Hogyan kezeljük a munkahelyi időnyomást?

A munka intenzitása fárasztó lehet, ezért meg kell tanulnunk kezelni az időnyomást. A túlcsorduló mennyiségű azonnali feladat és határidő miatt képtelen vagy dönteni, hogy mit csinálj először, mert minden egyformán fontosnak tűnik. Ennek eredményeként még inkább elmerülsz a feladatokban, és csökken a termelékenységed és a motivációd. Ismerős? Ha igen, vegyél egy mély lélegzetet, és szánj 5 percet arra, hogy elolvasd cikkünket, hogy ne csak a munkád minőségét, hanem az életedet is javítsd.

Egy meglehetősen megnyugtató tény, hogy nem vagy egyedül ezzel a problémával – három emberből egy tapasztal munkával kapcsolatos stresszt, amely az időnyomásból fakad. Az Egyesült Államokban a munkavállalók 41%-a elismeri, hogy a stressz negatívan befolyásolja a termelékenységüket. Ez az adat megmutatja, hány ember képtelen még mindig megfelelően kezelni az időnyomást. Tehát hogyan birkózol meg ezzel a látszólag ismerős problémával?

Időnyomás a munkahelyen – tartalomjegyzék:

1. Szervezd meg az idődet
2. Prioritások felállítása
3. Ne halogass!
4. A megfelelő kommunikáció a siker kulcsa
5. És végül, de nem utolsósorban – regeneráció

Szervezd meg az idődet

Először is, meg kell szervezned magadat és az idődet. Míg a munkahelyi íróasztalod káosza nem jelenti a világ végét, a feladatok káosza hatékonyan gátolhatja a stabil és világos munkafolyamat kialakítását.

A feladatok listájának elsajátításához, amely gyakran dinamikusan változik, érdemes olyan eszközöket használni, amelyek segítenek ebben a folyamatban. Ezek általában teendőlistás, kanban és naptár alkalmazások.

A Firmbee egy olyan eszköz, amely ötvözi ezeket a funkciókat, és lehetővé teszi, hogy könnyedén irányítsd napi feladataidat. A rendszer átláthatósága lehetővé teszi, hogy könnyen megtervezzük az összes szükséges tevékenységet, és különböző kategóriákba csoportosítsuk őket. A figyelmeztetéseknek köszönhetően semmit sem fogunk elmulasztani, és a következő feladatok megjelölése biztosan pozitív hatással lesz a hangulatunkra.

Prioritások felállítása

Az időnyomás elleni küzdelemben egy másik tevékenység, amely segíthet, az prioritások felállítása. Ezen elv szerint dolgozva a legfontosabb feladatokra tudunk összpontosítani, és a kevésbé fontos, vagy elhalasztható feladatok nem maradnak el, hanem a prioritások után elvégzésre kerülnek. Ebben az esetben próbálj ki egy feladatok csoportosítási módszert. Ez a feladataid fontosság és típusa szerint történő felosztásából áll. Ezután lépésről lépésre végezheted el a hasonló típusú feladatokat – ez időt takarít meg, elégedettséget, kontrollérzést ad a munkád felett, és jótékony hatással lesz a mentális komfortodra.

Például a visszahívás és az e-mailekre való válaszadás – minden alkalommal, amikor egy üzenet érkezik, az e-mail fiókunkra pillantani zavaró, és eltérít a jelenlegi tevékenységeinktől. Jobb, ha a nap egy adott időpontját állítjuk be erre.

Ne halogass!

Természetesen ezt könnyű mondani, de nehéz megvalósítani. Azonban valóban nem érdemes halogatni. Ez arra kényszerít minket, hogy más feladatokra összpontosítsunk a legfontosabb rovására. A bizonyos felelősségek fontosságának tudatában lenni, de nem teljesíteni azokat, túlterheltnek érezzük magunkat. Ez halogatáshoz, befejezetlen feladatok hektikus átrendezéséhez vezethet, ami a munkánk hatékony elvégzésének képtelenségéhez vezet.

Amikor olyan feladatokhoz közelítesz, amelyek sok munkát igényelnek, ne tekintsd őket egy egésznek. A szakaszokra bontás lehetővé teszi, hogy gyorsabban lásd a cselekedeteid eredményeit, és megszabadulj a túlterheltség érzésétől. A konkrét szakaszok látása a teljes feladat helyett kezelhetőbbé teszi, így nem halogatsz. Ennek a módszernek egy további előnye lehet a szorgalom a cselekedeteidben.

A megfelelő kommunikáció a siker kulcsa

Nincs rosszabb a gyenge vagy a hiányzó kommunikációnál. Nem arról van szó, hogy folyamatosan irányítsuk az összes feladatot, de érdemes a felettessel tisztázni, hogy mi szükséges most, és mi várhat. Ha ez hiányzik, akkor elveszettnek érezhetjük magunkat a felhalmozódó feladatok folyamatos áramlásában. Ha nem tudod, hogyan kezelj valamit, ahelyett, hogy ezen gondolkodnál és időt pazarolnál, ami gyakran nagyon kevés, kérdezz! Néha jobb segítséget kérni, mint később a feletteseid haragjával szembesülni.

A munkatársak közötti kommunikáció szintén kulcsfontosságú. Ha a felelősségek megosztása világos, könnyebb lesz érvényesíteni a szükségleteinket, és konzultálni az érintett személlyel problémák esetén. Ez kölcsönös motivátorként is működhet – amikor együttműködünk és látjuk ezeknek a cselekedeteknek az eredményeit, az elégedettség arra ösztönöz minket, hogy folytassuk a munkát.

Időnyomás a munkahelyen? – Ne feledkezz meg a regenerációról

Nem feledkezhetsz meg a regenerációról. Az energiát nem csak az irodába hozott ebédládákból nyered. Ha úgy érzed, hogy a stressz rossz hatással van rád, és az időnyomás elviselhetetlenné válik – ez jelzi, hogy pihenésre van szükséged. Nem, nem arra ösztönözünk, hogy mindent dobj el egy hirtelen vakációért – inkább figyelj a napi szokásaidra.

A megfelelő alvás elegendő mennyiségű alvás az alapja a megfelelő működésnek – fáradtan és 7-8 óra alvás nélkül nem leszünk olyan kreatívak és hatékonyak, mint amilyeneknek a munkánk megköveteli. Egy másik tényező, amit sokan még mindig elfelejtenek, a megfelelő hidratálás és táplálkozás. Úgy érzed, hogy 3 kávéra van szükséged, és még csak nem is ebédidő van? Igyál zöld teát, töltsd fel a vízpalackodat, nyúlj a dióhoz vagy egy másik tápláló snackhez.

Ne feledd, hogy a munka nem minden. Az utóbbi időben sokat beszéltek a munka-magánélet egyensúlyról, és míg van egy hit, hogy “dolgozz azzal, amit szeretsz, és soha többé nem kell dolgoznod“, sokan nem értenek egyet ezzel. A munkaéletben élve könnyű elveszíteni a személyes élet élvezetét, végül is ezt egy karrierrel helyettesítjük. Természetesen vannak olyan szakmák, ahol ez az elv működhet, de még a legélvezetesebb munka is munka marad. Az önmagunkkal való törődésnek fontos részét kell képeznie az életnek – a mentális egészség kontextusában is. Ne felejtsd el ápolni a szenvedélyeidet, a szeretteiddel való kapcsolataidat és önmagaddal való kapcsolatodat.

Olvasd el: Hogyan csökkentsd a digitális stresszt, ami a távmunkásokat kíséri?!

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon és a Twitteren!