4 lépés a feladatok időbecslésének pontosabbá tételéhez

A konkrét tevékenység elvégzéséhez szükséges idő megbecslése az életünk jobb megszervezésének egyik alapvető eleme – mind a munkahelyen, mind otthon (pl. háztartási feladatok esetén). Sokan fenntartásokkal kezelik ezt a technikát, mivel úgy vélik, hogy a legtöbb esetben egyszerűen lehetetlen pontosan megbecsülni a szükséges időt, mivel túl sok külső tényezőtől függ. Azonban vannak módok, amelyekkel jobban végezhetjük el ezt a folyamatot, ami kulcsfontosságú lehet például egy projekt ütemtervének elkészítésekor. Az alábbiakban bemutatjuk őket.

4 lépés az idő megbecsléséhez – tartalomjegyzék:

1. 1. lépés: Sorolja fel az összes szükséges tevékenységet
2. 2. lépés: Emlékezzen a korábbi tapasztalatokra
3. 3. lépés: Előrejelezni
4. 4. lépés: Kövesse nyomon a haladását
5. Összefoglalás

1. lépés: Sorolja fel az összes szükséges tevékenységet

A munkavégzés idő megfelelő megbecsléséhez nem elegendő csupán egy feladatlistát írni, és megadni a szükséges órák számát a teljesítéshez. Fontos, hogy minden feladatnál egy átfogó tevékenységlistát jelöljünk meg, amelyet a feladat teljesítése során el fogunk végezni.

Ezután észre fogja venni, hogy mely tevékenységeket tud önállóan elvégezni, mikor kell másokkal konzultálnia (és alkalmazkodnia az ő időbeosztásukhoz, vagy várnia az engedélyükre), és mely tevékenység igényel több időt (például kreatív feladatok). Így, amikor egy projekt ütemtervet készít, figyelembe kell vennie a saját és mások határidejét is.

2. lépés: Emlékezzen a korábbi tapasztalatokra

Mindig jó tanulni a hibákból – akár a saját, akár mások hibáiból – így a következő lépésként, kérdezze meg magától, hogy végezte-e már el hasonló tevékenységeket a múltban, és mennyi időt vett igénybe azok elvégzése, majd vonja le a következtetéseket. Ha még soha nem foglalkozott ilyen feladattal, akkor kérdezze meg a csapattagjait – lehet, hogy van valaki a csapatában, aki már végzett ilyen típusú tevékenységet, és tud tanácsot adni arról, hogy mennyi időt kellene rászánnia a teljesítésére. Ne feledje, mindig jobb kérdezni, mint megbánni, hogy nem fogadta meg a tanácsot.

A projekt ütemtervének elkészítésekor jó ötlet, ha megszervez egy találkozót az összes csapattag számára, és közösen készítenek becsléseket. A különböző készségek és tapasztalatok keveréke biztosan jobb eredményeket fog hozni.

3. lépés: Előrejelezni

Megebéste a szükséges időt egyetlen feladat összes lépésének elvégzéséhez? Nagyszerű – most növelje meg ezt az időt például 10-20%-kal (a feladat típusától függően), hogy helyet biztosítson a váratlan eseményeknek (különösen, ha az első lépés után már tudja, hogy másoktól fog függeni).

A betegszabadságok, a tervezett és nem tervezett szabadságok, a késések a szállításokban, a konzultációk vagy a tesztek csak alapvető példák a helyzetekre, amelyek befolyásolhatják tevékenységeinket, jelentősen meghosszabbítva azok végrehajtását. Azonban ezek a vállalkozás elválaszthatatlan részei, így fel kell készülni rájuk, előrejelezve a szükséges időt. Ha semmi sem történik, egyszerűen korábban befejezi a feladatot, mint várták – és mindenki örülni fog ennek.

4. lépés: Kövesse nyomon a haladását

A legutóbb említett lépés fontos, mert lehetővé teszi, hogy teljes mértékben ellenőrizze a helyzetet, így csökkentve a szűk keresztmetszetek kockázatát és a rájuk való reagálás képtelenségét. Éppen ezért, miután megbecsülte a szükséges időt egy adott feladathoz, rendszeresen össze kell hasonlítania a tényleges ütemtervet az előre elkészített előrejelzésekkel.

Ily módon felfedezheti azokat az okokat, amelyek miatt a becslések nem felelnek meg a valóságnak, és levonhatja azokat a következtetéseket, amelyeket a következő feladatához fog használni. A projekt haladását nyomon követheti például speciális időmérő alkalmazások használatával, vagy projektmenedzsment szoftverek, például a Firmbee segítségével.

Összefoglalás

A konkrét feladatokhoz szükséges idő megfelelő megbecslése elengedhetetlen a minden egyes dolgozó termelékenységének maximalizálásához, de ahhoz is, hogy a projekt a megállapított ütemterv szerint valósuljon meg. A fent vázolt módszerek alkalmazása, valamint a végrehajtott tevékenységek folyamatos nyomon követése (a célok teljesítésének nyomon követése, a szűk keresztmetszetek ellenőrzése és szükség esetén módosítások végrehajtása) a projekt sikerének előfeltétele.

Olvassa el ezt is:Valóban szükséges egy projektmenedzsment eszköz az Ön szervezetében?

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon a mi szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.