Előzetes beszállás – meghatározás, indoklás és 4 legjobb gyakorlat

Előzetes beilleszkedés – miből áll?

Az előzetes beilleszkedés egy alkalmazott felkészítési folyamata, hogy elkezdje a munkát egy cégnél. Általában a szerződés aláírása után kezdődik, és célja, hogy minimalizálja az alkalmazott stresszét az új helyre való érkezés előtt, valamint növelje a sikeres és hosszú távú együttműködés esélyeit. Az HR munkatársak és a toborzók, azaz az új munkatárs jövőbeli felettesei is felelősek lehetnek a végrehajtásáért. A konkrét cégtől függően az előzetes beilleszkedés más elemeket is tartalmazhat, de a leggyakrabban említettek a következők:

• Kapcsolattartás a hivatalos folyamatok zökkenőmentes lebonyolítása érdekében.
• A konkrét felelősségek bemutatása a munkakezdés előtt (és azok megbeszélése).
• Munkaszabályzatok és egyéb dokumentumok küldése, amelyek lehetővé teszik, hogy minél jobban megismerje a céget.
• A vállalati kultúra megbeszélése.

Előzetes beilleszkedés vs. beilleszkedés – mi a különbség?

Sokak számára úgy tűnhet, hogy az előzetes beilleszkedés és a beilleszkedés ugyanazokat a folyamatokat jelentik, de a kettő közötti különbség jelentős, különösen abban, hogy mit vár el az alkalmazott mindkét időszaktól. Először is, az előzetes beilleszkedés a munkakezdés előtti várakozást jelenti, míg a beilleszkedés magában foglalja mindazt, ami az első munkanaptól kezdve a betanulási időszakig történik (ami a cégtől függően néhány napig vagy hétig is eltarthat). Így az előbbi folyamat a frissen szerzett alkalmazott gondozására irányul (biztosítva, hogy kényelmesen érezze magát), míg az utóbbi arra összpontosít, hogy az új alkalmazottak gyorsan és hatékonyan összegyűjtsék az információkat a munkájukról, feladataikról, eljárásaikról és a vállalati politikákról.

Előzetes beilleszkedési tevékenységek – legjobb gyakorlatok

Tehát mit tegyél, hogy a legjobban gondoskodj az alkalmazottadról, mielőtt megérkezik a cégedhez? Az alábbiakban felsorolunk néhány gyakorlatot, amelyeket érdemes megvalósítani bármely cégnél, függetlenül az iparágtól vagy a csapat méretétől.

1. Meghívás az irodába a szerződés aláírására

Amikor csak lehetséges, érdemes ösztönözni az alkalmazottat, hogy jöjjön be az irodába a hivatalos “első munkanap” előtt, és élőben beszélgessen az HR-esekkel, vagy lehetősége legyen megismerkedni más munkatársakkal. Az ilyen látogatás indoka lehet például a szerződés aláírásának szükségessége vagy más szükséges dokumentumok kitöltése. Ez egy lehetőség arra, hogy egy lazább légkörben találkozzanak, mint egy toborzási interjú vagy telefonos kapcsolat esetén.

2. Tartsd a folyamatos kapcsolatot

Nagyon gyakori, hogy hetek vagy akár hónapok (a vonatkozó felmondási időtől függően) telnek el az ajánlat elfogadása és az új munkatárs munkába állása között. A folyamatos kapcsolat fenntartása az új alkalmazottal ebben az időszakban a legjobb módja annak, hogy pozitív élményeket hozzunk még az első munkanap előtt, és fenntartsuk azt az lelkesedést, amely az állásajánlat elfogadásakor keletkezett. Lehet emailes és telefonos kapcsolatot is fenntartani, és érdeklődni mind a hivatalos ügyekről (pl. dokumentáció), mind például a jólétükről, fejlődési terveikről vagy a szakmai életük új szakaszával kapcsolatos hozzáállásukról.

3. Küldj emailt az első munkanap előtt

Néhány nappal az első munkanap előtt érdemes emailt küldeni az alkalmazottnak, amely megerősíti a megjelenés időpontját és helyét, valamint felvázolja az egyéb releváns kérdéseket (pl. a hatályos öltözködési szabályzat, az étkezés rendelésének lehetősége, parkolási lehetőségek az irodánál, részletek arról, hogyan lehet autóval vagy tömegközlekedéssel odajutni, dokumentumok, amelyeket magukkal kell hozniuk, stb.). Egy ilyen lépés biztosan üdvözlendő lesz – bizalmat ad az alkalmazottaknak, hogy jól felkészültek az első napra. Azonban ne felejtsd el, hogy ne küldj ilyen típusú emailt az utolsó pillanatban (pl. az előző napon), mert ezzel több stressznek és bizonytalanságnak teszed ki őket.

4. Tarts előzetes munkamegbeszélést

Aláírtál egy szerződést egy alkalmazottal, és a várakozási idő alatt csapatépítő kirándulást szerveztél az egész cég számára? Vagy tudtad, hogy a jövőbeli csapatuknak tervezett egy találkozó a cégednél? Biztosítsd az újoncok számára a lehetőséget, hogy részt vegyenek az ilyen típusú tevékenységekben! Ily módon biztosítod, hogy korábban megismerhessék a jövőbeli kollégáikat, kevésbé formális körülmények között, ami kétségtelenül pozitív hatással lesz a céghez való tartozásuk érzésére, valamint a jó kapcsolatok kialakítására az új csapattal.

Előzetes beilleszkedés – összefoglalás

Bár kétségtelen, hogy a beilleszkedés rendkívül fontos folyamat mind az új alkalmazott, mind az HR osztály szempontjából, az előzetes foglalkoztatási időszak fontosságát sem szabad alábecsülni. Az első nap vagy hét egy új helyen sok ember számára nagy stresszt jelent, ami főként a csapathoz való kapcsolódás félelméből vagy attól való félelemből adódik, hogy a feladatok túl nehezek lesznek. Ezeket a negatív érzéseket minimalizálhatod a megfelelően lebonyolított előzetes beilleszkedés gondozásával, például a fent vázolt gyakorlatokkal. Biztosítsd a megvalósításukat a cégednél, és hamarosan pozitív hatásokat fogsz tapasztalni – különösen a mentális jólét területén.

Olvasd el ezt is:: Új munkatárs üdvözlőcsomag létrehozása. 7 dolog, amit érdemes beletenni

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a nyüzsgő méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.