Minden nap az alkalmazottaknak sok feladatot kell elvégezniük. Sok közülük ismétlődő, szinte automatikusan végrehajtott, és unalmas vagy megterhelő rutinokká válik, amelyek sima ügyekké válnak. Tehát hogyan lehet automatikusan elvégezni a rutin feladatokat?

Rutin feladatok – tartalomjegyzék:

  1. Időgazdálkodás
  2. A leggyakoribb feladatok – automatikusan
  3. Hogyan válaszoljunk automatikusan az e-mailekre
  4. Közösségi média – bejegyzések
  5. Hozzáférés az információkhoz
  6. Kutatás
  7. Rutin feladatok – összefoglalás
  8. Rutin feladatok – Kulcskérdések

Időgazdálkodás

A legfontosabb kérdés a rutin tevékenységek ésszerű megközelítése a megfelelő időgazdálkodási intézkedések keretein belül. Kulcsfontosságú, hogy a munkanapot úgy ütemezzük, hogy a feladatokat megfelelő időpontokban végezzük el. Az automatizálás (vagy röviden, bizonyos dolgok “természetes módon” történő elvégzése) lehetővé teszi, hogy jobban összpontosítsunk azokra a feladatokra, amelyek több munkát és figyelmet igényelnek.

A leggyakoribb feladatok – automatikusan

A leggyakoribb ismétlődő feladatok az adminisztratív ügyek. Ezek közé tartozik például az irodai órák teljesítése, az e-mailek ellenőrzése vagy rövid közösségi média bejegyzések készítése.

rutin feladatok infografika

Hogyan válaszoljunk automatikusan az e-mailekre

A valós idejű kommunikáció kiszorítja a napi írást és az e-mailekre való válaszadást. Sajnos, az alacsony kapcsolati fokú ügyfeleknek vagy üzleti partnereknek írásban történő megkeresése nem teszi lehetővé az azonnali üzenetküldés használatát. De ez nem teljesen a lényeg. A fontos dolog az, hogy minél több kapcsolatunk legyen bármelyik kommunikációs alkalmazásunkban. Azok az emberek, akikkel a legtöbb időt töltjük el beszélgetéssel, közvetlen felettesek/alkalmazottak, rendszeres munkatársak. Jó ötlet csoportbeszélgetéseket létrehozni, amelyek csak a projekthez kifejezetten érintett személyeket tartalmazzák. Így a lényeg – azaz az üzenetek visszaírása – automatikussá válik, és szerves részévé válik a napi feladatainknak.

Közösségi média – bejegyzések

Ha a feladataid közé tartozik a népszerű platformokon való posztolás, győződj meg róla, hogy a munka szervezett. Gyakran szükség van arra, hogy a céged tábláját naponta frissítsd. Ezért, ha lehetséges, ütemezz előre néhány bejegyzést. Így bár először több időt fogsz eltölteni, néhány napra elhalaszthatod ezt a napi rutint, és fontosabb ügyekkel foglalkozhatsz.

Természetesen ez nem mindig lehetséges. Az események, amelyekre reagálnod kell a közösségi médiában, kiszámíthatatlanok. Mégis, az időszakosan, rutinszerűen ismétlődő dolgok – könnyen megtervezhetők jó előre.

Hozzáférés az információkhoz

Néhány iparágban az alkalmazottaknak lépést kell tartaniuk a világ eseményeivel. A híroldalak sokasága megterhelő lehet. Ezért jó ötlet kiválasztani néhány olyan oldalt, amely a számodra legrelevánsabb információkat kínálja, és engedélyezni a push értesítéseket. Ez segít elkerülni a felesleges tartalom túlzott mennyiségét.

Kutatás

Gyakran szükség van kutatásra. Ahogy tudod – órákat tölthetsz ezzel. Ezért érdemes egy virtuális asszisztenst igénybe venni, mint például a Google Alerts, amely értesít minket a fontos dolgokról, figyelemmel kíséri a különböző változásokat, és automatikusan küld nekünk információt az e-mail fiókunkba.

Rutin feladatok – összefoglalás

Természetesen a leegyszerűsítések és automatizmusok példái megsokszorozhatók. Hasznos eszközök igénybevétele és a jelentősebb feladatokra való összpontosítás biztosan segít gyorsabban elérni a céljainkat.

Olvasd el ezt is: Miért van szükséged időblokkoló alkalmazásra? A legjobb 8 alkalmazás 2021-ben!

Ha szeretnél kapcsolatban maradni, csatlakozz a Facebook közösségünkhöz!

Caroline Becker

Projektmenedzserként Caroline szakértő az új módszerek megtalálásában, amelyek a legjobb munkafolyamatok megtervezésére és a folyamatok optimalizálására szolgálnak. Szervezési készségei és a nyomás alatt végzett munka iránti képessége teszik őt a legalkalmasabb személyré, aki bonyolult projekteket valóra tud váltani.

View all posts →

The most important questions

  1. Mi az automatizálás?

    Ez egy olyan folyamat, amelyet arra terveztek, hogy a kijelölt feladatokat gyorsabban és rendszeresen végezze el.

  2. Mi segít az automatizálásban?

    A saját tevékenységeid előre tervezése és a rendelkezésre álló eszközök választéka

  3. Ki fog a legjobban profitálni a feladatok automatizálásából?

    Alapvetően bármely alkalmazott, aki a fő feladatai mellett mellékfeladatokat is ellát, amelyek kevésbé fontosak, de egyben gondos elvégzést igényelnek.