Projekttervezés – 5 dolog, amit tudnod kell, mielőtt egy projekt elkezdődik

A projekttervezés időt igényel. Néhány projekt megköveteli, hogy több, másoknak pedig az összes csapattag részt vegyen a felkészülési folyamatban. Tehát hogyan készülj fel egy ilyen kihívásra, és hogyan irányítsd a projektet zökkenőmentesen a kezdetektől a befejezésig? Olvasd el cikkünket, hogy megtudd.

Projekttervezés – tartalomjegyzék:

1. Egy jól megfogalmazott brief – jó kezdet
2. Csapatmunka
3. Ütemterv
4. A helyzet reális értékelése
5. Konkrét feladatok
6. Projekttervezés – Összegzés

Egy jól megfogalmazott brief – jó kezdet

A brief megfogalmazásának folyamatát egy újabb bürokratikus ostobaságnak tekinteni hiba. A brief a bármely projekt éltető eleme, ez egy jól átgondolt tervrajz, amely olyan, mint egy térkép, amely a projektcsapatot és az ügyfelet egyenesen a kincshez vezeti.

A brief létrehozása szintén megköveteli azoknak az embereknek a bevonását, akik együtt dolgoznak a projekten. Ezért ez egy tökéletes pillanat a széleskörű kommunikációs csatornák kiépítésére az együttműködés érdekében.

Csapatmunka

Időnként a csapatvezető kiválasztása rendkívül fontosnak bizonyul. Ha nem az a személy, aki a projekt kezdeményezésével a vezetővé válik, akkor a legjobb olyan helyzetet teremteni, amelyben a vezető és a többi csapattag átfogó felelősségi megosztást alakítanak ki. Ennek köszönhetően a kommunikáció világossá válik, és hatása gyorsabban érezhető.

Még ha csak néhány pontos részlet marad is ki a kommunikációval kapcsolatban, lesznek olyanok, akik nem tudják, mit tegyenek. Lehet, hogy véletlenül megpróbálják áttervezni a fő tervet, kaotikus változtatásokat végrehajtva vagy késedelmeket okozva.

Ütemterv

A brief egy dolog. Az ütemterv egyértelműen jelentős. Ismételten, gondosan rendezd el a munka sorrendjét:

• felelősségek kijelölése után állíts be egyéni határidőket minden csapattag számára,
• állíts be (reális és rugalmas) dátumokat a konkrét projektfázisok megvalósítására,
• alakíts ki egy sorrendet a B tervhez – abban az esetben, ha kiderül, hogy egy adott csapattag nem “halad előre” egy másik csapattag előzetes intézkedései nélkül.

A helyzet reális értékelése

Az elemzésnek is kulcsfontosságúnak kell maradnia. Nem kezdhetsz el egy időigényes projektet azzal a lehetőséggel számolva, hogy gyorsabban befejezed, mint ahogy azt vártad. Éppen ellenkezőleg, jobb, ha feltételezed, hogy egy adott tevékenységkört később tudsz befejezni, mint ahogy az ütemtervben szerepel.

A részletes elemzés során előfordulhat, hogy fel kell adnod néhány célt, módosítanod kell másokat, és akár néhányat hozzá is kell adnod a briefhez és az ütemtervhez.

Konkrét feladatok

Ideális esetben oszd meg a felelősségeket a csapattagok között úgy, hogy mindenki tudja, mit kell tennie vagy hogyan kell megoldania egy adott feladatot. Ráadásul egy rendkívül nem kívánatos helyzet is előfordulhat, amikor a csapattagok nem a saját feladataikat végzik, ezzel nem szándékos káoszt okozva a projekt munkafolyamatában.

Projekttervezés – Összegzés

A projekt megvalósítása mindig komoly feladat. Sok változó határozza meg a sikerét. Azonban a munka jelentősen megkönnyíthető, ha sikerül hatékony és jól átgondolt intézkedéseket végrehajtanod még a projekt elindulása előtt.

Olvasd el: Projektelvárások és hogyan teljesíthetjük őket.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon és a Twitteren.