Időkeretezés – miért érdemes használni?

Valaha is érezted azt az érzést, hogy vannak napok, amikor a feladatok és kötelezettségek összenyomnak az idővel vívott harcod során, miközben próbálod fenntartani a fókuszt, ahogy az elhalványul egy reggeli kávé első kortyával? Van egy megoldásunk erre, amit Timeboxingnak hívunk. És ne aggódj, nem kell megküzdened az óra nagy mutatójával, nos, nem szó szerint. Csak ez a rövid cikk szükséges, szóval ha tanácsra van szükséged az időgazdálkodásról, és hajlandó vagy megtanulni egy technikát, amit timeboxingnak hívnak, ne keress tovább.

Timeboxing – tartalomjegyzék:

1. Mi az a timeboxing?
2. Hogyan működik a timeboxing?
3. A koncentráció a kulcs
4. Nem érdemes pazarolni az idődet
5. Vedd vissza az irányítást
6. Önfegyelem – megtanulható
7. Mikor a legjobb használni ezt a módszert?

Mi az a timeboxing?

A timeboxing egy technika, amelyet az IT ipar fejlesztett ki az időgazdálkodás javítására és a munka hatékonyságának növelésére. Ha ez az, amivel küzdesz, hasznosnak fogod találni ezt a módszert. Az ötlet az, hogy a lehető legtöbbet végezz el egy előre meghatározott időkereten belül, és mégis, a lehető legkevesebbet – hogy a termelékenységed magas maradjon.

Hogyan működik a timeboxing?

Elsősorban arról van szó, hogy konkrét határidőt állítunk be egy projekt befejezésére, és azt a kereten belül hajtjuk végre. Ha nem sikerül befejezni, hagyd abba a feladatot, és lépj tovább a következőre. Térj vissza rá egy másik napon vagy később, egy másik reális határidőt beállítva, amit teljesíteni tudsz.

Például, ha három feladatunk van a munkahelyen, megbecsüljük, mennyi időre van szükségünk a befejezésükhöz, és ennek alapján állítunk be időkereteket. Ha nem sikerül befejezni az A feladatot egy adott időszakban, nem hosszabbítjuk meg a munkát rajta, hanem a B feladatra lépünk a feltételezés szerint. Az A feladatot a ‘teendők’ dobozba tesszük, és a ciklus végeztével térünk vissza rá.

A koncentráció a kulcs

Hogyan teszi hatékonyabbá a munkát? A legfontosabb készség, amit elsajátítani kell, hogy ne vonjanak el a kezünkben lévő feladatok. Amikor van egy előre meghatározott időkeretünk, nem használjuk azt apróságokra, mint például az e-mailek ellenőrzése, válasz írása egy kollégának a szomszéd szobából, vagy egy gyors pillantás a közösségi médiára. Minden apró részlet elvonhatja a figyelmet a fő feladatról, míg a time boxok létrehozása segít elkerülni ezeket a csapdákat, és folytatni a munkánkat.

Nem érdemes pazarolni az idődet

Másik előny, hogy nem pazarolunk túl sok időt egy adott feladatra. Vannak napok, amikor nem vagyunk a legjobb formánkban, kevésbé kreatívak vagyunk a szokásosnál, vagy csak rossz napunk van. Gyakran például egy órát töltünk el olyan dologgal, ami normál esetben 15 percet venne igénybe. Ez nem hatékony, és ritkán elégít ki minket az ilyen cselekedetek gyümölcse. Akkor jön a timeboxing a segítségünkre.

Nem fejezted be a feladatodat a beállított 40 perc alatt? Nem probléma, ugyanannyi időt (vagy kevesebbet, ha már elkezdted a projektet) szentelhetsz neki a következő napon – valószínűleg akkor jobb formában leszel, és a probléma, amivel ma küzdöttél, holnap gyerekjáték lesz.

Vedd vissza az irányítást

A timeboxing módszerrel jobban fel vagy készülve a nagyobb projektek irányítására. Valószínűleg ismered azt az érzést, amikor egy nagy feladaton dolgozol, és elkezdesz a részletekre összpontosítani, esetleg túlzottan is. Ha annyira mélyen belemerülsz egy projektbe, hogy túl távol kerülsz ahhoz, hogy még lásd a projekt nagyobb képét, elveszíted a feladatod átfogó nézetét.

Ez nem okoz nehézséget, ha valami olyat csinálsz, amit te magad terveztél – jogod van megváltoztatni a dolgaidat és eltérni az eredeti tervtől. Gondok merülnek fel, amikor például valamit készítesz egy ügyfél megbízásából, aki konkrét elképzeléssel rendelkezik egy adott projektről. Akkor fennáll a valószínűsége, hogy olyasmit hozol létre, amit az ügyfeled elutasít.

Miért pazarolnál időt arra, hogy kétszer csinálj valamit, amikor elkerülheted? A timeboxing technika alkalmazásával a projekt minden szakaszát a kezdetektől valósítjuk meg, ami segít, hogy ragaszkodjunk a kezdeti feltételezésekhez, és még mindig fenntartsuk a feladat átfogó nézetét.

Önfegyelem – megtanulható

Ez a technika, a korábban említett előnyök mellett, egy gyakorlati bónusszal is rendelkezik a mindennapi életben. Ez azért van, mert nemcsak a hatékonyságunkat javítja, hanem az önfegyelmet és a megfelelő időgazdálkodást is tanítja, így nem pazaroljuk az időnket szükségtelen vagy irreleváns dolgokra, ha nem akarjuk.

Mikor a legjobb használni ezt a módszert?

A timeboxing a legjobban több szakaszból álló projektek vagy feladatok esetén működik, amelyek rövid időt vesznek igénybe, és ugyanabba az időkeretbe illeszthetők. Érdemes alkalmazni olyan kötelezettségek esetén is, amelyeknek előre látható befejezési időkerete van.

Azonban érdemes emlékezni arra, hogy a technológia ismerete önmagában nem minden. A cikk írása során szerzett tapasztalataim alapján azt tudom mondani, hogy megfelelő fókusz nélkül nem fogod tudni megtartani a time boxot. Gondoskodnod kell a megfelelő fókuszról, és nem szabad hagynod, hogy külső tényezők, mint például egy értesítés a telefonodon, egy kávémeghívás egy kollégától vagy egy gyors e-mail ellenőrzés elvonja a figyelmedet. Az örömök és más apróságok a time box befejezése után végezhetők el – a megelégedettség garantált (és empirikusan megerősítve a szöveg szerzője által)!

Ha szeretnél kapcsolatban maradni, csatlakozz a Facebook közösségünkhöz.