Mi a törzsi tudás egy szervezetben?

Azonban a vállalat vagy szervezet hivatalos elvei mellett létezik egy másik, kevésbé formális és rejtett tudás, amely hasonló hatással van a végrehajtott tevékenységek hatékonyságára, mint bármely megállapodott eljárás – a úgynevezett törzsi tudás. A mai cikkben a törzsi tudásra összpontosítunk a szervezeti kontextusban. Megmutatjuk előnyeit és korlátait, valamint a módokat, hogyan lehet azt kiemelni a vállalkozás teljesítményének javítása érdekében.

Mi az a törzsi tudás?

A törzsi tudás informális, gyakorlati információkat, készségeket vagy tippeket jelent, amelyek egy szervezeten vagy közösségen belül halmozódnak fel, de nem dokumentált vagy széles körben elérhető formában. Általában verbálisan adják át az egyes csoporttagok közötti interakciók során.

A vállalkozások esetében a törzsi tudás a tapasztalatok, gyakorlatok, hiedelmek és szokások eredményeként fejlődik ki egy embercsoporton belül, gyakran hosszú távú kapcsolatok és együttműködés alapján. Magában foglalhatja többek között a nüanszokat, szokatlan eseteket, összetett problémákat, értékes megoldásokat vagy praktikus trükköket, amelyeket a szervezet tagjai a munkájuk és másokkal való interakcióik során szereznek (pl. ügyfélkapcsolatokban).

Mik a törzsi tudás előnyei?

Az informális és dokumentálatlan információk gyakran hasonló mértékben formálják a szervezet gyakorlatát, döntéseit és teljesítményét, mint a hivatalos hírek. Itt meg kell említenünk, hogy ezek elsősorban a hivatalos dokumentumokban nem szereplő szokatlan vagy összetett problémák kezelésének módjait érintik, amelyek segíthetnek a nehéz helyzetek gyors és hatékony megoldásában. Ugyanakkor megkönnyítik a munkafolyamatokat és befolyásolják a szállított termékek vagy nyújtott szolgáltatások minőségét. A törzsi tudással kapcsolatos további előnyök a következők:

• Erőforrások hatékony felhasználása (idő, pénz és energia megtakarítása),
• Fokozott munkateljesítmény (elkerülve a korábbi alkalmazottak által elkövetett hibákat).
• A munkavállalók közötti kapcsolatok erősítése (az információ átadása interakciót igényel),
• Rugalmasság növelése (alternatív megközelítések és cselekvési irányok követése olyan helyzetekben, ahol a standard módszerek nem hatékonyak),
• Kontekstuális információ biztosítása (az informális információk általában olyan történeteket tartalmaznak, amelyek segítenek megérteni, miért alkalmaz a vállalat bizonyos gyakorlatokat vagy hoz meg bizonyos döntéseket).

Mik a törzsi tudás korlátai?

Bár kétségtelen, hogy a törzsi tudás – mivel olyan kontextust tartalmaz, amely nem elérhető hivatalos dokumentumokban – rendkívül értékes, bizonyos korlátokkal jár. A legfontosabbak a következők:

• Az alkalmazott esetleges távozása – ha az informális információt nem adják át másoknak (pl. belső képzés vagy mentorálási találkozók formájában), akkor nagyon valószínű, hogy egy értékes alkalmazott távozásával az információ maga is eltűnik a szervezetből.
• Az összhang hiánya – az egyes csoporttagok eltérő értelmezésekkel és megközelítésekkel rendelkezhetnek ugyanazokkal a problémákkal kapcsolatban, ami a szervezet tevékenységeiben következetlenséghez vezethet.
• A skálázhatóság nehézségei – az információk és készségek szóbeli vagy más informális módon történő átadása esetén nehézségek merülhetnek fel, amikor nagy számú alkalmazottat kell átképezni.
• Az innováció hiánya – azok az emberek, akik a hagyományos, ismerős gyakorlatokra támaszkodnak, ellenállást mutathatnak a változásokkal szemben, és visszatarthatják az új ötleteket, megoldásokat és innovációkat.
• Korábbi alkalmazás korlátozása új kontextusokban – a birtokolt információk gyakran specifikus körülményekhez vannak igazítva, ami megnehezíti vagy nem megfelelővé teszi az új helyzetekre való átadást (különösen egy dinamikusan változó üzleti környezet és ügyféligények esetén).

Hogyan szerezheti meg a törzsi tudást az alkalmazottaitól?

A törzsi tudás megszerzésének egyik projekt- és csapatmenedzsment eszköze a Firmbee. A check-in funkcióival ismétlődő és automatizált kérdéseket hozhat létre, amelyeket a csapattagoknak küldhet (mindegyiknek, vagy csak néhány kiválasztottnak). Az ilyen kérdések segítenek Önnek nyomon követni az egyes alkalmazottak tapasztalatait és meglátásait, és lehetővé teszik egy frissített tudásbázis létrehozását.

Összefoglalás

A törzsi tudás kezelése kulcsfontosságú kihívás a szervezetek számára, amelyek hatékonyan szeretnék kihasználni a csapatokban felhalmozódott informális intelligenciát. E tekintetben olyan intézkedések, mint a mentorálási programok bevezetése (a tapasztalatok átadása a tapasztalt alkalmazottaktól), rendszeres találkozók és megbeszélések szervezése (az információ átadásának biztosítása, pl. esettanulmányok révén), vagy a dokumentálás módjainak keresése (pl. GYIK, esettanulmányok vagy belső útmutatók formájában) mindenképpen segítenek.

Azonban minden végrehajtott tevékenység célja a megosztás és a készségek és perspektívák sokféleségének megbecsülésének kultúrájának megteremtése kell, hogy legyen. Csak így lesz a vállalat képes hatékonyan kihasználni a rendelkezésre álló típusokat, miközben minimalizálja a felmerülő kockázatokat.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinteresten, TikTokon.