Mikor kell számlát kiállítani?

A számlák kiállítása az egyik legélvezetesebb része a vállalkozói létnek. Miért? Mert ez az utolsó lépés a kifizetéshez. De felmerül a kérdés – mikor kell számlát kiállítani, hogy az jogszerű legyen? Kiderül, hogy erre a kérdésre nincs egyetlen válasz. Minden a körülményektől függ. Leggyakrabban egy számlát az áruk vagy szolgáltatások átadása után állítanak ki. Azonban vannak kivételek. Ez a cikk elmagyarázza, mikor kell számlát kiállítani. Főként a számla típusától függ, ezért itt azokat fogjuk megvitatni, amelyek a leggyakrabban előfordulnak.

Mikor kell számlát kiállítani? – tartalomjegyzék:

1. Értékesítési számla
2. Végszámla
3. Részszámla
4. Előlegszámla
5. Proforma számla
6. Ismétlődő számla
7. Nézd meg, hogyan állíthatsz ki számlákat a Firmbee-vel

Értékesítési számla

Ez egy meglehetősen gyakori módja a számlák kiállításának. Különösen az üzletekben találkozhatunk vele. Amikor te, mint eladó, személyesen átadod a vásárolt termékeket az ügyfélnek, azonnal kiállíthatsz számlát. Ebben az esetben ez általában a kifizetés elfogadásával van összefüggésben, akár készpénzben, akár bankkártyás fizetéssel. Azonban előfordulhat, hogy a cégeden kívül közvetlenül az ügyfélnek adod át az árut.

Úgy tűnhet, hogy ha nem vagy az irodádban, nem tudod azonnal számlázni az ügyfeledet. Szerencsére használhatsz egy mobil számlázó alkalmazást. Ez lehetővé teszi, hogy az okostelefonoddal számlázz. És mi a helyzet a nyomtatással? Nem szükséges, mert e-mailben is elküldheted a számlát. Egy elektronikus számla ugyanazt a jogi értéket képviseli, mint egy papíralapú számla.

Végszámla

Szolgáltatások esetén gyakori, hogy számlákat állítanak ki a munka befejezése után. Miben különböznek a vásárlás napján kiállított számláktól? Elméletileg, amint befejezted a szolgáltatásodat, kiállíthatod a számlát. Ez egy jó módja a számlázásnak, ha személyes kapcsolatban állsz az ügyféllel. Ebben az esetben az ügyfél azonnal látja a munkád eredményeit, és el tudja fogadni és jóvá tudja hagyni a számlát.

Ha azonban az ügyfél még nem látta a munkát, amit elvégeztél számára, jobb ellenőrizni, hogy elégedett-e a végső eredménnyel. Ha van bármilyen észrevételük, a számla kiállítása előtt tudsz javításokat végezni. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy az ügyfél nem fogadja el a számlát, mert észrevételeket tett a projektre. Ez meghosszabbítaná a kifizetési folyamatot. Ezt elkerülheted, ha üzenetet küldesz az ügyfélnek, megkérdezve, hogy elfogadja-e a végzett munkát, és ha nem, milyen javításokra van még szükség.

Részszámla

A részszámlák különösen nagyobb projektek esetén fordulnak elő. Ebben az esetben a munkát szakaszokra lehet osztani. A szakaszok befejezése után kiállítanak egy számlát, amely a befejezett munkát fedi le. Hol találkozhatsz ezzel a számlázási típussal? Minden alkalommal, amikor az egész munka időben elnyúlik.

Ez például egy ház építése során történik. Az a cég, amely a munkát végzi, a különböző szakaszok befejezése után kiállíthat számlákat. Ez a számlázási mód biztosítja a pénzáramlást, és elkerüli a kifizetési szűk keresztmetszeteket, valamint a magas számlát, miután minden befejeződött. Hosszú távú projektek esetén jó ötlet a kezdetekkor egy kifizetési ütemtervet kialakítani. Ez jelezheti azokat a mérföldköveket, amelyek után részszámlák kerülnek kiállításra.

Előlegszámla

Ha a nyújtott szolgáltatások jelentős összegek elkötelezését igénylik a szerződéses munka elvégzéséhez szükséges alkatrészek megvásárlásához, akkor felajánlhatod az előre történő kifizetést. Ebben az esetben számlát állítasz ki a munka elvégzése előtt.

Ez a megoldás hasznos, ha a szolgáltatásaid meglehetősen drágák, és az ügyfél által a szolgáltatásaid váratlan lemondása negatív pénzügyi hatással lenne rád. Mikor fordulhat elő ilyen helyzet? Például, ha esküvői fotós vagy, és a megbízás magában foglalja egy esküvői szertartás rögzítését az ügyfél által megadott helyszínen. Ha az ügyfél egy nappal az esemény előtt lemondja a szolgáltatást, valószínűleg nem találsz másik embert, aki hajlandó lenne ott fotózni azon a napon. Az előleg kifizetése biztosítja az érdekeidet, így ilyen esetben nem leszel veszteséges.

Proforma számla

A proforma számla ismertebb néven előzetes számla. Első pillantásra a proforma számla és az előlegszámla hasonlónak tűnhet. Azonban nem ugyanaz a kettő. Az előlegszámla kötelez a kifizetésre, míg a proforma számla nem teremt ilyen kötelezettséget. Inkább egy meghívás a szerződéskötésre.

Olyan számlát állítasz ki, mint árjavaslat az áruk értékesítésére vagy szolgáltatások nyújtására, még mielőtt az ügyfél elfogadná a szállítást. Az ügyfelek ilyen számlákat kérnek például, hogy összehasonlítsák több cég ajánlatait, vagy hogy ellenőrizzék, hogy egy adott kiadás belefér-e a költségvetésükbe. Ha az ügyfél elfogadja a feltételeidet, feldolgozhatod a megrendelést, majd kiállíthatsz egy rendes számlát, amely, ellentétben a proforma számlával, kötelezettséget von maga után az átadott áruk vagy szolgáltatások kifizetésére.

Ismétlődő számla

Néhány üzleti típusban az ismétlődő számlák gyakoriak. Népszerű, hogy fix díjas számla formájában jelennek meg, azaz olyan, amelynek díja előre meghatározott, függetlenül a felmerült munkamennyiségtől. Hol találkozhatsz ilyen számlákkal? Például, ha takarító céget vezetsz, és megállapodtál az ügyfeleddel egy fix díjról a heti irodai takarításra, akkor minden héten ugyanazt az összeget fogod kérni az ügyféltől, függetlenül attól, hogy mennyi ideig tart a takarítás.

Ilyen esetben egy számlázó program nagy segítséget nyújthat az ismétlődő számlák kiállításában. Csak annyit kell tenned, hogy megadod az ügyfeleid adatait, megjelölöd azt a napot, amikor a számlát ki kell állítani, és megadod az összeget, és a program ciklikusan kiállítja a számlákat, és elküldi azokat az ügyfeleidnek.

Nézd meg a 5 legjobb ingyenes számlázó szoftver megoldást!

Nézd meg, hogyan állíthatsz ki számlákat a Firmbee segítségével:

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.