Andy Nichols
Üzletet vezetni elválaszthatatlanul összefonódik a számlák kiállításával, és ezek mindenféle formában és méretben megjelennek. Néhány ismerős, míg másokat csak ritkán kell kiállítanunk. Mindazonáltal, mint szakemberek, tudnunk kell, hogyan válasszuk ki és állítsuk ki a különböző típusokat. Ez a cikk a szükséges alapokat fogja körvonalazni, hogy segítsen megkülönböztetni és gyorsan kiválasztani a megfelelő típusú számlákat.
Számlatípusok – tartalomjegyzék
- Proforma számla
- Előlegszámla
- Értékesítési számla
- Ismétlődő számla
- Részszámla
- Végszámla
- Összesítő számla
- Hiteljegy
- Tartozásjegy
- ÁFA-számla
Proforma számla
A proforma számla, vagy ahogy egyesek mondják, előzetes számla, egy olyan megoldás, amely a vásárlók számára bemutatja az ajánlatát. Ha elfogadják a feltételeit, kifizetik a számlát, és Ön teljesítheti a részletezett árukat vagy szolgáltatásokat.
Ha a vásárlók nem fogadják el a feltételeit, nem kell kifizetniük. Ennek az az oka, hogy a proforma számlák kiállítása nem kötelezi a vásárlókat a kifizetésre, és nem keletkeztet adókötelezettségeket sem.
Milyen feltételek vonatkoznak tehát egy ilyen kötelezettségre? Csak akkor, ha a vásárló kifizeti a proforma számlát. Ilyen esetben normál számlát kell kiállítania, és meg kell fizetnie az eladással kapcsolatos összes adót. Amit kap, az a pénz, még a rendelés feldolgozása előtt. Mi a helyzet a vásárlóival? Ők is profitálnak, mivel a proforma számla lehetővé teszi számukra, hogy könnyen és szabadon összehasonlítsák több cég ajánlatait, hogy kiválasszák a megfelelőt.
Előlegszámla
Első pillantásra az előlegszámla hasonlít a proforma számlára. De ha jobban megnézi, észre fogja venni, hogy eltérnek. Az előlegszámla kifizetési kötelezettséget von maga után, míg a proforma számla csupán egy javaslat egy adásvételi szerződés megkötésére.
Mikor jó választás az előlegszámla? Határozottan akkor, ha jelentős, az Ön szempontjából pénzügyi forrást kell elköteleznie a rendelés teljesítéséhez. Az előlegszámla lehetővé teszi, hogy a vásárlótól a termékek vagy szolgáltatások értékesítése előtt részesedést kapjon. Ez pozitív hatással lesz a likviditására, különösen nagy megrendelések feldolgozása során. Az értéket beállíthatja a teljes rendelés egy meghatározott százalékaként. Ez nagyobb bizonyosságot ad arról, hogy a vásárlói nem lépnek vissza a szerződéstől, mert akkor elveszítenék a már kifizetett pénzt.
Értékesítési számla
Ismétlődő számla
Ez a számlatípus nagyon gyakori a szolgáltatások nyújtásánál. Minden előre meghatározott időszakban kiállítják. Leggyakrabban ez egy hónap, de találkozhat heti, negyedéves vagy éves számlákkal is. Ezek általában különböző előfizetések esetén fordulnak elő.
A havi díjat előre meghatározzák, így azonnal tudja, hogy mekkora összeget kell kifizetnie. Ez a jellemző az ismétlődő számlák esetében nagyon megkönnyíti az ilyen típusú számlák kiállításának automatizálását. Egy számlázó alkalmazás használatával az ismétlődő számlák kiállításának folyamata valóban egyszerűvé válhat. Csak annyit kell tennie, hogy megad néhány szükséges adatot, és a következő számlák automatikusan generálódnak. Milyen adatok szükségesek ehhez? Általában a következő információk elegendőek:
- vásárlói adatok,
- információ arról, hogy mire vonatkozik a számla,
- a számla összege,
- mikor kell kiállítani a következő számlát,
- a kifizetés dátuma.
Az ismétlődő számlák esetében minden egyes következő számla nagyon hasonló az első kiállított számlához. Különbözni fognak a szám, a kiállítás dátuma és az értékesítés, valamint a lejárati dátum alapján. Ha tudja a vásárlói e-mail címeket, a számlázó szoftvere automatikusan is elküldheti ezeket a számlákat, ami biztosan rengeteg időt takarít meg Önnek.
Részszámla
Nagy projektek esetén a részszámlák népszerűek. Ilyen helyzetben a megállapodott munkát szakaszokra osztják. Amikor egy adott szakasz teljesül, kiállít egy részszámlát. Ez a számlázási módszer mind az áruk szállítására, mind a szolgáltatások nyújtására vonatkozik. A legjobb, ha a kifizetési ütemtervet korábban, már a szerződés aláírásának szakaszában megállapítja. Így előre tájékoztatja az ügyfeleit anélkül, hogy meglepné őket a kiállított számlával.
Mik a részszámlák előnyei? Nagyobb likviditást biztosítanak Önnek, míg az ügyfele elkerüli a nagyon nagy számlát a teljes rendelés befejezése után, mivel a kifizetések részekre oszlanak és időben eloszlanak.
Végszámla
Ez a számlatípus jellemzően a rendelés befejezése után fordul elő. Előlegszámlákkal vagy részszámlákkal együtt is érkezhet. A végszámlát úgy állítja ki, hogy kiszámolja az összeget, amely a kiállított és rendezett számlák eddigi összegének és a szerződés teljes összegének a különbsége. Hogyan kell ezt csinálni? Le kell vonnia a projektért kiállított előleg- vagy részszámlák értékét a projekt teljes értékéből.
Összesítő számla
Az összesítő számla praktikus, amikor egy vásárló több rendelést adott le Önnek. Nem szükséges külön számlát kiállítani minden egyes rendeléshez. Ebben az esetben használhat egy összesítő számlát. Természetesen ahhoz, hogy ez a megoldás előnyös legyen az Ön számára, az egyes rendelések nem nyújthatók el időben. Miért? Emlékeznie kell arra, hogy a pénzt csak egy idő után kapja meg a számla kiállítása után. Ezért, ha túl sokáig vár az összesítő számla kiállításával, a pénz a befejezett rendelések után kerül jóváírásra a számláján.
Gyakorlatilag egy összesítő számlát ütemezhet minden bizonyos időszakra, például egy hétre vagy egy hónapra. A hét vagy hónap végén összeállítja az összes rendelést, amelyet az adott vásárlónak készített, és elkészít egyetlen összesítő számlát. Ezt a típusú számlát akkor is használhatja, amikor egy vásárló rendelést adott le, de később valami mást is hozzáadott. Ebben az esetben nem szükséges két külön számlát kiállítania, hanem mindkét rendelést belefoglalhatja az összesítőbe.
Hiteljegy
A hiteljegy egyfajta hitelszámla. Általában akkor használják, amikor egy vásárló visszaküldött egy terméket, kifizetett egy terméket, de szeretné lemondani a rendelést, vagy sérült vagy alulméretezett árut kapott, amely árengedményt von maga után. Ezt a jegyet akkor is kiadhatja, amikor szeretne egy vásárlónak további kedvezményt adni, miután a rendelése teljesült és kifizették. Akkor is alkalmazható, ha egy számla helytelen és inflált összesítőt tartalmaz, így kiigazításokat igényel.
A hiteljegy azt jelenti, hogy az eladó pénzt tartozik a vevőnek. Ez egy megerősítés az eladótól, hogy valamilyen formában hitelt adott a vevőnek. A vevő ezt a hitelt felhasználhatja jövőbeli vásárlásokra, vagy kérheti a visszatérítést.
Tartozásjegy
Ez az a típusú korrekciós számla, amelyet egy vásárlónak küld, amikor hibát vétett az eladott áruk vagy szolgáltatások értékének alábecsülésében. A tartozásjegy azt jelenti, hogy a számla összegén felül a vásárló még az összeget is tartozik, amelyért a jegy ki lett állítva. A különbség a hitel- vagy tartozásjegy és a normál számla között az, hogy a normál számlát akkor küldik, amikor az árukat vagy szolgáltatásokat eladják. A hitel- vagy tartozásjegy azonban a normál számla kiállítása után fordul elő, hogy kiigazítsa a számlán feltüntetett összegeket.
ÁFA-számla
Azokban az országokban, ahol van ÁFA (értékesítési adó), egy nagyon gyakori számlatípus az ÁFA-számla. Ez dokumentálja az áruk és szolgáltatások értékesítését olyan entitások által, amelyek ÁFA-alanyok. Ez általában a legtöbb olyan cég, amely ilyen országokban működik. Érdekes módon, még ha az Ön országában nincs is ÁFA, ha árukat vagy szolgáltatásokat értékesít olyan országokba, ahol van ÁFA, előfordulhat, hogy ki kell állítania egy számlát, amely tartalmazza az ÁFÁ-t.
Olvassa el ezt is: 5 gyakori számlázási hiba
Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon a mi szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.
Andy Nichols
Egy problémamegoldó, aki 5 különböző diplomával és végtelen motivációs tartalékkal rendelkezik. Ez teszi őt tökéletes vállalkozóvá és menedzserré. Amikor alkalmazottakat és partnereket keres, a világ iránti nyitottságot és kíváncsiságot tartja a legfontosabb tulajdonságoknak.
