tranzakciókat végez, akkor nem kell aggódnia semmi miatt. Könnyen kiállíthat számlákat különböző valutákban és különböző adókulcsokkal, valamint különböző esedékességi időpontokkal és kifizetési módokkal.

Okos mód a kifizetések rendezésére

A számlázáson kívül az elérhető szoftver megkönnyíti a kifizetések elfogadását és rendezését. Ezeknek az eszközöknek köszönhetően gyorsan összekapcsolhatja a banki számlájára beérkező pénzeszközöket a megfelelő számlával. Ez lehetővé teszi, hogy ne pazarolja az idejét a papíralapú kivonatokon történő fárasztó keresgélésre. Emellett nem kell manuálisan megjelölnie, hogy melyik számla lett már kifizetve és melyik nem.

Mindez elektronikus úton végezhető el egy alkalmazáson keresztül okostelefonon, táblagépen vagy számítógépen. Az ilyen rendszerek lehetővé teszik, hogy ne csak nyomon kövesse, melyik megbízott van elmaradásban a kifizetésekkel, hanem generálja és küldje a kifizetési és kamatjegyzékeket is. Ez jelentős idő- és pénzmegtakarítást jelent.

Folyamatos hozzáférés a számláihoz és pénzügyeihez

Különleges könyvelési programok és alkalmazások segítségével bármikor és bárhol hozzáférhet a kiállított számláihoz. Könnyen ellenőrizheti, kinek és pontosan miért állította ki a számlát. Ellenőrizheti a dátumot, a kifizetés módját és a számla összegét. Azt is ellenőrizheti, hogy kifizették-e vagy sem. A kiállított számlák megtekintése mellett folyamatosan ellenőrizheti a pénzügyeit is. Nyomon követheti a kifizetéseit és az elmaradásokat. Az ilyen információk segítenek felmérni, hogy mely megbízottakkal érdemes együttműködni és melyeket érdemes elkerülni.

Ennek köszönhetően megőrzi pénzügyi stabilitását és elkerüli a kockázatos vállalkozásokat. Mindez az adat lehetővé teszi, hogy folyamatosan rálátása legyen a jelenlegi pénzügyi helyzetére. Így könnyebben tudja irányítani a vállalatot, új megbízásokat szerezni vagy dönteni a további befektetésekről és vásárlásokról. Mindez azt jelenti, hogy a pénzügyi menedzsment alkalmazás használata számos előnyt hoz Önnek.

Tekintse meg új ingyenes számlázó alkalmazásunkat és számlázó szoftverünket a számlák létrehozásához.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon és a Twitteren.