Hogyan segíthet a időbecslés és az időkövetés abban, hogy gyorsabban elérd a céljaidat?

Gondolkodtál már azon, hogy mik a fő okai annak, hogy miért nem érjük el a céljainkat a munkában? Természetesen ez mind az egyéni embertől és a feladat típusától függ, de a leggyakoribb okok között kétségtelenül említhetjük a határidők be nem tartását. Szerencsére van egy egyszerű megoldás egy ilyen problémára – mindössze annyit kell tenned, hogy javítod a feladatkezelési folyamatodat a munkában, hogy a céljaid elérése gyorsabban és könnyebben menjen. Hogyan teheted ezt? Azáltal, hogy fegyelmet szabsz magadnak a munkád idejének becslése és nyomon követése során. Olvass tovább.

Időnyilvántartás – tartalomjegyzék:

1. Időbecslés – miért olyan fontos?
2. Időnyilvántartás – a nagyobb kontroll érdekében
3. Összegzés

Időbecslés – miért olyan fontos?

Sok projektmenedzsmenttel foglalkozó ember úgy véli, hogy a feladatok elvégzéséhez szükséges idő becslése a siker kulcsa. Miért? Mert a pontos számítások lehetővé teszik, hogy a munkát a megfelelő módon tervezzük meg, a feladatokat elosszuk az egyének között, és korábban reagáljunk, ha problémák merülnek fel.

Azonban az idő becslése nemcsak akkor fontos, ha egy projektcsapat tagja vagy, és a munkádat egy menedzser irányítja. Célja, hogy segítsen magabiztosságot nyerni a feladatok időben történő elvégzésében és megakadályozza, hogy felesleges tevékenységekre pazarold az időt.

Ráadásul, amikor ragaszkodsz a tervedhez, és a legtöbb esetben sikerül helyesen megbecsülnöd a szükséges órák számát, teret nyitsz olyan feladatok elvégzésére, amelyekre korábban egyszerűen nem volt időd. Ily módon segítesz magadnak gyorsabban elérni a céljaidat, miközben új lehetőségeket fedezel fel.

Időnyilvántartás – a nagyobb kontroll érdekében

Mi az időnyilvántartás elsődleges célja? Először is, így kontrollt nyersz a végzett feladatok felett, ami magabiztosságot ad, hogy azok időben befejeződnek. Ez a tevékenység akkor is segít, amikor váratlan problémák merülnek fel – tudatosítja benned, hogy változtatásokat kell eszközölnöd a feltételezéseiden, és lépéseket kell tenned a hatásuk minimalizálása érdekében. Ráadásul az időnyilvántartás lehetővé teszi, hogy felfedezd, mi fogyasztja pontosan a figyelmedet, ami szintén segít a feladatkezelésed javításában.

Az időnyilvántartás révén adatokat szerzel, amelyekből következtetéseket vonhatsz le a jövőre nézve, hogy jobban tudd tervezni a munkádat és megbecsülni a szükséges időt a konkrét típusú feladatok elvégzéséhez. Ez az információ például a termelékenységedhez kapcsolódhat – talán így felfedezed, hogy a nap mely óráiban dolgozol jobban (vagyis gyorsabban), és a jövőben a legnehezebb feladatokat erre az időszakra tervezed, ami megkönnyíti azok elvégzését.

Azt is érdemes megemlíteni, hogy a folyamatos időnyilvántartás, akárcsak az időbecslés, motiváló tényező a konkrét feladatra való összpontosítás szempontjából (különösen, amikor úgy érezzük, hogy “ezt már rég meg kellett volna csinálnunk”), és megvéd minket az egyszerű elterelésektől. Az időnyilvántartásnak köszönhetően (például egy konkrét alkalmazás használatával vagy akár speciális projektmenedzsment szoftverek, mint a Firmbee) jobban a munkára tudunk összpontosítani, tiszteletben tartjuk az eltelt időt, és néha még időt is spórolunk. Ennek következtében az így megszerzett erőforrásokat stratégiai fontosságú feladatokra használhatjuk fel.

Összegzés

Ha arra összpontosítasz, hogy megfelelően megbecsüld a szükséges időt egy adott feladat elvégzéséhez, elkerülöd a túlórázást és a stressz megélését, ami negatív következményekkel járhat mind a fizikai, mind a mentális egészségedre nézve. A munkád idejének nyomon követésével képes leszel meghatározni, hogy fennáll-e a határidő elmulasztásának kockázata, és hogy szükséges-e bármilyen változtatás.

Ugyanakkor ez a két módszer lehetővé teszi, hogy felfedezd a saját képességeidet, megvizsgáld a teljesítményedet, elemezd a feladatok elvégzésének ütemét – mindez lehetővé teszi, hogy gyorsabban elérd a céljaidat (a munkád jobb megértésének köszönhetően). Kétségtelen, hogy az ilyen előnyök arra ösztönöznének, hogy ezeket a két tevékenységet bevezesd a napi rutinodba.

Olvasd el ezt is:Legjobb online naptár projektmenedzsmenthez

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.