Iroda nélküli cég. Hogyan dolgozzunk távolról és kezeljük hatékonyan a csapatunkat

Gondolkodtál már azon, hogyan lehet távmunkában dolgozni? Nem minden cégnek szükséges irodával rendelkeznie, még akkor sem, ha vannak alkalmazottai. A távmunkavégzés egyre népszerűbb megoldás. Ennek a munkavégzési formának megvannak a maga előnyei és hátrányai, mind az alkalmazottak, mind a munkáltató számára. Gondolkodsz rajta? Nézd meg, mire érdemes figyelni, amikor úgy döntesz, hogy irodai háttér nélkül indítasz egy kis céget.

Hogyan dolgozzunk távmunkában – tartalomjegyzék:

1. Cég bejegyzett székhely nélkül? Jogi kérdések
2. A megfelelő emberek felvétele
3. Jó kommunikáció biztosítása
4. Átfedő munkaidők meghatározása
5. Projektek térképezése

A távmunkások alkalmazása megszünteti a helyiségek bérlésének költségeit, beleértve a közüzemi díjakat vagy a takarító cég bérlését. A megtakarított pénz a cég fejlesztésére vagy a fizetésekre költhető. Ezen együttműködési forma választásával az vállalkozó lehetőséget kap arra, hogy a világ bármely pontjáról alkalmazzon szakembereket, anélkül, hogy egy adott városra korlátozódna, és anélkül, hogy szükség lenne őket a céghez hozni.

Cég bejegyzett székhely nélkül? Jogi kérdések

Minden cégnek rendelkeznie kell bejegyzett székhellyel – az a cím, ahol a cég értékesít, termel vagy szolgáltatásokat nyújt, a hatóságoknak be kell jelenteni. Ha egy vállalkozó nem akar irodát bérelni, megadhatja lakcímét mint a fő üzleti helyét.

Azt is érdemes tudni, hogy a távmunkavégzés, más néven e-munka vagy távmunka, a munka törvénykönyvében szabályozott munkavégzési forma. A Munka Törvénykönyve (II. fejezet Munkaügyi Kapcsolatok, II. b fejezet – alkalmazottak foglalkoztatása távmunka formájában) szerint az ilyen munka:

1. Rendszeresen végezhető a munkahelyen kívül, elektronikus kommunikációs eszközök használatával, az elektronikus szolgáltatások nyújtására vonatkozó rendelkezések értelmében (távmunka).
2. A távmunka végzője olyan alkalmazott, aki a § 1-ben meghatározott feltételek mellett végzi a munkát, és a munka eredményeit a munkáltatónak, különösen elektronikus kommunikációs eszközökön keresztül közli.

Tehát röviden, a távmunka arról szól, hogy munkát biztosítanak a munkahelyen kívül, és az eredményeket például e-mailben küldik el a munkáltatónak.

A munkavállalók távmunka keretében történő foglalkoztatása munkaszerződés és polgári jogi szerződés alapján is történhet, azaz konkrét munkára, megbízásra vagy ügynöki szerződésre.

A megfelelő emberek felvétele

A távmunkavégzés nem mindenkinek való. A szükséges tudás mellett egy távmunkásnak képesnek kell lennie saját idejét kezelni és függetlennek lenni. Olyan embereket keress, akik nem igényelnek irányítást. A kommunikációs készségek és a gondolatok, utasítások világos megfogalmazása szintén fontos, mivel a távoli kommunikációnak megvannak a maga korlátai.

Ne feledd, hogy még ha csak időnként is tartod a kapcsolatot, érdemes olyan embereket keresni, akikkel ez a kapcsolat öröm lesz. Egy rendkívül tehetséges, de együttműködésben nehezen kezelhető szakemberrel való munka is kudarcot vallhat. Természetesen nem arról van szó, hogy az alkalmazottak karakterére kellene összpontosítani a kompetenciáik helyett. Azonban keress kompromisszumot. “A cég kultúrájának 90%-át azok az emberek alakítják, akiket felveszel” – véli Sean Byrnes, üzleti angyal és a Flurry vezérigazgatója.

Jó kommunikáció biztosítása

A távmunkavégzés egyik nagy akadálya – különösen az elején – az alkalmazottak feletti kontroll hiánya. A jelenlegi feladatok megbeszélése és a munkájuk ellenőrzése az interneten keresztül nehezebb, még a különböző technológiai megoldások ellenére is.

Biztosítanod kell, hogy az alkalmazottaid pontosan tudják, mit vársz el tőlük, mit kell tenniük és mi történik éppen. Mindenkinek tudnia kell a szerepét a csapatban, és hogy kihez fordulhat, ha problémája van. A visszajelzés ugyanolyan fontos. A feladatok delegálása mellett a jó vezetők tudják, hogyan kell hallgatni, kérdéseket feltenni és útmutatást adni. Jó ötlet, ha a cégbe bevezetitek a rövid, rendszeres találkozókat az alkalmazottakkal, pl. Skype-on vagy Google Hangouts-on. Ezek során a csapat beszélhet arról, min dolgozik, mi az, ami még hátra van, és vannak-e problémák.

Továbbá, tarts időnként kötetlen találkozót. A távmunkavégzés nehezíti a munkatársakkal való kapcsolatok kiépítését és fenntartását, ami hatással lehet a csapat moráljára. Ápolj jó kapcsolatokat az alkalmazottakkal, és biztosíts számukra egy helyet, ahol beszélgethetnek egymással, nemcsak a munkával kapcsolatos kérdésekről. Ez megkönnyíti számukra, hogy megismerjék egymást és barátokká váljanak. Ha úgy gondolod, hogy egy ilyen videokonferencia nem működik, próbálj meg létrehozni egy témacsatornát a Slack-en, egy csoportos csevegést a Skype-on vagy akár egy csoportot a Facebook-on.

Átfedő munkaidők meghatározása

A távmunkavégzés rugalmas munkaidővel jár. Néhány alkalmazott reggel, míg mások este szeretnek dolgozni, ami által hatékonyabbak. Ennek ellenére az ilyen elrendezés akadályozhatja az egész csapat munkáját – nehezebb dolgozni, amikor az e-mailekre és más üzenetekre adott válaszok órákkal később érkeznek. Ezenkívül, ha egyedül dolgozol, amikor csak akarsz, valójában mindig dolgozni fogsz. Ez azt jelenti, hogy hétfőtől vasárnapig, reggel hétkor és este tízkor is elérhető leszel a hívásokra.

Tehát gondolkodj el rajta, hogy két-három órát naponta vagy hetente szabj meg magadnak és az alkalmazottaidnak, amikor mindenkinek online kell lennie.

Projektek térképezése

Sokkal könnyebb munkához ülni vagy nyomon követni a csapatod előrehaladását, ha pontosan tudod, mit kell tenni. Távmunkavégzés esetén jó ötlet megtervezni és lebontani minden fontos projektet egy táblán vagy idővonalon.

A startupok és fejlesztők által gyakran használt módszer a munka megszervezésére a Scrum. A Scrum egy olyan módszer, ahol a projekteket és feladatokat papírdarabokra írják, majd a megfelelő oszlopokba tűzik egy táblán – az oszlopok a folyamat egymást követő elemeit képviselik (pl. “tervezett”, “folyamatban”, “tesztelés”, “sürgős befejezni”, “kész”). Az első oszlopban egy feladatok sorozata alakul ki, amelyeket priorizálnak és megmondják, hány órát várnak el tőlük (különböző színű kártyák segítségével kategóriákra oszthatók). Ezután a kártyákat egyesével balról jobbra helyezik el, ahogy a munka halad a “kész” szakasz felé.

Ennek köszönhetően folyamatosan nyomon követheted a projekt fejlődését, és megbecsülheted, mik a legnagyobb problémák. A munka a tervek szerint halad-e, és hány feladat van még hátra? Ez megkönnyíti a csapat munkájának ellenőrzését – a távmunkások általában az elért eredményekért felelnek, nem pedig a számítógép előtt töltött időért.

Lehet, hogy projektmenedzser vagy? Ha igen, mindenképpen olvasd el cikkünket a távmunkával kapcsolatos kihívásokról és arról, hogyan tudod ezeket leküzdeni.

Mit gondolsz a távmunkáról – megéri, vagy jobb irodában dolgozni? Oszd meg véleményed, és jelölj minket a Twitteren!