Mi az az e-számla?

A számlák elektronikus formája egyre népszerűbbé válik. Miért van ez így? Az e-számlák könnyen küldhetők. Ráadásul gyorsan eljutnak a címzettekhez, aminek köszönhetően a termékek és szolgáltatások kifizetési ideje lerövidül. Nem meglepő, hogy egyre több vállalat kihasználja ezt a megoldást. Mi van, ha e-mailben kapok egy számlát? Ugyanolyan jogi érvénnyel bír, mint egy papíralapú számla? A legfontosabb információkat az e-számlákról ebben a cikkben találja.

Mi az e-számla? – tartalomjegyzék:

1. Mi van, ha e-mailben kapok egy számlát?
2. Kell-e kinyomtatni az e-számlákat?
3. Ugyanolyan jogi érvénnyel bírnak az e-számlák, mint a papíralapú számlák?
4. Hogyan ellenőrizhetem, hogy egy e-számla hiteles-e?
5. Hogyan ne dőljek be egy csaló számlának?

Mi van, ha e-mailben kapok egy számlát?

Ha szabadúszó vagy kisvállalkozást vezetsz, nemcsak az árucikkeidet és szolgáltatásaidat értékesíted, hanem alkalmanként vásárolsz valamit a céged számára is. Amikor hagyományos boltokban vásárolsz, papíralapú számlát kapsz. Ha azonban értékeled az idődet, az online vásárlás jobb megoldás lesz. Ilyen esetben gyakran kapsz elektronikus számlát.

Mit tegyél, ha ilyen számlát kapsz? A folyamat ugyanaz, mint egy papíralapú számla esetében. Időben kell kifizetned, ahogy azt a kibocsátó megadta. Ha könyvelőprogramot vagy számlázó alkalmazást használsz, ellenőrizd, hogy kínálnak-e integrációt a bankoddal. Ha igen, töltsd fel a számlát a rendszerbe, és rendelj átutalást.

Ha azonban nem használsz könyvelőprogramokat, be kell jelentkezned a bankszámládra, és manuálisan kell megadnod az összes adatot. Mire lesz szükséged ehhez? Meg kell adnod az elektronikus számlád számát, a kibocsátó adatait és a számla összegét. Megadhatod azt is, hogy miről szól a számla, de ez nem szükséges a megfelelő átutalás lebonyolításához.

Kell-e kinyomtatni az e-számlákat?

A napok, amikor mindent ki kellett nyomtatni, rég elmúltak. Az elektronikus számlákat nem szükséges kinyomtatni. Miért? Mert mindig hozzáférhetsz hozzájuk. Az e-mailjeidben lesznek. Nem nyomtatod ki az összes e-mailedet, igaz?

Az e-számláknak további előnyeik vannak. Mik ezek? Az ilyen számlák könnyen feltölthetők a könyvelő szoftverbe vagy bármely más programba, ahol nyilvántartod a kiadásaidat. A legtöbb könyvelőprogram lehetővé teszi, hogy a számlákat .pdf fájlban mentsd el, sőt, számlák beolvasott másolatait is feltölthesd. Ezt néhány kattintással megteheted. Ez egy jó módja a kifizetési határidők nyomon követésének, mivel egy ilyen programban folyamatosan figyelemmel kísérheted a rendezendő kötelezettségeket. A Firmbee ingyenes számlázó alkalmazása mindezeket a lehetőségeket biztosítja számodra.

Ugyanolyan jogi érvénnyel bírnak az e-számlák, mint a papíralapú számlák?

A számlák esetében nem számít, hogy papíralapú vagy elektronikus formában bocsátják ki őket. Mindkét verziónak ugyanaz a jogi érvénye. Függetlenül a számla típusától, meg kell őrizned azt a törvény által előírt ideig. Elektronikus számlák esetén ez sokkal egyszerűbb, mivel nem szükséges külön archívumot fenntartani.

Ha számlázó alkalmazást használsz, az összes vásárlási számlád egy helyen elérhető. Ez egy nagyon kényelmes megoldás, amely nemcsak a papírt, a tonert és a dokumentumtároló helyet takarít meg, hanem az idődet is.

Nem kell aggódnod amiatt, hogy a számláid elég sokáig megvannak-e. Egy jó számlázó alkalmazás megmondja, mennyi ideig kell megőrizned a számlákat az elektronikus archívumban, hogy az összhangban legyen az országod adószabályaival.

Hogyan ellenőrizhetem, hogy egy e-számla hiteles-e?

Először is ellenőrizd, hogy a számla attól a cégtől származik-e, akivel már együttműködtél. Ha igen, győződj meg róla, hogy tartalmaz egy banki számlaszámot, amelyet korábbi kifizetésekhez használtál. Ha a banki számlaszám eltér, lehet, hogy megváltozott. Ez előfordul. Azonban mielőtt bármilyen pénzt átutalnál, győződj meg arról, hogy a számlát kibocsátó cég valóban létezik.

Ha kétségeid vannak afelől, hogy ki kell-e fizetned, a legjobb, ha felveszed a kapcsolatot a számlát kibocsátó céggel. Lehet, hogy a napi életed zűrzavarában elfelejtetted a rendelést, és most meglepődtél a kifizetendő számlán. Ellenőrizd, hogy valóban rendeltél-e ilyen terméket vagy szolgáltatást. Ha igen, akkor ne hagyd figyelmen kívül az ilyen üzenetet. Miért?

Ha nem fizeted ki a számlát időben, az eladó kamatot számíthat fel a késedelmes kifizetésért. Az is előfordulhat, hogy nem tudsz többé halasztott kifizetéssel vásárolni egy ilyen beszállítótól. Nem meglepő, hogy senki sem szereti azokat az ügyfeleket, akik nem fizetik ki a számláikat.

Ezért, ha nem emlékszel egy adott vásárlásra, mindenképpen hívd fel vagy írj e-mailt az érintett eladónak, hogy megbizonyosodj arról, hogy nem történt hiba.

Hogyan ne dőljek be egy csaló számlának?

Mi van, ha egy számla kétségeket ébreszt? Előfordulhat, hogy valaki pénzt akar kicsikarni tőled. Ha megosztod a céged adatait az interneten, valaki felhasználhatja azokat egy csaló számla kiállítására, és elküldheti neked e-mailben. Hogyan ne dőlj be?

Ha a számla attól a cégtől származik, akivel korábban együttműködtél, próbálj kapcsolatba lépni velük, és tisztázni a dolgokat. Lehet, hogy tévedésből kaptad. Ez előfordul. Amikor kapcsolatba lépsz a számlát kibocsátóval, a legjobb, ha az interneten található információkat használod. Miért?

Az e-mail szövegében a csaló a te telefonszámodat is feltüntetheti a cég telefonszámaként. Ha erre a számra hívtál, meggyőzhetnek arról, hogy a számla helyes, és ki kell fizetned. Másrészt, ha egy olyan számot hívsz, amelyet te találsz, biztos lehetsz benne, hogy a megfelelő helyet hívod.

A csaló számlák küldése bűncselekmény. Ilyen esetet bejelenthetsz a rendőrségen. Szerencsére az ilyen helyzetek nem gyakoriak. Ezért nem kell aggódnod az elektronikus úton kapott számlák miatt, de javasoljuk, hogy légy éber.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon és a Twitteren.