A kommunikációs zavarok okai és következményei a szervezetekben

Mi a kommunikációs zavar?

A kommunikációs zavar egy szervezetben az információáramlás megszakadását jelenti, ami különféle nehézségekhez vezet. Ez előfordulhat különböző hierarchikus szintek, osztályok, csapatok vagy akár együttműködő egységek között – gyakorlatilag bármely cégnél, függetlenül attól, hogy melyik iparágban működik. Leggyakrabban torzulás, pontatlanság vagy a közvetített üzenetek hiányos világossága formájában jelentkezik, ami jelentősen akadályozza a kommunikációt. Ennek következtében mindenféle hiba és félreértés merülhet fel – mind egyszerűbben megoldható, mind pedig komoly konfliktusokká fajulhat, belsőleg és külsőleg egyaránt.

A kommunikációs zavar okai

A kommunikációs zavarok különböző emberek (munkatársak, alkalmazott-felügyelő vagy szervezet-külső partner) között, bármilyen lehetséges téma kapcsán vagy minden szinten előfordulhatnak. Leggyakrabban 3 ok áll a háttérben, amelyeket alább felsorolunk.

1. Megfelelő kommunikációs készségek hiánya

A félrekommunikáció elsősorban olyan helyzetekben fordul elő, ahol hiányosságok vannak a munkavállalók kommunikációs készségeiben. Ha a küldő nem képes kifejezni a gondolatait vagy közvetíteni az információt vagy elvárásokat olyan módon, ahogyan azt a címzett megértheti, ez félreértésekhez és hibákhoz vezethet. A homályos utasítások, a homályos célok vagy a világosság hiánya miatt a munkavállalók olyan feladatokat végeznek, amelyek nem összhangban állnak a szándékaikkal, vagy akár – nem képesek megérteni a szervezet elvárásait és igényeit. Ha egy ilyen helyzet hosszú ideig fennáll, az káoszt okozhat a cégben.

2. Elégtelen kommunikációs csatornák

A kommunikációs problémák akkor is előfordulhatnak, amikor egy szervezetnek nincsenek megfelelő kommunikációs eszközei, vagy a meglévők nem hatékonyak, és nem biztosítanak teljes információáramlást. Ha egy szervezetnek nincs jól kidolgozott kommunikációs struktúrája, amelyben az információátadás hatékonyan és akadálytalanul zajlik, akkor kétségtelenül szűk keresztmetszetek alakulhatnak ki az információáramlásban. A rendszeres találkozók hiánya, a megfelelő kommunikációs eszközök elégtelensége vagy a túlzott papírmunkák miatt fontos információk nem jutnak el időben azokhoz, akiknek szükségük van rá.

3. Kulturális különbségek

Ez az ok különösen fontossá vált az utóbbi években, amikor egyre inkább multikulturális csapatokkal foglalkozunk a szervezetekben. Az eltérő kultúrákból vagy nemzetiségekből álló csapat vezetőjének tisztában kell lennie a közöttük lévő különbségekkel, és biztosítania kell, hogy a kommunikációt mindenki ugyanúgy értse. Ezen kívül a munkavállalók közötti hatékony megértést pszichológiai különbségek, például kommunikációs stílusok vagy kommunikációs preferenciák (verbális, írásbeli stb.) is akadályozhatják – ezt a tényt is figyelembe kell venni.

A kommunikációs zavar következményei

A kommunikációs zavar legkomolyabb negatív következményei közé tartozik a feladatok elvégzésének késlekedése – különösen azoké, amelyek külső üzleti partnerekkel kapcsolatosak, és akár a együttműködés megszakadásához is vezethetnek (ha a felettesek nem tudják enyhíteni a helyzetet), vagy amelyek a vásárlókkal kapcsolatosak, és visszaütnek rájuk. Hasonlóképpen, egy rendkívül súlyos következmény lehet egy munkavállaló igazságtalan elbocsátása, aki hibát követett el a nem megfelelő kommunikáció következtében. A kommunikációs zavar egyéb következményei a következők:

• Interperszonális konfliktusok, amelyek bizalomhiányhoz vezetnek a csapatban vagy egyre növekvő együttműködési hajlandósághoz,
• Az egyes munkavállalók stresszszintjének növekedése,
• A munkához való motiváció csökkenése, ami alacsonyabb termelékenységhez vezet,
• Pénzügyi veszteségek (a meglévő erőforrások pazarlása és elkerülhető további költségek megjelenése),
• Negatív külső kép, ha a cég problémái elérik a nyilvánosságot.

Kommunikációs zavar – összefoglalás

Figyelembe véve a fenti kommunikációs zavar különböző következményeit egy szervezetben, a különböző iparágakban működő cégeknek hatékony kommunikációba kell fektetniük. Különösen két területen kell ezt megtenniük: egyrészt a megfelelő kommunikációs infrastruktúra megvalósítása, másrészt a munkavállalók kommunikációs készségeinek fejlesztése (pl. különböző típusú képzések, beleértve az érthető nyelvet). Ez az egyetlen módja annak, hogy biztosítsuk, hogy az információ a megfelelő módon kerüljön közvetítésre – akár a csapat tagjai között, akár osztályok vagy különböző hierarchikus szintek között.

Olvassa el ezt is: Hogyan tárgyaljunk a távmunkáról egy munkavállalóval?

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív közösségünkhöz a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.