4 egyszerű tipp a munkaéleted megszervezéséhez

Valaha érezted magad túlterheltnek a munkahelyi felelősségek számától? Valaha ébren maradtál éjszaka a szorongó gyomrod és a holnapi feladatok miatti aggodalom miatt? Valaha idegesen néztél az órádra munka közben, könyörögve, hogy álljon meg az idő? Ha igen, akkor keresned kell egy megoldást, hogy ilyen negatív helyzetek ne forduljanak elő újra. Nézd meg a 4 egyszerű tippünket a munkahelyi életed megszervezéséhez. Olvass tovább.

A munkahelyi életed megszervezésének tippei – tartalomjegyzék:

1. Kezdj a tervezéssel
2. Prioritásokat állíts fel
3. Időt becsülj meg
4. Kövesd a fejlődésedet
5. Összegzés

Kezdj a tervezéssel

Teendőlisták és egy ütemterv (heti, órás – a szükségleteid szerint) létrehozása kétségtelenül a szervezés alapja, amiről egyszerűen nem mondhatsz le. Ha produktív és hatékony akarsz maradni a munkahelyeden, meg kell tervezned a napodat. Így zökkenőmentesen tudsz majd egyik feladatról a másikra haladni anélkül, hogy időt pazarolnál.

Megtervezheted a munkádat és létrehozhatod a napi ütemtervedet egy tervezőben, naptárban vagy speciális időgazdálkodási szoftverben, a választás a tiéd! Ne felejtsd el alkalmazni a 60:40-es szabályt – a munkanapod 60%-át csak magas értékű tevékenységekre kell szánnod, hogy a fennmaradó 40% a sürgős esetekre, szünetekre vagy az utolsó pillanatban felmerülő feladatokra legyen fenntartva.

Ha egy alkalmazott minden feladatot fontosnak és sürgősnek tart, állandó stressz alatt fog élni és nem fogja tudni teljesíteni a legtöbb kötelezettségét. Ezért elengedhetetlen a prioritások helyes beállítása és a feladatok elvégzése azok fontossága és sürgőssége szerint.

Prioritásokat állíts fel

Azonban a feladatok elvégzése nem elegendő, mert nem oldja meg az alapvető problémát: honnan kellene kezdeni. Ezért a második lépésként, amely a jobb szervezéshez vezet, említjük a prioritásokat, vagyis azt, hogy mely feladatok fontosabbak és kellene először elvégezni, és melyek várhatnak.

Az Eisenhower-mátrix biztosan segíteni fog a prioritások felállításában. Eisenhower szerint a feladatokat négy csoportra lehet osztani:

• fontos és sürgős – feladatok, amelyeket a lehető leghamarabb el kell végezni (pl. vészhelyzet, határidő egy külső projekt átadására),
• fontos, de nem sürgős – stratégiailag fontos feladatok, amelyeket későbbi időpontban is el lehet végezni (ezeket a feladatokat a legtöbb alkalmazott szívesen végzi el),
• sürgős, de nem fontos – általában mások feladatainak elvégzésében való segítségnyújtásra vonatkoznak (ami nem a mi felelősségünk) és tervezett feladatok,
• nem fontos és nem sürgős – ezek olyan tevékenységek, amelyek időrablók és elősegítik a halogatást.

Another thing that will allow you to improve the organization of your work life is estimating how long it will take you to complete a given task. How will it work? First of all, it will motivate you – you will want to complete the first tasks in the allotted time (or even faster) to realize your entire plan for the day. Secondly, it will allow you to realistically assess how many duties you will be able to complete on a given day. It may turn out that the most important task will take up your entire day and there will be no space to complete any other tasks.

The Pomodoro technique, a time management method developed by Francesco Cirillo in the late 1980s, can be helpful in estimating time and sticking to a plan. It involves working in a 25:5 model – 25 minutes for duties, 5 minutes for rest (repeated in successive cycles) – and allows you to stay in control, remember to take breaks and be focused on the task at hand.

Kövesd a fejlődésedet

A negyedik lépés, amely a munkahelyi életed jobb szervezéséhez vezet, a feladatok teljesítésének ütemének ellenőrzése és a teendőlistádról való leellenőrzés. Ez elengedhetetlen ahhoz, hogy egyrészt megtervezd a következő napot, másrészt ellenőrizd, mennyi időt töltöttél egy adott feladatra, és a jövőben módosításokat végezz. (pl. vizsgáld meg, miért töltöttünk annyi időt valamin, amit könnyűnek gondoltunk). Ez lehetővé teszi, hogy minimalizáld a figyelemeltereléseket és meghatározd, mikor dolgozol a legjobban.

Összegzés

A Pareto-elv azt mondja, hogy az erőfeszítéseid 20%-a hozza a 80%-át az eredményeidnek. Ez tökéletesen kapcsolódik a munkahelyhez, de csak akkor, ha biztosítod, hogy a napod jól van megszervezve. Ha növelni akarod a termelékenységedet, minimalizálni a stresszfaktorokat és jobban érezni magad a jövőbeli feladatokkal kapcsolatban, ne hagyd figyelmen kívül a már említett technikák fontosságát. Tervezés, prioritás, becslés és nyomon követés – ezek a tevékenységek nem nehezek, és számos pozitív eredményt hozhatnak a munkahelyi életed megszervezésében.

Olvasd el ezt is: A Pareto-elv – 1 nagyszerű szabály a termelékenység és hatékonyság érdekében.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.