A projekt elvárásai és azok teljesítése

A projekt végrehajtásának feladata nagy felelősséggel jár. Akár projektmenedzserként, akár szabadúszóként dolgozol, számos meghatározott és magas projektelvárásnak kell megfelelned. Sok esetben a megfelelő kommunikáció hiánya miatt ezek az elvárások félreértésre és téves értelmezésre kerülnek. A csapat morálja csökken, mivel az időt arra fordítják, hogy a projektet kevésbé kaotikussá tegyék, ahelyett, hogy előrehaladnának. Hogyan lehet egy projektet úgy megvalósítani, hogy minden elvárásnak megfeleljen? A mai cikkben szeretnénk néhány útmutatást adni, amelyeket ha gyakorlatba ültetsz, biztosíthatod, hogy a projekted hibátlanul és könnyedén valósuljon meg.

Projektelvárások – tartalomjegyzék:

1. Projektelvárások – miért vezetnek gyakran csalódáshoz
2. A projektelvárások kezelésének 5 eleme:
3. A jövő számára

Projektelvárások – miért vezetnek gyakran csalódáshoz

Valószínűleg veled is előfordult, hogy az ügyfeled nem volt elégedett a munkád eredményével. Folyamatosan azon tűnődtél, hogy miért nem egyeztek a vízióid, és hogy ez milyen mértékben tette zavarossá az egész programot. Amikor végre rájössz, már túl késő, néha még rosszabb – az egész projekt megszűnt. Mégis, töprengsz – mi ment rosszul? A válasz ebben az esetben szinte mindig a kommunikáció és a két fél elvárásainak megfelelő kifejezése. Szerencsére van mód arra, hogy elkerüljük az ilyen katasztrófákat.

Az elvárások nem mások, mint erős hiedelmek arról, hogy amit elképzelünk, annak van egy meghatározott kinézete, formája, anyaga stb., és hogy a dolgok úgy fognak történni, ahogy elképzeljük. Ezeket a kérdéseket gyakran nehéz jól meghatározni, ami különösen problémás lehet üzleti szempontból. Ez elhomályosítja a projekt céljait és a sikerének mérésének módjait.

Továbbá, a probléma lehet a meghatározott prioritások és időkeretek hiánya egy adott feladatra, vagy túlzott figyelem a rossz szakaszokra. Végül, amivel maradunk, az az elvesztegetett idő, alacsony morál és csökkent munkahatékonyság. Az ilyen szervezeti káosz a csapaton belüli elköteleződés hiányát okozza, de ami még fontosabb, súlyos bizalomvesztést az ügyfél és a projektet végző csapat, beleértve téged is, között.

A projektelvárások kezelésének 5 eleme:

Ahogy láthatod, az elvárások megfelelő kezelése segíthet elkerülni sok felesleges problémát, és végigvezetni a projekt végrehajtásának egész folyamatán a kliens szándéka szerint. A projektelvárások kezelésének 5 alapvető eleme van:

1. Projekttervezés

Gyakran előfordul, hogy a projekt iránt érdeklődő felek már a konkrét vállalkozás terveinek elkészítése előtt rendelkeznek egy bizonyos kész vízióval. Ezért jó ötlet már a kezdeti fázisban bevonni az ügyfelet, azaz a tervezésbe. Az ügyféllel és a munkatársakkal együtt határozzátok meg a tevékenységek terjedelmét, prioritásokat és célokat, azonosítsátok a feladatok közötti kapcsolatokat. Ha valami nem világos – ne habozz kérdezni. Ne felejtsd el megfogalmazni a kockázatértékelési tervet is, hogy legyen kiút váratlan körülmények esetén.

A két fél elvárásai nem mindig egyeznek – ez a módszer tisztázza az összes feltételezést egy adott projektre vonatkozóan, és jobban bevonja az egész csapatot.

2. A projekt végrehajtása

A projekttervezés fontos, de nem olyan létfontosságú, mint a végrehajtása. Ehhez találkozókat kell tartanod az ügyféllel és a csapattal, hogy meghatározzátok, hogyan hajtsátok végre és kövessétek nyomon a vállalkozás fejlődését.

Amikor a csapatoddal találkozol, győződj meg róla, hogy mindenki érti a szerepét és tudja, mit kell tennie. Határozd meg a szerepeket, feladatokat, azokra fordítandó időt, egy kommunikációs tervet és a mérföldkövek elszámolásának módját. A legjobb, ha azonnal belefoglalod a KPI-kat is, valamint a következő ütemezett találkozókat, amikor frissítést adtok.

A kommunikáció ebben a szakaszban lényeges – foglalkozz vele, például egy megfelelő kommunikációs platform bevezetésével. A Firmbee egyike ezeknek az eszközöknek, amely a munkatársakkal való kommunikáció lehetősége mellett sok más, a projektmenedzsment és a munka szempontjából hasznos funkcióval rendelkezik. Ez az egyik olyan projektmenedzsment platform, amelynek köszönhetően nincs szükség több program integrálására, és a technikai fáradtság nem zavar minket.

3. Kommunikáció

Ahogy láthatod, a hatékony munkafolyamat, és így az elvárások teljesítése legnagyobb része a világos kommunikáció képességéről szól. Ezt minden projektfázis során szem előtt kell tartani, hogy elkerüljük a felesleges félreértéseket, és ennek következtében az idő- és motivációvesztést.

Főleg használj egyszerű és világos nyelvet, olyat, amit mindenki ért. Nem lehetnek kétértelműségek vagy kétségek. Ezenkívül a legjobb, ha összefoglalod az összes találkozót gyors visszajelzéssel.

Lehetőséged van egy kommunikációs tervet is létrehozni, amely tartalmazza:

• a kommunikáció módját (e-mailek, üzenetek, kommunikációs eszközök),
• a kommunikáció gyakoriságát,
• egy adott személyt, aki felelős egy konkrét feladatért,
• a kockázatok értékelését és a potenciális kommunikációs problémákat.

Ez biztosítja, hogy a résztvevők tudják, mire számíthatnak, és hogy még a legrosszabb forgatókönyvek is utólagos gondolatok legyenek, nem pedig kellemetlen meglepetések. A rossz hírek eltitkolása nem segít, és bizalom- és elköteleződésvesztést okozhat a csapatban.

4. Alulígérni és felül teljesíteni

Szó szerint az alulígérés azt jelenti, hogy a vállalkozás kezdetén leértékeljük az ígéreteinket, míg a felül teljesítés azt jelenti, hogy a teljesítéskor túlteljesítjük az elvárásokat.

Nem nehéz belemerülni az izgalomba, és ígérni valamit a tervezési folyamat elején, ami idővel, és miután az entuziazmus alábbhagyott, nehezen vagy akár lehetetlenül teljesíthetővé válik. Mivel a kocka el van vetve, és ezt nem lehet visszavonni, mi következik? Valószínűleg némi stressz. A trükk az, hogy ezt a helyzetet ne engedjük megtörténni. Hogyan?

Javasolnunk kell egy kicsit kevesebbet, mint amit teljesíteni tudunk. Így az ügyfél elégedett lesz, amikor a projekt befejeződik, és sikerült túlteljesítenünk az elvárásait. Váratlan problémás körülmények esetén, amelyek a tervből néhány részlet eltávolítását igénylik, az ügyfél még mindig örül, mivel remélhetőleg sikerült betartanunk az ígéretünket. Mindazonáltal, hogy nyugodtak maradjunk a folyamat során, alaposan meg kell határoznunk a célokat és a mérföldköveket a lehető legreálisabban, hogy kalibrálhassuk az alul- és felül teljesítési stratégiánkat.

5. Személyes elvárások

Az emberek nem tudják olvasni a gondolatokat. Nem fogják kitalálni, mit jelentünk, feltételezünk vagy előre látunk, ha nem fogalmazzuk meg világosan és egyértelműen a dolgokat. Így jutunk el az utolsó, de nem kevésbé jelentős elemhez – az elvárásaink kifejezéséhez. A szándékaink, cselekedeteink és elvárásaink átláthatósága és világossága lehetővé teszi kollégáink és potenciális ügyfeleink számára, hogy megértsék és elképzeljék a projekt teljes kilátását, amelyet vállalunk.

A jövő számára

Az elvárások életünk szerves részét képezik, beleértve a szakmai aspektusát is. Az elvárások proaktív kezelése egyszerűsítheti a munkafolyamatot, és elkötelezettebb csapatot, elégedett ügyfeleket, és végső soron személyes sikert eredményezhet! Tartsd ezt szem előtt, amikor a projektjeiden dolgozol, és próbáld meg ezeket a néhány elvet gyakorlatba ültetni – nemsokára meglátod a különbséget.

Olvasd el: Milyen új projektmenedzsment készségekkel kell rendelkezned 2021-ben és 2022-ben.

Ha szeretnél kapcsolatban maradni, csatlakozz a Facebook közösségünkhöz.