Mi az a számla?

Az számla egy dokumentum, amely megerősíti a tranzakciót. Ez vonatkozik a szolgáltatások nyújtására és az áruk szállítására, beleértve a digitális tartalom szállítását is. Lehet papíralapú vagy elektronikus formában. A számla meghatározza az áruk és szolgáltatások értékét, és alapot képez az esedékes adók kiszámításához. Bár a számla gyakran megjelenik a B2B (üzlet-üzlet) kapcsolatokban, nem csupán a vállalkozók területe. Magánszemélyek is találkoznak a B2C (üzlet-fogyasztó) modellben kiállított számlákkal. Ebben a cikkben elmagyarázzuk, mi az a számla és mi a célja.

Mi az a számla? Mi a célja? – tartalomjegyzék:

1. Alapvető információk a számláról
2. Számla mint a vásárlás megerősítése
3. Számla mint számviteli dokumentum
4. Szükséges-e a számla a garancia érvényesítéséhez?
5. Hogyan lehet könnyen számlát kiállítani?

Alapvető információk a számláról

A számla egy dokumentum, amely megerősíti a tranzakciót az eladó és a vevő között. Ebből kifolyólag a számlának tartalmaznia kell mindkét fél teljes adatait. Két példányban kell kiállítani, egyet-egyet a tranzakció résztvevőinek.

A számla másik fontos eleme az egyedi szám és a kibocsátás dátuma. Tartalmazza az eladott áruk és szolgáltatások adatait, mint például mennyiség, ár és érték. Azokban az országokban, ahol ÁFA (Általános Forgalmi Adó) terheli, a számla az adó mértékét és értékét is feltünteti.

A számla jelzi a szállított áruk és szolgáltatások kifizetési módját. Ez lehet előleg, készpénzes kifizetés, banki átutalás vagy hitelkártyás fizetés. Halasztott kifizetési határidővel történő értékesítés esetén a számla tartalmazza azt a dátumot is, amikor az ilyen kötelezettséget rendezni kell.

A számla kiállítható papíralapú formában, de elektronikus formában is elkészíthető, amelynek ugyanaz a jogi ereje. Az E-Számlázás / E-Számlázás. Digitalizálás és Automatizálás jelentés szerint, évente több mint 370 milliárd számlát állítanak ki, amelyeknek csupán 10%-a elektronikus.

Azonban mivel az e-számla szolgáltatás sokkal olcsóbb, mint papíralapú megfelelője, ez a megoldás évről évre egyre népszerűbbé válik. A számlázás automatizálásával akár 30%-kal is csökkentheti a költségeket.

Számla mint a vásárlás megerősítése

Ha bármilyen árut vagy szolgáltatást értékesít, ezt az eseményt megfelelő formában dokumentálnia kell. Magánszemélyeknek történő értékesítéskor általában kötelező pénztárgépet használni és nyugtát kiállítani. Azonban a vásárló kérésére számlát kell kiállítania, amely megerősíti a vásárlást. A B2B modellben működő vállalkozás esetén az alapvető dokumentum, amely megerősíti az értékesítést, a számla.

Sok cég, amely különböző piactereken értékesít, alapértelmezés szerint elektronikus formában állít ki számlákat ügyfelei számára. Ez határozottan kényelmesebb megoldás, mint nyugták vagy papíralapú számlák nyomtatása. Az ilyen dokumentumok küldése könnyen automatizálható, így nem kell a papírmunkával foglalkoznia, és a vállalkozása működtetésére koncentrálhat.

Számla mint számviteli dokumentum

A IFRS (Nemzetközi Pénzügyi Beszámolási Standardok) szerint a számla az egyik legfontosabb számviteli dokumentum, amely részletes információkat tartalmaz a befejezett tranzakcióról. Többek között a számlák kiszámítják a bevételét és az arra esedékes adót. A számlák dokumentálják azokat a költségeket is, amelyeket a vállalkozása működtetéséhez visel. A választott adózási formától függően befolyásolhatják az esedékes adók összegét. Mivel a számlákat az adóhatóságok ellenőrizhetik, azokat a vonatkozó ország jogszabályaiban meghatározott ideig meg kell őrizni.

A számviteli irodák, amikor árajánlatokat készítenek szolgáltatásaikra, gyakran hivatkoznak a számlák számának. Ez vonatkozik mind az Ön által kiállított, értékesítési számláknak nevezett számlákra, mind az Önnek nyújtott áruk és szolgáltatásokért kiállított számlákra, amelyeket költségszámláknak neveznek.

A számviteli irodák az alapcsomag szolgáltatásainak árában általában egy előre meghatározott számú számla könyvelését kínálják, de minden további dokumentum esetén, amely meghaladja ezt a határt, további díjat számíthatnak fel. Ha nem állít ki túl sok dokumentumot, a számviteli szolgáltatások igénybevétele jelentős költséget jelenthet a vállalkozás működtetése során. Azonban használhat olyan alkalmazást, amely lehetővé teszi a számlák önálló kiállítását és könyvelését. Ezt előre definiált sablonok és legördülő adatlisták teszik kényelmesebbé. Ennek a megoldásnak köszönhetően hatékonyan optimalizálhatja a saját vállalkozása működtetésének költségeit.

Szükséges-e a számla a garancia érvényesítéséhez?

A garancia érvényesítéséhez nem szükséges számla. Ehhez bármilyen vásárlást igazoló dokumentum elegendő. Ez lehet nyugta, bankszámlakivonat vagy hitelkártyás tranzakciós igazolás. Fontos, hogy legyen egy dokumentum, amely megerősíti a tranzakciót. Azonban sokan, különösen nagyobb értékű áruk vásárlásakor, a számlát választják. Miért?

Nagyon könnyű elveszíteni a nyugtákat. Ezen kívül, ha rosszul tárolják őket, gyorsan elhalványulnak és olvashatatlanná válnak. A számlákkal ilyen probléma nincs. Gyakran nagyobb formátumúak, és általában A4-es lapok. Ennek köszönhetően könnyen tárolhatók szabványos mappákban. Az elektronikus formájú számlák ideális megoldást jelentenek. Az ilyen dokumentumokhoz való hozzáférés sokkal könnyebb, és ha garanciát kell érvényesítenie, gyorsan megtalálhatja a szükséges számlát.

Hogyan lehet könnyen számlát kiállítani?

Sok megoldást találhat, amelyek támogatják a számlák kiállítását, kezdve a számviteli és pénzügyi rendszerektől, a CRM-eken (Ügyfélkapcsolat-kezelő Rendszer) vagy bonyolultabb ERP (Vállalatirányítási Rendszer) rendszereken át, egészen a dedikált alkalmazásokig, például a Firmbee-ig, amely ingyenes számlázó alkalmazás. Ezeknek az eszközöknek köszönhetően könnyen készíthet számlákat, sőt automatizálhat bizonyos folyamatokat is, például emlékeztetők küldését a rendszeres kifizetésekről.

Ez nem mindig jár jelentős költségekkel a szoftver megvásárlásához. Érdemes kipróbálni a bevált megoldásokat, amelyek teljes funkcionalitást biztosítanak a számlák kiállításakor, és egyben ingyenesek is. Ehhez használhatja a Free Invoicing App alkalmazást, amely megkönnyíti a számlák kiállítását még azok számára is, akik eddig nem foglalkoztak számvitellel.

Olvassa el legújabb cikkünket: Storyboard – mi az és hogyan használható videógyártásra?

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon és a Twitteren.