Hatékony szerződéskezelés. 3 elengedhetetlen elem a szervezete számára

Mi az a szerződéskezelés?

A szerződéskezelés a különböző típusú szerződések tervezésének, tárgyalásának, aláírásának, végrehajtásának és nyomon követésének folyamata, amelynek célja a kapcsolatok kiépítése ügyfelekkel, beszállítókkal, alkalmazottakkal vagy üzleti partnerekkel. Ennek a folyamatnak a célja, amelyet egyetlen alkalmazott vagy egy egész osztály végezhet, a szervezet méretétől függően, hogy biztosítsa, hogy minden szerződést hatékonyan és a feltételeiknek megfelelően hajtsanak végre. A folyamat azzal kezdődik, hogy azonosítják a szervezet igényeit, kiválasztják a beszállítókat, és meghatározzák a megállapodás feltételeit, majd azzal zárul, hogy értékelik a szerződés előrehaladását, és szükség esetén lépéseket tesznek a felmerülő problémák megoldására.

A szerződéskezelés előnyei

A szerződéskezelés segít a szervezetnek elérni üzleti céljait. Azonban ez nem az egyetlen előny, amely a gondosan kidolgozott szerződéskezelési stratégiához kapcsolódik. A folyamat emellett segít:

• A kockázat csökkentése – a titoktartási vagy adatvédelmi rendelkezések hozzáadása jelentősen csökkentheti a vállalkozások kockázatát,
• A költségek optimalizálása – a szervezetek jelentősen csökkenthetik a szolgáltatások és ellátmányok költségeit a megkötött szerződések feltételeinek gondos elemzésével és tárgyalásával,
• A működési hatékonyság növelése – a vállalkozások jelentősen javíthatják termelékenységüket a beszállítók és üzleti partnerek teljesítményének nyomon követésével és értékelésével a megkötött szerződések feltételei alapján,
• Erős kapcsolatok kiépítése az érdekelt felekkel – a határidők betartása és a szerződés feltételeinek teljesítése pozitív hatással van a munkavállalókkal, partnerekkel vagy beszállítókkal való kapcsolatokra,
• A vállalat érdekeinek védelme – a vonatkozó jogszabályoknak és előírásoknak megfelelő szerződések megfogalmazása megvédi a vállalatokat a potenciális jogi következményektől.

A szerződéskezelés kulcsfontosságú elemei

Számos hosszú távú előnyt hozhat a szervezetek számára. De ez nem fog megtörténni hatékony szerződéskezelési stratégia nélkül. Íme a sikeres szerződéskezelési folyamat három kulcsfontosságú eleme:

1. Világos szabályok és eljárások megállapítása

A kis- és nagyvállalatoknak is rendelkezniük kell egy szerződési politikával, amely meghatározza a célokat, felelősségeket és eljárásokat a szerződések tervezésére, tárgyalására, aláírására és végrehajtására. Az ilyen dokumentumnak világosnak és átláthatónak kell lennie, azaz minden érintett számára érthetőnek. Ezenkívül frissíteni kell, például amikor problémák merülnek fel a folyamat végrehajtása során, vagy amikor új gyakorlatok jelennek meg az iparágban.

2. Szerződéskezelési rendszer bevezetése

A hatékony szerződéskezelés megköveteli, hogy a szervezet rendelkezzen egy központi adatbázissal vagy rendszerrel, ahol az összes szerződést tárolják, lehetőleg típus, lejárati dátum, érték és egyéb releváns kritériumok szerint kategorizálva. Az ilyen centralizáció és kategorizálás nagymértékben megkönnyíti a szervezeten belül végrehajtott folyamatokat.

Ebben az esetben a Firmbee-ben elérhető CRM eszköz hasznos lesz, lehetővé téve az ügyfél- és alvállalkozói adatok tárolását és rendszerezését egyetlen, könnyen hozzáférhető helyen. A rendszer emellett lehetővé teszi a szerződések állapotának nyomon követését és címkék létrehozását. Ráadásul a Firmbee ingyenes számlázó alkalmazást kínál bármilyen pénznemhez, adókulcshoz vagy kedvezményhez. Próbáld ki a Firmbee-t ingyen!

3. A feltételek és határidők nyomon követése

A szervezeteknek folyamatosan figyelemmel kell kísérniük a megkötött hosszú távú szerződések feltételeit, és lehetőségeket kell keresniük kedvezőbb feltételek biztosítására. Az újratárgyalások segíthetnek a szerződések alkalmazkodásában a fejlődő igényekhez (pl. a gazdaság változásakor). Ráadásul lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy szoros figyelemmel kísérjék a szerződések lejárati dátumait, így tervezhetnek és cselekedhetnek, ahogy ezek a dátumok közelednek.

Összefoglalás

A hatékony szerződéskezelés kritikus fontosságú a vállalatok működéséhez minden iparágban. Egyrészt a vállalkozás napi működésének része, másrészt elengedhetetlen a kitűzött üzleti célok eléréséhez (még ha nem is közvetlenül). Egy dinamikus üzleti környezetben azok a szervezetek, amelyek hatékony szerződéskezelési folyamatot alakítottak ki, képesek gyorsan reagálni a piaci változásokra, minimalizálni a meglévő kockázatokat, és nagyobb működési hatékonyságot elérni. Ennek eredményeként ez a folyamat egy erőteljes eszköz a versenyelőnyük kiépítésére.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a mi szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.