Hogyan kommunikáljunk a munkahelyen, hogy hatékonyabbak legyünk és gyorsabban elérjük a céljainkat?

Minden egyes napunk tele van kommunikációval. Ezrek – ha nem milliók – verbális és nonverbális kommunikációs jeleket küldünk az életünkben lévő embereknek. Ahogyan beszélünk és reagálunk, végső soron azokat az eredményeket hozza, amelyeket látunk. Mégis, nem nehéz észrevenni, hogy néha a kommunikáció nem hatékony. A félreértések gyakran frusztrációt és konfliktust okoznak, és tehetetlennek érezzük magunkat, hogy bármit is tegyünk ellene.

Kommunikáció a munkahelyen – megvitatott problémák:

1. A megoldások a megfelelő kérdések feltevésével kezdődnek
2. Nyitott és átlátható kommunikációs kultúra kialakítása
3. Tanulj meg hatékonyan kommunikálni
4. Tarts rendszeres – és értékes – megbeszéléseket
5. Figyelj a munkatársaidra
6. Használj megfelelő projektmenedzsment eszközöket
7. Bátorítsd a visszajelzést az alkalmazottaktól és munkatársaktól

Az egyik hely, ahol a kommunikáció nehézségekbe ütközik, a munkahely.

Akár távoli munkavállaló vagy, akár egy irodában ülsz több száz munkatárs között, a kommunikáció megtörténik – és nem mindegyik hatékonyan.

A munkatársak, ügyfelek és vezetők közötti félreértések frusztráltan, csalódottan hagyhatnak a munkahelyen, miközben a határidők közelednek.

Hogyan változtathatunk ezen a problémán, amely annyi irodát és csapatot sújt? Hogyan tanulhatunk meg hatékonyabban kommunikálni a munkahelyen, hogy boldogabbak, termékenyebbek legyünk, és hatékonyabban érjük el céljainkat?

A megoldások a megfelelő kérdések feltevésével kezdődnek

A megfelelő módszer ismerete a projekt- vagy feladatfrissítések kérésére nehéz lehet. Egy nemrégiben végzett Twitter-kérdőívben megkérdeztük a követőinket, hogyan követik nyomon a munkatársaikat vagy alkalmazottaikat, és hogyan valósítják meg a rájuk bízott feladatokat.

Azok, akiket megkérdeztünk, túlnyomórészt azt mondták, hogy “barátságos lökést” alkalmaztak, amikor időérzékeny munkáról kértek frissítést.

Miért előzi meg a barátságos lökés a hivatalos e-maileket vagy a cselekvésorientált üzeneteket? Talán azért, mert a munkahelyen léteznek kapcsolati ismeretlenek. Vagy talán a termékeny kommunikációs eszközök hiánya nehézzé teszi a szükségletek hatékony, mégis barátságos és bátorító módon történő kommunikálását.

Senki sem akarja, hogy az a munkatárs legyen, aki a nyaggatás vagy a keménység hírnevét építi. Mégis, a félreértések és a hiányzó elvárások minden nap sújtják a vállalatokat.

Talán a megoldás nem az, hogy kommunikáljunk többet, hanem inkább hatékonyabban kommunikáljunk. A megfelelő módszerekkel és eszközökkel a kezedben javíthatod a munkahelyi kommunikációdat, elkerülheted a váratlan drámát, és közösen – gyorsabban – érheted el a céljaidat.

Itt van néhány mód, ahogyan javíthatod a munkahelyi kommunikációdat:

1. Nyitott és átlátható kommunikációs kultúra kialakítása

A legjobb módja annak, hogy elkerüld a félreértéseket a munkahelyen, egy erős kultúra kialakítása.

Ez időt igényel, és megköveteli, hogy néhány nagy értékű cselekvésbe fektess be. Minden nyomtatott, digitális vagy személyes kommunikációt azzal a céllal kezdj, hogy közvetlen és őszinte legyél az alkalmazottaiddal (kollegáiddal) bármilyen vállalati cél vagy projekt kapcsán.

Ezzel a stratégiával könnyen megerősítheted az új prioritásokat és végső célokat az üzleti feladatokhoz – segít gyorsan áthidalni a szakadékokat a vezetőség és az alkalmazottak között. Rendszeresen kövesd nyomon a szokásos frissítéseket, hogy az alkalmazottak maguknak prioritásokat állíthassanak fel, és világos jövőképpel rendelkezzenek.

2. Tanulj meg hatékonyan kommunikálni.

A jó kommunikáció művészet.

A munkahelyi kommunikáció helyes módja, hogy világosan és nyíltan kifejezd az ötleteidet, gondolataidat, kívánságaidat vagy a felmerülő problémákat egy olyan személlyel, aki segíthet neked.

Kerüld el a konfliktusokat azzal, hogy megtalálod a legjobb megoldást mindkét fél számára. Kérhetsz egy pártatlan harmadik felet is, hogy segítsen neked olyan helyzetekben, amikor te vagy valaki más nem tud hatékonyan kommunikálni az érzelmek miatt.

3. Tarts rendszeres – és értékes – megbeszéléseket.

Ne félj gyakori megbeszéléseket tartani – csak tartsd őket értékesnek.

A rendszeres megbeszélések a vezetőddel és a csapattagokkal segíthetnek bizalmat és közösséget építeni. Ezek kritikusak a kijelölt feladatok, célok, projektek és bármilyen felmerült probléma előrehaladásának ellenőrzéséhez.

Együtt elemezhetitek és kidolgozhattok egy prioritási listát a közelgő időszakokra.

4. Figyelj a munkatársaidra.

Soha ne becsüld alá az aktív hallgatás erejét. A hallgatás elengedhetetlen a munkahelyi kommunikáció javításához és a felmerülő problémák megoldásához.

Támaszd alá a szavaidat tettekkel. Így tiszteletet nyerhetsz a vezetőségtől, a csapattagoktól vagy az alkalmazottaktól, és gyorsan elnyerheted a bizalmukat.

5. Használj megfelelő projektmenedzsment eszközöket.

Sok projektmenedzsment és feladatkövető megoldás közül választhatsz, hogy segítsd a csapat kommunikációját és szinergiáját.

Csapatunk egy másik Twitter-kérdőíve azt találta, hogy a technológiai megoldások segíthetnek a csapatoknak elkerülni a félreértéseket, mint ahogy azt várnád:

A megfelelő kommunikációs eszközzel könnyebb munkarendeket létrehozni az alkalmazottaid számára, és látni, hol állnak bármikor. Így könnyen koordinálhatod és megbeszélheted a céged stratégiai lépéseit.

6. Bátorítsd a visszajelzést az alkalmazottaktól és munkatársaktól.

Visszajelzés nélkül nem tudod javítani a kommunikációdat vagy csökkenteni a félreértéseket. Ezt egy egyszerű visszajelzési rendszer bevezetésével érheted el a munkahelyeden.

Az alkalmazottak pontosan tudni fogják, mi várható el tőlük a napi feladataikban. Ez segít a csapattagoknak naprakészen követni a jelenlegi munkafolyamatot és azt, mi történik a rájuk bízott projektek vagy feladatok kapcsán.

A visszajelzésre való lehetőség biztosítása nagyszerű módja annak, hogy bizalmi kultúrát építs a munkahelyen. A bizalom és a bátorítás szinte minden félreértésre balzsam – és talán a legjobb megelőző intézkedés az eszköztáradban.

Ha szeretnéd javítani a csapatmunkádat, olvasd el a facilitációt és annak hozzájárulását a munkakörnyezethez.

Most, hogy emlékszel, mi fontos a megfelelő kommunikációban, adhat nekünk visszajelzést egy kommentben lent! Csatlakozz a Facebook közösségünkhöz is, hogy kapcsolatban maradjunk.