Mi az számlák egyeztetése?

A számlák egyeztetése egy olyan folyamat, amely a számlák adatait a banki kivonatok adataival hasonlítja össze. Ez egy nagyon fontos feladat minden cég számára. A számlák egyeztetése vonatkozik a vásárolt árukra és szolgáltatásokra kiállított számlákra, valamint az ügyfeleknek kiállított számlákra is. Ennek a műveletnek köszönhetően ellenőrizheti, hogy késlekedik-e a vállalkozásához kapcsolódó vásárlások kifizetésével. Ez lehetővé teszi a követelések jobb ellenőrzését. Olvassa el a cikket, hogy megtudja, miért nem szabad elhanyagolni a számlák egyeztetését.

A számlák egyeztetése – a cikk tartalma:

1. Hogyan egyeztessük a bejövő számlákat?
2. Mik a bejövő számlák egyeztetésének előnyei?
3. Hogyan egyeztessük a kimenő számlákat?
4. Mik a kimenő számlák egyeztetésének előnyei?
5. Lehetséges-e manuálisan egyeztetni a számlákat?
6. Hogyan javítható a számlák egyeztetési folyamata?

Hogyan egyeztessük a bejövő számlákat?

Valahányszor árut vásárol, számlát kap. Ugyanez vonatkozik a szolgáltatásokra is – azokat is számlával rendezik. Ha a cége nemrégiben jelent meg a piacon, fennáll a kockázata, hogy nem minden partner lesz hajlandó eladni termékeit vagy szolgáltatásait halasztott kifizetés alapján. Ilyen forgatókönyv esetén készpénzben kell rendeznie a kifizetéseit. Ez a kifizetési módszer azt jelenti, hogy nem kell egyeztetnie a bejövő számlákat. Készpénzes számlák esetén mindig biztos lehet benne, hogy azokat rendezve lettek.

Idővel, amikor a cége egyre ismertebbé válik a vállalkozók körében, egyre több cég lesz hajlandó eladni termékeit Önnek halasztott kifizetés alapján. Ez előnyös, mert termékek vásárlásakor nem kell azonnal befektetnie a pénzét. Az egyetlen feladata, hogy figyelje a kifizetési határidőket. A számlák egyeztetése segít ebben a fontos törekvésben. Hogyan egyeztessük a számlákat?

Csak annyit kell tennie, hogy összehasonlítja a bejövő számlákat, nevezetesen azokat, amelyeket más cégektől kapott, a bankszámlájával. A folyamat felgyorsítása érdekében dönthet úgy, hogy szűri a bejövő számlákat. E művelet után megkapja a tranzakciók teljes listáját, minden részlettel a termékekért és szolgáltatásokért végzett kifizetésekről. Ezzel a listával a kezében össze kell hasonlítania a számlákon szereplő számokat a banki kivonatokon szereplőkkel. Ellenőrizze, hogy az összes átutalt pénz eljutott-e a megfelelő címzetthez, azáltal, hogy összehasonlítja a számla kibocsátójának adatait a számla címzettjének adataival. Ha ezek az adatok egyeznek, és minden helyes, akkor a számlát kifizetettnek jelölheti.

Mik a bejövő számlák egyeztetésének előnyei?

Miért olyan fontos a bejövő számlák egyeztetése az Ön cégében? Ez a művelet segít Önnek abban, hogy ellenőrzése alatt tartsa az összes kifizetési dátumot és határidőt. Ha az egyeztetés után még mindig van számlája, de nincsenek megfelelő átutalások, az csak egy dolgot jelent – nem fizette ki azokat a számlákat. Ebben a helyzetben ellenőriznie kell, hogy túllépte-e a kifizetési határidőt. Ha néhány átutalás nem történt meg, ellenőrizze a számláját a függő megrendelések szekciójában, lehet, hogy a teljesítésre várnak, ebben az esetben nincs miért aggódni. Ha azonban a kifizetési határidőt túllépték, és a számlát nem fizették ki, jobb, ha minél hamarabb rendez minden elmaradt kifizetést.

A határidőn túli kifizetés negatív következményekkel járhat az Ön vállalkozására nézve. Milyen következményekkel? Az a számla kibocsátója, amelyet nem fizettek ki időben, kamatot számíthat fel a kifizetés halasztásáért. A késedelmes kifizetés elveszítheti a kedvezményeket és visszatérítéseket. A kifizetési problémák befolyásolják a cég imázsát, mert senki sem szeret együttműködni olyan entitásokkal, amelyek gyakran késlekednek a kifizetésekkel. A számlák egyeztetése segít elkerülni az ilyen problémákat, ezzel a folyamattal időben teljesítheti kötelezettségeit.

Hogyan egyeztessük a kimenő számlákat?

A kimenő számlák azok a számlák, amelyeket az Ön vállalkozása küld az ügyfeleinek, amikor a termékét eladták vagy a szolgáltatását nyújtották. A kimenő számlák egyeztetése segít Önnek abban, hogy figyelemmel kísérje az összes kötelezettségét. Ennek a műveletnek köszönhetően pontosan tudni fogja, ki fizetett Önnek, és ki késlekedik a kifizetéssel. Hogyan történik valójában a kimenő számlák egyeztetése?

A banki kivonatok adatait össze kell vetni az összes kiállított kimenő számlával. A folyamat felgyorsítása érdekében dönthet úgy, hogy szűri a kimenő számlákat. E művelet után megkapja a kifizetések teljes listáját a számlájára. A következő lépésben össze kell hasonlítania a banki kivonaton szereplő összes számot a kimenő számlákkal. Gondosan ellenőrizze, hogy a számla kifizetőjének adatai megfelelnek-e a kimenő számlán szereplő vásárló adataival.

Különös óvatosságra van szükség a számlák egyeztetése során, különösen, ha több számla van azonos összeggel, de különböző ügyfeleknek. Az egyeztetés során a pontatlanság a számla téves ügyfélhez való hozzárendeléséhez vezethet. Az ilyen hibák elkerülése érdekében ellenőrizze az összes átutalás címét. Amíg tudja, hogy milyen termékért vagy szolgáltatásért történt a kifizetés, könnyű lesz a megfelelő kimenő számlához rendelni az átutalást. De miért olyan fontos a számlák egyeztetése?

Mik a kimenő számlák egyeztetésének előnyei?

A kimenő számlák egyeztetése betekintést nyújt a cég aktuális pénzügyi helyzetébe. Az egyeztetésnek köszönhetően tudja, hogy mely számlákat állította ki, amelyeket már kifizettek, és tudja, milyen bevételre számíthat a közeljövőben a számláján. Az egyeztetési művelet segít észrevenni az összes olyan ügyfelet, aki elmarad a termékeiért vagy szolgáltatásaiért történő kifizetéssel. A pontos információkkal dönthet arról, hogy lépéseket tegyen ezen a területen, és rákényszerítse adósait a követelései rendezésére. Ne habozzon, hogy kedves emlékeztetőket küldjön ügyfeleinek a kifizetéseikről, bármilyen késedelem a tennivalókban problémákat okozhat a követelések behajtásában. Ne hanyagolja el a kimenő számlák egyeztetését.

Lehetséges-e manuálisan egyeztetni a számlákat?

Ha nem állít ki sok számlát, az egyeztetési folyamat nem fog sok időt igénybe venni. Hasonlóképpen, ha nem állított ki sok költségszámlát, a bejövő számlák ellenőrzése nem lesz nehéz. Kis mennyiségű dokumentum esetén az összes számla egyeztetése manuálisan elvégezhető. Hasznos, ha létrehoz egy listát az összes bejövő számláról, ahol kipipálhatja azokat, amelyeket már kifizettek, és láthatja a többit, amelyek még rendezésre várnak. Ugyanezt a típusú listát kell létrehoznia az összes kimenő számlához is. Ezen a listán kipipálhatja azokat a számlákat, amelyeket az ügyfelei kifizettek, hogy láthassa azokat, akik késlekednek a kifizetéssel.

A számlák egyeztetése során, hogy felgyorsítsa a folyamatot, érdemes jól előkészített táblázatot használni. Érdemes az összes számlát kronológiai sorrendbe állítani.

Próbálja meg az összes bejövő kifizetett számlát azonnal megjelölni, amint megérkezik az átutalás a számlájára. A számlák manuális egyeztetése nem biztos, hogy a legjobb megoldás azok számára, akiknek sok számlájuk van. Mit tegyen, hogy megkönnyítse a számlák egyeztetésének műveletét, amikor sokkal több dokumentumot kell ellenőrizni? Hogyan kezelje az egyeztetést, amelyet nem lehet manuálisan elvégezni?

Hogyan javítható a számlák egyeztetési folyamata?

A manuálisan el nem végezhető számlák egyeztetési folyamatának megkönnyítése érdekében hasznos különleges szoftvert használni. A dedikált alkalmazás segít Önnek megtalálni az összes eltérést a kimenő számlák és a számláján lévő átutalások között. A program segítségével könnyen meghatározhatja, hogy az ügyfele kifizette-e a számlát teljes egészében, részben, vagy késlekedik a kifizetéssel. A számítógépes szoftver lehetővé teszi, hogy gyorsan megtalálja az összes lejárt határidejű számlát, ami lehetővé teheti a követelések behajtását, ha szükséges. Soha nem fogja elmulasztani a kifizetési határidőt a vásárolt termékek és szolgáltatások esetében. Az alkalmazás segít Önnek rengeteg időt megtakarítani, amelyet más tevékenységeire fordíthat.

Olvassa el ezt is: Mi az a számlaengedmény?

Az automatizálásnak köszönhetően vállalkozása 29%-kal csökkentheti a számlázási költségeket. Ellenőrizze ingyenes számlázó alkalmazásunkat és számlázó szoftverünket.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.