Jelentés: A koronavírus hatása a csapatmunkára

Mi volt a koronavírus hatása a csapatmunkára? A Világ Egészségügyi Szervezet nyilatkozatával a COVID-19 koronavírus betegség 2020. március 11-én globális pandémiává vált. Különböző korlátozásokat vezettek be, de az, amely megváltoztatta a munkavállalók életét, a hazai és irodai ingázás korlátozása volt. Ez megteremtette a távmunkázás lényegét, és meghatározta az iroda jövőjét hibrid modellek révén.

Új trendek a távmunkás együttműködés és a munka-magánélet egyensúly terén a COVID-19 korában

Ez a jelentés a koronavírus csapatmunkára gyakorolt hatását és a távmunkázás következtében megjelenő különböző trendeket tárgyalja.

Főbb megállapítások:

• A távmunkázás világszerte nagy növekedésnek indult, olyan gazdaságok, mint az Egyesült Államok, Kanada, Japán és az Egyesült Királyság vezetésével.
• A távmunkázás kapcsán az érintettek vegyes véleményeket fogalmaztak meg. Míg a munkáltatók többsége sikeresen kezelte az átmenetet, kevésbé valószínű, hogy folytatják a teljes távmunkázás trendjét.
• Míg a munkavállalók csodálták a távmunkában kínált rugalmasságot, óvatosak voltak a kizárólag az irodai környezethez tartozó erőforrások hiánya miatt.
• Bár a csapatmunka és az együttműködés digitális termékeken keresztül fenntartható, nem minden cég sikeres, és szükség van arra, hogy tanuljanak azoktól, akik vezetik a változást.
• A munka-magánélet egyensúly statisztikái is vegyes trendeket mutattak a munkavállalók körében.
• A hibrid modell népszerű a többségi érintettek körében, és a poszt-COVID világban normának tekinthető.

Koronavírus és távmunkázás

A távmunkázás kifejezést elsősorban a digitális területen dolgozó munkavállalók használták, akik nem voltak kötve a hagyományos irodai környezethez. A fogalom a COVID-19 óta szélesebb körben terjedt el, magában foglalva más szektorokat is.

A COVID-19 szükségessé tette a távmunkát, mint egyetlen lehetőséget, ha az emberek meg akarták menteni az életüket. Csak az Egyesült Államokban a távmunkások aránya 17%-ról 44%-ra nőtt, akik heti 5 napot vagy annál többet dolgoztak otthonról.

Az Egyesült Államok Munkaügyi Statisztikai Hivatala szerint az alkalmi távmunkások aránya is nőtt, amely 2018-19-ben mindössze 25% volt.

A távmunkázás trendjei az Egyesült Államokban a COVID-19 előtt és után (Statista)

Gazdaságok az Egyesült Államokon kívül

A COVID-19 miatt a világ megállt. Az Egyesült Államokhoz hasonlóan sok fejlett gazdaság is bevezette a távmunkát a COVID-19 előfordulásának csökkentése érdekében.

Japán

Japán az egyik olyan gazdaság, amely nemcsak bevezette a távmunkát és fenntartotta azt, hanem bizonyos mértékig meghatározta a távmunkázás jövőjét is. 2020 júniusára a japán üzleti vállalkozások 56,4%-a váltott otthoni irodára. Ezek közül 35,4% teljesen átvette a távmunkát Japánban.

Egyesült Királyság

Az Egyesült Királyságban is megnövekedett a távmunkázás. A COVID-19 előtt csak 9% dolgozott otthonról. A pandémia hatására ez a szám 69%-ra nőtt, akik heti 5 napot vagy annál kevesebbet dolgoztak otthon. A számok azt is mutatják, hogy egy hatalmas szám, szinte kétharmad, nem szándékozik elhagyni a távmunkát vagy visszatérni az irodai munkához.

Kanada

A távmunkával kapcsolatos érzések Kanadában sem különböznek. Egy 2021-ben kanadai munkavállalók körében végzett tanulmány szerint nagyon kevés munkavállaló kívánta teljesen visszatérni az irodai munkához, miután a COVID-19 pandémia véget ért. Csak kilenc százalékuk nyilatkozott arról, hogy hajlandóak lennének minden órát otthon kívül dolgozni. A legnagyobb munkavállalói csoport (40,8%) inkább a munkaidő felét otthon, a másik felét pedig otthon kívül dolgozná. Másrészt körülbelül 15% a távmunkások közül minden órát otthon szeretett volna dolgozni a koronavírus pandémia után.

A távmunkázás jelenlegi helyzete és jövője (az érintettek véleménye)

Sok kísérlet a távmunkázás bevezetésére a múltban megbukott. Azonban a COVID-19 alatt élet és halál kérdése volt. Függetlenül attól, hogy az érintettek a távmunkát támogatják vagy ellenzik, nem volt sok kontrolljuk. Ezért sok szakértő a COVID-19 alatti távmunkakörülményeket lehetőségként látja a munkakörnyezet véglegesen történő megváltoztatására.

A 2014-ben megkérdezett távmunkások 69%-a kevesebb hiányzást mutatott, mint a hagyományos irodai munkavállalók, ami ígéretes megállapítás a távmunkát támogatóak számára.

Ennek ellenére a statisztikák vegyes reakciót mutatnak a távmunkázás kapcsán. A Firmbee figyelembe vette a távmunkázás különböző aspektusait, és a következő trendeket találta:

A PWC felmérése szerint 2020 júniusában a vezetők 73%-a sikeresen átállt a távmunkakörnyezetre, míg 2020 decemberére ez az arány 83%-ra nőtt. Közülük több mint a fele (52%) azt mondta, hogy az átlagos termelékenység nőtt, miközben a munkavállalók távmunkás rutinokra váltottak.

A pandémia utáni teljes átállás a távmunkára vonatkozóan a számok nem olyan ígéretesek sem a munkáltatók, sem a munkavállalók oldaláról. Csak 13% a vezetők közül egyetértett abban, hogy teljesen feladják az irodai környezetet a pandémia után.

A munkavállalók közül 13% támogatja a távmunkát, míg 87%-uk számára az irodai környezet elengedhetetlen a tanulásukhoz és fejlődésükhöz.

Fontos szempont, amely az alkalmazottakat a távmunkával kapcsolatban támogatja vagy ellenzi, a tapasztalatuk. A legkevésbé tapasztalt munkavállalók kevésbé érzik magukat produktívnak a távmunkában, és szükségük van egy irodai környezetre a tanuláshoz és az elköteleződéshez.

Csapatkommunikáció

A PWC betekintést nyújtott az iroda céljába, és megállapította, hogy a munkavállalók négy részre osztották az iroda célját:

• Az iroda segít növelni a munkatársak termelékenységét
• Hatékony teret biztosít az ügyfelekkel való kapcsolattartásra
• Az iroda lehetővé teszi a munkatársak számára az együttműködést
• Biztosítja a vállalati kultúra és értékek fenntartását is

Mindegyik dimenzió fontos. E célok eléréséhez az irodai munkatársak hatékony csapatokat alkotnak, és egyesült erővel dolgoznak a munka hatékonyságának elérése érdekében. A pandémia alatt ez az együttműködés és csapatmunka digitális eszközökre váltott, és sok betekintést nyújtott a pozitív fejlődésről, a csapatmunkáról és az egyéb nehézségekről, amelyek a távmunkázás során merültek fel.

Negatív fejlemények

Társas kapcsolatok és együttműködés csapatként

A társas kapcsolatok fontos aspektusa az irodai környezetnek. Ez a társas kapcsolatok szükségesek a jelentős munkakapcsolatok kiépítéséhez és új dolgok tanulásához mások tapasztalatain keresztül. A távmunkázás során a munkavállalók nagy változást tapasztaltak a társas kapcsolatokban. Természetesen nem lehetséges személyes interakciót folytatni, miközben 9-5-ig dolgoznak, és a feladatokat külön kell elvégezni. Ezért a munkavállalók 63%-a panaszkodott a kevesebb együttműködés miatt, és sürgették munkáltatóikat, hogy találjanak új módokat a csapatmunkára és az együttműködésre, valamint növeljék a társas kapcsolatokat.

Csapatkultúra

A csapatkultúrát a munkavállalók tartják fenn az általuk végzett feladatok szerint. Bár a távmunkázás normává vált, a munkavállalók nem elégedettek azzal, ahogyan a cégek figyelmen kívül hagyják a csapatkultúra értékét. Igazi motiváció nélkül lehetetlen kifejleszteni azt, amit csapatként kívánnak. A számok azt is mutatták, hogy a távmunkakultúrát bevezető cégek 35%-a nem tartott eseményt a virtuális csapatkultúra népszerűsítésére. A munkáltatók kevesebb támogatásával a munkavállalók a saját erőfeszítéseikre vannak utalva, hogy annyit tegyenek, amennyit csak tudnak.

Pozitív fejlemények

A legfelsőbb vezetés elérhetősége

Ez ritkán lehetséges az irodai környezetben, ahol a vezető igazgatók az egyetlen híd a munkavállalók és a vezetőség között. A COVID-19 alatt a legtöbb vezető még mindig az irodában volt, míg a legfelsőbb vezetés kényelmesen kapcsolatban állt a különböző szinteken dolgozókkal. Az alkalmazottak 52%-a csodálta ezt a fejlődést, amely fenntartja a hierarchikus struktúrát digitális eszközök használatával.

Kommunikációs technológia

A COVID-19-zel járó legfontosabb fejlődés a kommunikációs technológiák széleskörű használata. A Microsoft és a Zoom a legjobbak között marad, segítve az oktatási és üzleti szektort egyaránt. A cégek 26%-a több hozzáférést biztosított a technológiai erőforrásokhoz az alkalmazottak számára, és segítettek a kommunikációs módok biztosításában és a csapatmunka népszerűsítésében.

Munka-magánélet egyensúly

A távmunkázás sok változást hozott a munkavállalók életébe. Egyrészt vannak bizonyítékok a magas termelékenységre és alacsony stresszre, másrészt pedig a fokozott magány és a gyenge együttműködés érzése. De nagy elmozdulás várható a munka-magánélet egyensúlyában.

Helyzet a COVID-19 előtt

Az alkalmazottak több mint 50%-a elégedetlen a munka-magánélet egyensúlyával, és panaszkodtak a cégeik figyelmetlenségére, a fontos eseményekről való lemaradásra, valamint a motivációjuk és moráljuk csökkenésére.

Helyzet a COVID-19 alatt

Több mint 50% arról számolt be, hogy a munka-magánélet egyensúlya romlik, 68% pedig panaszkodott, hogy a COVID-19 alatt hosszabb ideig kell dolgozniuk. Alternatívaként a másik 50% úgy vélte, hogy a távmunkázás miatt javult a munka-magánélet egyensúlyuk a munkaidő rugalmassága, az ingázás hiánya és a családjukkal töltött több idő miatt.

Megoldások

A COVID-19 alatt természetes, hogy olyan megoldásokat keresnek, amelyek megvalósíthatók és gyakorlatilag lehetségesek. A cégek sok digitális terméket használnak a munkahelyi környezetben kitűzött célok elérésére. Ezeket azoknak kellene alkalmazniuk, akik nehézségekkel küzdenek a csapatmunka fejlesztésében.

Webkonferencia Skype-pal

A Skype már egy ismerős és jól kidolgozott alkalmazás, amely segített az irodai környezetből az otthoni környezetbe való átmenetben. Azonban a COVID-19 alatt a legtöbb funkcióját használták, mint például a szavazás, kérdések/válaszok funkció és a táblázat. A cégek gyors útmutatót dolgoztak ki a Skype webkonferencia hatékony használatához. A cég 70%-os növekedést mutatott a felhasználóiban a pandémia első hónapjában.

Microsoft Teams és együttműködés

Jó projektmenedzsment és csapat együttműködési rendszer, mint a Firmbee, segíthet a cég összes ügyének távoli kezelésében. Előnyöket kínál a csapat együttműködési eszközeként, mint a feladatok elosztása vagy az idő nyomon követése. De a varázslat akkor történik, amikor az összes funkcióját használja: költségvetés, pénzügy és számlázás kezelése, toborzás, CRM és még sok más. Annak köszönhetően, hogy rendkívül testreszabható, szinte bármilyen típusú cég megtalálhatja a módját annak használatának, hogy növelje a termelékenységet, szervezze a feladatokat és mesteri szinten kezelje a kollektív tudást.

A ZOOM fellendülése

A ZOOM a pandémia alatt háztartási névvé vált. Korábban is használták, de korlátozottan néhány szektorban. A COVID-19 hatására a cégek nem találták elegendőnek a meglévő megoldásokat az alkalmazottaik bevonására. A ZOOM-ot választották ki, hogy akár 500 fős csapatok számára is szolgáltasson. Így nemcsak szavazásra, táblázatra vagy csevegőszobákra hasznos, hanem nagyszabású online események lebonyolítására is. Az alkalmazás 485%-os növekedést mutatott a pandémia alatt.

Egyéb szoftvermegoldások

A MURAL a workshopok és laborok funkcióit kínálja, hogy ezeket az aktivitásokat fejlett digitális funkciókkal reprodukálja. Funkciói közé tartoznak a táblázatok, ragasztós cetlik, sablonok, időgazdálkodási eszközök és szavazási források. Felhasználóinak száma a pandémia óta több millióra nőtt. Egy másik szoftver, a MIRO segít a munkavállalóknak történetek, hangulat táblák, virtuális ötletelés, kutatás és tervezés, brainstorming, diagramkészítés és térképezés létrehozásában, hogy támogassa az agilis munkafolyamatot.

Hibrid munkamodell

Bár az emberek kénytelenek távmunkázni, a teljes átállás az otthoni munkára nem válik valósággá. Az irodai munkavállalók többsége nem akar az irodába menni, és hajlandóak folytatni a munkát otthonról. A 12%-uk hangsúlyozza, hogy az irodai környezet elengedhetetlen a munkához. Ugyanakkor a harmadik kategória (72%) szeretné használni a hibrid munkamodellt, hogy fenntartsa a középutat, és remélje, hogy nem veszítik el az értékes irodai környezetet, valamint az otthon kényelmét.

A hibrid modell előnyei

A COVID-19 alatti termelékenységnövekedés pozitív fejlődés a távmunkát támogatóak számára. Azonban a munkavállalók és a munkáltatók együtt meghatározták azokat a területeket, ahol az irodai környezet elengedhetetlen. Az alábbiakban rövid ötletet adunk a távmunkázással kapcsolatos nehézségekről.

Még az otthon kényelmében is az ilyen nehézségek feleslegessé teszik a digitális eszközökön keresztüli interakciókat és együttműködési erőfeszítéseket. Ezek a nehézségek a jelentős társas kapcsolatok hiányára, a bonyolult előrehaladott feladatokra és a mentális egészség és jólét csökkenésére is kiterjedtek.

Ezeket a tényeket figyelembe véve a szervezetek hibrid modellt kínálnak, ahol a feladatok egyensúlyban vannak a távmunkázás és az irodai munka között.

A megfontolás a távmunkázásra nem lehetséges szektorokban dolgozók számára is gyümölcsöző, mint például az ingázás és a vendéglátás (60%), és megélhetésük azoknak a munkavállalóknak a függvénye, akik napi irodai munkát végeznek (40%).

A disztribúciós vagy hibrid munkahely otthont, irodát és szatellite irodát használ, hogy választási lehetőséget biztosítson munkavállalóinak, és egyensúlyt teremtsen az irodai és otthoni igények között.

Források:

Statista; PWC; Fingerprint For Success; Emerald; Deloitte; Harvard Business Review; McKinsey; The Japan Times