Hogyan küldjünk számlát? Hasznos eszközök

Minden szabadúszó, kisvállalkozó vagy vállalkozó havonta számlákat állít ki. Ezek szükségesek a végzett munka vagy a szállított áruk ellenértékének megkapásához. De egy ilyen dokumentum kiállítása önmagában nem garantálja a kifizetést. A teljes sikerhez szükséges, hogy eljuttassuk azt a megbízóhoz. Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan küldhet el egy számlát, és milyen eszközök különösen hasznosak ebben a folyamatban.

Hogyan küldjünk számlát – tartalomjegyzék:

1. Hogyan küldjünk papíralapú számlát?
2. Hogyan készítsünk elektronikus formájú számlát?
3. Hogyan készítsünk és küldjünk PDF fájlt számlával?
4. Hogyan segíthet egy számlázó alkalmazás?

Hogyan küldjünk papíralapú számlát?

Bár az internet véglegesen megvetette a lábát otthonainkban és irodáinkban, a számlák túlnyomó többségét hagyományos postai úton küldik el. Az E-Számlázás / E-Számlázás jelentés szerint a számlák 90%-a papíralapú formában érkezik a címzettekhez.

Sajnos ennek vannak hátrányai. Az egyik ilyen a levél címzett címére történő eljuttatásához szükséges idő. A szállítás során figyelembe kell venni az egész folyamatot, amely a kifizetéshez vezet. Ne feledje, hogy meglehetősen sok ember ragaszkodhat a papíralapú dokumentumokhoz. Elvárják, hogy számlákat csak ebben a formában biztosítson. Be kell vallani, hogy talán néhányat meggyőzhet az elektronikus számlázásról, de más esetekben alkalmazkodnia kell az ügyfelei kívánságaihoz.

A papíralapú számla küldéséhez szükséges eszközök többsége bármely irodában elérhető. Szüksége lesz egy nyomtatóra csatlakoztatott számítógépre, irodai szoftverre és borítékokra. Bár kézzel is kiállíthat egy számlát egy külön erre a célra készített formanyomtatványon, sokkal könnyebb elektronikus dokumentumokon dolgozni.

Szövegszerkesztő vagy táblázatkezelő segítségével elkészíthet egy dokumentumot, amely tartalmazza az összes szükséges elemet. Ezután ki kell nyomtatnia, borítékba kell tennie, címkéznie kell és el kell küldenie. A legnépszerűbb szövegszerkesztők lehetővé teszik a borítékok nyomtatását, így nem kell szenvednie a cím kézzel történő írásával. Csak annyit kell tennie, hogy vásárol egy bélyeget, és elküldi a levelet a megbízónak.

Hogyan készítsünk elektronikus formájú számlát?

A papíralapú dokumentumok alternatívája az e-számla. Nincs szüksége külön szoftverre a létrehozásához, mivel a mindennap használt egyszerű táblázatkezelő vagy szövegszerkesztő elegendő. A hagyományos postai úton küldött dokumentumhoz hasonlóan először létre kell hoznia egy számlát, csak éppen a nyomtatás helyett el kell mentenie a létrehozott fájlt.

Kerülje a DOC vagy XLS formátumokat, mert bár ezek elterjedtek és könnyen megnyithatók, van egy nagy hátrányuk – az ilyen módon elkészített dokumentum könnyen szerkeszthető. Be kell vallani, hogy van lehetősége jelszóval védeni az ilyen fájl szerkesztését, de jobb egy bevált megoldást használni – a PDF fájlokat. Egy ilyen dokumentum küldésével biztos lehet benne, hogy senki sem fog beavatkozni a tartalmába.

Hogyan készítsünk és küldjünk PDF fájlt számlával?

PDF fájl létrehozásához választhat az interneten elérhető konverterek közül, például az Adobe Acrobatot. Csak válassza ki a korábban DOC fájlban mentett számlát, és a program automatikusan elvégzi a PDF-re való konvertálást. A számítógép beállításaitól és a szövegszerkesztő/táblázatkezelő lehetőségeitől függően már a programon belül is választhatja a fájl PDF formátumban való mentésének lehetőségét.

Az így elkészített dokumentumot csatolmányként adja hozzá egy e-mailhez. Jó ötlet ezzel a lépéssel kezdeni az üzenet létrehozását az ügyfél számára. Ez biztosítja, hogy ne küldjön e-mailt csatolmány nélkül. Az üzenet címében feltüntetheti a projekt nevét, amelyhez a számla kapcsolódik. Az e-mail tartalmának rövidnek és lényegre törőnek kell lennie, de ne feledje, hogy meg kell tartania a udvarias hangnemet. Megköszönheti a korábbi együttműködést, bátoríthatja őket a jövőbeli szolgáltatások igénybevételére, és részszámla esetén jelezheti, hogy a munka mely szakaszához kapcsolódik.

Hogyan segíthet egy számlázó alkalmazás?

Ez egy olyan eszköz, amely jelentősen megkönnyíti a számlák küldését, mert a legszélesebb választékot kínálja. Ha olyan cégekkel dolgozik, amelyek papíralapú dokumentumokat igényelnek, egyszerűen kiállítja, kinyomtatja és postai úton elküldi a számlát az ügyfél kívánságainak megfelelően. Az előny az Ön számára, hogy egy ilyen alkalmazás kész számlasablonokat kínál, így biztos lehet benne, hogy megfelelnek az országának előírásainak.

A VAT-kulcsokkal vagy a számítások és összesítések helyességével sem kell aggódnia. Csak válassza ki a megfelelő adókulcsot, adja meg az áruk/szolgáltatások nettó értékét, és a program kiszámítja az áru értékét az adóval együtt.

A ingyenes számlázó alkalmazással könnyedén küldhet e-számlákat közvetlenül azoknak a megbízóknak az e-mail fiókjába, akik elfogadják ezt a kommunikációs formát. Egy ilyen dokumentum azonnal PDF formátumban mentésre kerül, így nem lesz problémája egy ilyen fájl formátumának átkonvertálásával, amely biztosítja az adatok integritását. Az így elkészített számlát szó szerint néhány kattintással elküldheti. Nem kell bejelentkeznie az e-mail fiókjába – mindent elvégezhet az alkalmazáson belül. Megadhatja az üzenet tárgyát, kitöltheti a tartalmát, vagy használhat egy előkészített sablont, ami időt takarít meg és jelentősen lerövidíti a munkáját.

Fontos, hogy soha többé ne küldjön e-mailt csatolmány nélkül, mert a “küldés” gombra kattintva a kiállított számla automatikusan csatolva van az üzenethez. A szokásos e-mailekhez hasonlóan kiválaszthatja az üzenet címzettjét, további címzetteket adhat hozzá, és akár rejtett másolatot is küldhet. Ez praktikus, ha nagy cégekkel dolgozik, mert a számlát elküldheti annak a személynek, akivel a projekten dolgozik, és közvetlenül a könyvelési osztálynak is.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.