Mi a munkakör-elemzés? 7 legjobb technika a munkakör-elemzés elvégzéséhez a HRM-ben

Mi az a munkaköri elemzés? Hallottál már erről a kifejezésről, tudod, mit kell tenned ahhoz, hogy elemezd egy alkalmazott pozícióját? Ha nem tudsz a munkaköri elemzésről – itt az ideje, hogy bepótold – olvasd el a cikket, és tudj meg többet a munkaköri elemzés definíciójáról és a legjobban ismert technikákról, amelyeket a munkakörök értékelésére használnak.

Mi az a munkaköri elemzés? – tartalomjegyzék:

1. Mi az a munkaköri elemzés?
2. Munkaköri elemzés
3. A munkaköri elemzés technikái
4. Képességelemzés
5. Kompetenciaelemzés
6. Összefoglalás

Mi az a munkaköri elemzés?

A munkaköri elemzés egy olyan értékelési folyamat, amely magában foglalja a konkrét munkakörhöz szükséges szerepet és kompetenciákat. Ez az egyik legfontosabb módszer az emberi erőforrások kezelésében bármely szervezetben. Az elemzés célja több szempontból és céllal bír: a munkakör leírása, a karrierfejlesztési útvonal tervezése, a munkahelyi szervezés, a kiválasztás és toborzás, a munkakörök értékelése és a bérstruktúra előkészítése a vállalatban.

A munkaköri elemzés magában foglalja a megadott munkakörhöz kapcsolódó információk rendszerszintű gyűjtését, a hangsúlyt pedig a vállalatnál betöltött pozíció előnyeire helyezi. Ezenkívül a munkaköri elemzés a munkakörben dolgozó személy által szükséges készségekre és tudásra összpontosít.

Munkaköri elemzés

A munkakör elemzésének információt kell nyújtania a részletes kérdésekkel kapcsolatban, mint például:

• Mire való a munkakör?
• Mik a feladatok terjedelme?
• Miért felelős az alkalmazott?
• Milyen szintű hatékonysága van a folyamatban lévő tevékenységeknek?
• Mi a jelentési vonalak struktúrája?
• Mik a motiváló tényezők?
• Mik a munkahelyi körülmények, munkahelyi felszerelés és ergonómia?

A munkaköri elemzés egy olyan gyakorlat, amelynek célja a konkrét információk összegyűjtése. Az elemzés első lépése a vállalat dokumentációjának felhasználása, hogy többet tudjunk meg az üzletről, annak céljairól, eljárásairól és szervezeti felépítéséről.

A következő lépésben a munkakör, a feladatok, a folyamatban lévő tevékenységek és a pozíció általános célja kerül vizsgálatra. Ezen a ponton hasznos, ha beszélgetést folytatunk a részleg vagy szekció vezetőjével és az alkalmazottakkal. Előnyös, ha az alkalmazottakat arra kérjük, hogy vezessenek naplót a folyamatban lévő tevékenységekről egy-két hétig. A munkahely megfigyelése is hasznos, akárcsak a munka árnyékolása a nap folyamán.

A munkaköri elemzés technikái

Sokféle munkaköri elemzési technika létezik, amelyek segítenek az adatok gyors és hatékony gyűjtésében.

• Beszélgetés – általában az alkalmazottakkal folytatott beszélgetés. Az összegyűjtött adatokat a vezetővel vagy csapatvezetővel kell ellenőrizni. A legfontosabb szempontok: a függetlenség szintje, a tipikus problémák, a nehézség szintje, a szükséges képesítések, a szükséges készségek. Előnyök: rugalmasság, egyszerűség. Hátrányok: időigényes, fáradságos információelemzés.

• Kérdőívek – az alkalmazottak töltik ki, a vezető vagy csapatvezető ellenőrzi. Itt kulcsfontosságú a kérdőív megfogalmazása, amelynek egyszerű, átlátható, érthető kérdéseket kell tartalmaznia. Előnyök: hasznos sok munkakör elemzéséhez, sok időt megtakarít. Hátrányok: a kérdőív előkészítése időigényes, az eredmények pontossága a kérdőív minőségétől és a válaszadók értelmezési készségétől függ.

• Checklist – ebben a módszerben a kérdőív egy speciális típusa kerül felhasználásra. A kérdőív erősen struktúrált, és csak olyan kérdéseket tartalmaz, amelyek megkövetelik a válaszadótól, hogy „igen” vagy „nem” választ adjon. A válaszadók csak ellenőrizhetik vagy értékelhetik a munkakör jellemzőit. A checklist alapja lehet egy hosszú kérdés-lista, amelyből az alkalmazottak csak azokat a feladatokat jelölik meg, amelyek a munkájukhoz kapcsolódnak. Előnyök: egyszerűség, sok különböző munkakörhöz alkalmas. Hátrányok: a checklist előkészítése időigényes, nem alkalmas kis résztvevői csoportok számára.

• Megfigyelés – folyamatos jelenlétet igényel a munka során, amikor a munkával kapcsolatos teljes információt gyűjtik: a feladatok időtartama, módszerek, eljárások – mindez megfigyelés során monitorozható. Előnyök: hasznos kulcsfontosságú pozíciók esetén, objektivitás. Hátrányok: nagyon időigényes, nem alkalmas minden olyan pozícióra, amely mentális tevékenységeket foglal magában, amelyek nem megfigyelhetők.

• Önleírás – az alkalmazott által írt leírás a munkakörről és az összes feladatról. Előnyök: nincs előkészítési szakasz, kiterjedt összehasonlító anyag. Hátrányok: nehézségek a leírás megírása során, szubjektivitás, szükség van képzésre vagy iránymutatások biztosítására a feladat előtt.

• Naplók és jelentések – napi rendszerességgel vezetett, a tipikus napot óráról órára leíró naplók. Az ilyen naplókat minden munkanap után el lehet készíteni. A naplók különösen hasznosak a vezetői pozíciók esetén. Előnyök: nincs előkészítési szakasz, kiterjedt összehasonlító anyag. Hátrányok: nehézségek a leírás megírása során, szubjektivitás, szükség van képzésre vagy iránymutatások biztosítására a feladat előtt.

• Feladatok hierarchikus elemzése – a feladatokat hierarchikus feladat- és alfeladatkészletekre osztja. Ez a módszer világosan és átláthatóan mutatja be az összes feladatot, leírja a működési normákat és a munkakörülményeket. Általában kék galléros pozíciókhoz használják. Előnyök: részletes célanalízis világos megvalósítási úttal. Hátrányok: időigényes, magas kompetenciát igényel az elemzőtől.

Képességelemzés

A munkaköri elemzés következő szakasza a megadott munkakörhöz szükséges készségek vizsgálata. Az ilyen vizsgálat fő célja az információk megszerzése a szükséges készségekről, amelyek ahhoz szükségesek, hogy elérjünk egy bizonyos hatékonysági szintet. A pozíciót főként a pozícióhoz szükséges készségek és képességek szempontjából elemzik. A képességelemzést főként irodai és manuális munkákhoz alkalmazzák, olyan technikák felhasználásával, mint:

• A munka elosztása – a pozíció elemzése az összes feladat, folyamat és kötelezettség felosztásával.
• A manuális készségek elemzése – tapasztalt munkavállalók megfigyelése munka közben, a mozdulatok és testhelyzetek részletes leírása.
• Feladat elemzése – az elemzés célja a lehetséges nehézségek felderítése és a kapcsolódó képzési technikák kidolgozása.
• Hibák elemzése – a megadott pozícióval kapcsolatos tipikus hibák elemzése, különösen azok, amelyek pénzügyi következményekkel járnak.
• A tanulási képességek elemzése – a tanulási képességek értékelése, amelyek segítenek kielégítő eredmények elérésében.

Kompetenciaelemzés

A kompetenciaelemzés a munkavállaló viselkedési és funkcionális képességeivel kapcsolatos. Az elemzés általában a megadott munkakörhöz szükséges kompetenciákra összpontosít. Számos technika létezik a kompetenciaelemzéshez:

• Szakértői tanács – nagyon széles és nem túl hatékony technika, amely tapasztalt egyének tanácsainak keresését foglalja magában, akiknek feladata, hogy összeállítsanak egy kompetencialistát.
• Strukturált beszélgetés – a sok alkalmazottal folytatott beszélgetés a kompetencialista alapján történik, és lehetővé teszi a munkahatékonyságot befolyásoló viselkedési pozitív és negatív mutatók részletes értékelését.
• Műhelymunka – a műhelyeket olyan egyének vezetik, akik szakmai tudással és munkatapasztalattal rendelkeznek. Ezzel a technikával a szervezet kulcsfontosságú kompetenciáit értékelik.
• Funkcionális elemzés – a pozíció fő céljának leírása a stratégiai funkciójának meghatározásával.
• Kritikus események elemzése – a kompetenciák elemzése valós, előforduló kritikus események alapján.

Munkaköri elemzés – összefoglalás

A szervezetben a hatékony emberi erőforrás-menedzsment rendszeres munkaköri elemzést igényel. Az elemzés eredményei kiindulópontot jelentenek számos cél megvalósításához. Az elemzések lehetővé teszik a munkakörök leírásának elkészítését, a munkakörök értékelését és a bérstruktúra meghatározását a vállalatban. A munkaköri elemzés felbecsülhetetlen eszköz a munkavállalók motiválására, értékelésére és jutalmazására. Az így nyert eredmények jelezhetik a jövőbeli fejlődés irányát, és megmutathatják az emberi erőforrások hatékony felhasználásának lehetséges módjait. A vezetőségi csapat ilyen információkat használhat a szervezet céljainak elérésére.

Most olvastad a munkaköri elemzésről. Nézd meg a 5 legnépszerűbb crowdfunding típust

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on.