Caroline Becker
A gyártási iparból származó Kanban módszert (amelyet a Toyota valósított meg, és kezdetben csak a folyamatkezelésre használták) más szektorokban működő vállalatok is átvették, és ma már gyakran használják a munka kezelésére szolgáló eszközként. Célja, hogy biztosítsa, hogy a projektcsapat minden tagja elérje maximális termelékenységét, miközben zökkenőmentes munkafolyamatot biztosít, és előre látja a szűk keresztmetszetek megjelenését. Hogyan működik ez a módszer, és miért van pozitív hatással a munkavállalók termelékenységére?
A Kanban módszer – tartalomjegyzék:
A Kanban módszer
A Kanban módszer három fő elven alapul: vizualizáció (a japán szó, a kanban vizuális táblát jelent), egyfeladatos munkavégzés (a folyamatban lévő munka csökkentése) és a munkafolyamat kezelése a folyamat javítása érdekében.
Az első elv részeként speciális Kanban táblákat használnak, amelyek elkészítése és használata banálisan egyszerű, és három szekcióra oszlanak: teendők (a hátralékra vonatkozóan), folyamatban (a jelenleg folyamatban lévő feladatokat lefedve) és kész (a már elvégzett dolgokat lefedve). A táblán lévő, egy adott alkalmazottnak kijelölt feladatoknak át kell menniük ezeken a három oszlopon, hogy biztosítsák a munkafolyamat feletti ellenőrzést, a tudatosságot arról, hogy az adott személy mivel foglalkozik egy adott időpontban, és a szűk keresztmetszetek (pl. késések) észlelésének képességét, amelyek negatívan befolyásolhatják az üzleti működést.
A Kanban módszer azt is feltételezi, hogy korlátozni kell a folyamatban lévő feladatok számát, mivel a multitasking nem (ellentétben a gyakran hiedelmekkel) hozza meg a várt eredményeket. Emellett folyamatos megfigyelésre támaszkodik a folyamat javítása és a hatékonyság növelése érdekében (a blokkok vagy szűk keresztmetszetek észlelésével, amelyek veszélyeztethetik a kitűzött eredmények elérését).
Hogyan növeli a Kanban a termelékenységet?
A fent említett elemek megtanulása és megértése elengedhetetlen ahhoz, hogy válaszoljunk arra a kérdésre, hogyan javítja a Kanban módszer a termelékenységet.
Kezdjük az első elvvel, amely a feladatok vizualizálásáról szól. A 2014-ben az MIT tudósai által végzett kutatás szerint az emberi agy a vizuális formában (kép) bemutatott információt 60,000-szer gyorsabban dolgozza fel, mint írott formában (szöveg). Ráadásul a Szociális Tudományi Kutatóhálózat tanulmánya szerint a világ embereinek 65%-a vizuális tanuló, ami azt jelenti, hogy könnyebben felszívják az információt, ha azt nézik, mint ha hallanak róla. Így a feladatok vizualizálása növeli a termelékenységet, mivel tudatosítja, hogy hány feladat van hátra, és motivál arra, hogy egy feladatot a másik után teljesítsünk.
A második elv a folyamatban lévő munka korlátozásáról szól. John Little, az MIT tudósa szerint lassabban dolgozunk, ha megpróbálunk egyszerre több feladatot befejezni – és termelékenyebbek vagyunk, ha egy feladatra összpontosítunk, majd áttérünk a következőre. Úgy vélik, hogy minden alkalmazottnak maximum három feladata lehet – ha ezt túllépjük, teljesítményproblémák vagy szűk keresztmetszetek léphetnek fel. Az üzleti életben a multitasking illúziónak számít, amit számos tanulmány megerősít, beleértve a Kansas Állami Egyetem kutatóinak munkáit is.
A harmadik elv lényegét egy holland tanulmány mutatja be, amely kimutatta, hogy a megfigyelés önmagában is hajtóereje lehet az emberi viselkedés megváltoztatásának. A háztartásokon végzett kutatás során megállapították, hogy a jól látható villanyórával rendelkező családok 30%-kal kevesebb áramot használtak, mint a szomszédaik, akiknek az óráik nem voltak láthatóak. A kutatók szerint ezek a családok vizuális visszajelzést kaptak, amely alapján változtatásokat hajtottak végre a viselkedésükben – a Kanban táblák ugyanígy működnek. Segítenek vizualizálni a munkafolyamatot és javítani a folyamatokat.
Összefoglalás
Ahogy látható, a Toyota által elért eredmények és a fent említett emberi viselkedésről szóló kutatások azt mutatják, hogy a Kanban táblák használata segít növelni a hatékonyságot. A Kanban módszer sikeres volt a különböző üzleti területekről érkező csapattagok számára.
Olvassa el ezt is:Valóban szükséges egy projektmenedzsment eszköz a szervezetében?
Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.
Caroline Becker
Projektmenedzserként Caroline szakértő az új módszerek megtalálásában, amelyek a legjobb munkafolyamatok megtervezésére és a folyamatok optimalizálására szolgálnak. Szervezési készségei és a nyomás alatt végzett munka iránti képessége teszik őt a legalkalmasabb személyré, aki bonyolult projekteket valóra tud váltani.
