4 lépés a hatékony asztali gyakorlat megtervezéséhez és lebonyolításához

Mindez beszélgetés, megosztás és megoldások keresése révén történik, nem pedig, mint a terepi gyakorlatok esetében, cselekvések vagy előadások formájában. Ilyen formában a legfontosabb dolog az, hogy megtanuljuk és lássuk, hogy a elméleti rendelkezések hogyan fordulnak át valós vészhelyzetekbe. Ebből a cikkből megtudhatja, hogy milyen értéket hozhatnak a táblás gyakorlatok egy szervezet számára, mikor érdemes őket lebonyolítani és hogyan kell őket helyesen végrehajtani.

Alapvető szabályok a táblás gyakorlat lebonyolításához

A táblás gyakorlat egy olyan találkozó, amelynek célja a vészhelyzetek során követendő eljárások és intézkedések megtervezése. A szervezet típusától függően magában foglalhatja a válaszadási módok vázolását egy kibertámadásra, egy természeti katasztrófára, mint például egy földrengés, vagy egy hirtelen terrorista támadás esetén. Lehet ennél informálisabb is, például kitalálni, hogyan kezeljük a kulcsfontosságú csapattagok elvesztését vagy egy versenytárs hirtelen megjelenését a piacon.

Függetlenül a vészhelyzet fokától, a táblás gyakorlatoknak van egy közös vonásuk: egy kész forgatókönyv, amely konkrét intézkedéseket tartalmaz és azok előrehaladását. Forgatókönyv nélkül a TXT lebonyolítása értelmetlen. Ez azért van, mert ezeknek a gyakorlatoknak a fő célja annak ellenőrzése, hogy a szervezetben működő elméleti rendelkezések tükröződnek-e a valóságban, és hogy szükség van-e változtatásokra. Tehát ha a szervezetének nincs meghatározott cselekvési terve vészhelyzet esetére, az első lépés az ilyen forgatókönyv megírása kell, hogy legyen.

A gyakorlatok egy laza környezetben zajlanak, hogy lehetővé tegyék minden csapattag számára, hogy szabadon meghatározza a szerepét a konkrét helyzetekre adott válaszadás során, és félelem vagy szégyen nélkül megvitassák a zavaró kérdéseket. Itt nem a versenyről és arról van szó, hogy a munkavállalók képesek-e nyomás alatt cselekedni, hanem a tanulásról és a csapatmunkáról.

Milyen értéket hoz a táblás gyakorlat lebonyolítása?

A táblás gyakorlat lebonyolítása nem annyira időigényes, mint egy terepi gyakorlat, de mégis időt kell szánni és egyes csapattagokat össze kell hívni. Néhány erőforrást be kell fektetni, de cserébe sok előnyt kap, nemcsak a szervezet, hanem a csapattagok számára is.

A szervezet számára a TXT által hozott érték

• A procedúrák ellenőrzése egy informális találkozón sokkal előnyösebb, mint a “valós” tesztelés egy válság során
• Lehetőség a szabályok finomítására, a hiányosságok bezárására és a helyesbítő intézkedések végrehajtására
• Lehetőség a vészhelyzeti válaszadási technikák javítására
• Erősíti az egyes csapattagok közötti kötelékeket
• Meggyőződni arról, hogy a munkavállalók ismerik és követik a protokollok elméleti rendelkezéseit

A csapattagok számára a TXT által hozott érték

• Lehetőség a szerepük átgondolására informális formátumban
• Jobb körülmények a konkrét helyzet kezelésének következő lépéseinek megjegyzésére
• Lehetőség kérdések feltevésére, tudásuk bővítésére
• A forgatókönyvek és tesztek futtatása megkönnyíti a változtatásokra vagy javításokra vonatkozó javaslatok kidolgozását az egyes nyilvántartásokhoz

Hogyan kell lebonyolítani egy táblás gyakorlatot?

1. Határozza meg a táblás gyakorlat lebonyolításának célját

A táblás gyakorlat tervezése a cél meghatározásával kell, hogy kezdődjön, amelyet el szeretne érni a gyakorlat lebonyolítása után, és hogy hogyan tervezi alkalmazni az elért eredményeket. Néhányak számára a kulcsfontosságú kérdés az lesz, hogy oktassák azokat a csapattagokat, akik korábban nem kaptak lehetőséget a különböző rendelkezések elemzésére a tervekben. Mások számára ez egy lehetőség arra, hogy felmérjék, vajon az elméleti elvek tükröződnek-e a valóságban. Bármilyen legyen is a fő ösztönzője az ilyen gyakorlatok lebonyolításának, biztosan sokkal több előnyt hoznak, mint amennyit tervezett.

2. Jelölje ki a résztvevőket és határozza meg a szerepüket a gyakorlatban

Bár a táblás gyakorlat statikus és informális csoportbeszélgetés formájában zajlik, mégis vannak bizonyos szabályok, amelyeket be kell tartani. Meg kell jelölnie azokat az embereket, akik részt vesznek a gyakorlatban, és konkrét szerepeket kell nekik kijelölnie. Mások figyelhetik és követhetik a forgatókönyvet, de a káosz elkerülése érdekében nem szabad aktívan részt venniük a gyakorlat során. A megfigyelők is kifejezhetik véleményüket, ami hasznos lehet a gyakorlat értékelése és dokumentálása során, ezért érdemes időt szánni a kérdések feltevésére és javaslatok megtételére közvetlenül a TXT után.

A teljes vállalkozás egyik alapvető eleme a megfelelő vezető/facilitátor kinevezése. Dönthet úgy, hogy valakit a csapatából választ, vagy felbérel egy szakembert erre a feladatra. Akárhogy is, olyan személynek kell lennie, aki nemcsak jól ismeri a forgatókönyvet és a cég szabályait, valamint az egyes csapattagok feladatait, hanem rendelkezik a megfelelő interperszonális készségekkel is a gyakorlat megfelelő lebonyolításához.

A facilitátornak tudnia kell, és gondosan el kell döntenie, mikor kövesse és mikor vezesse a csoportot. A kulcsfontosságú eszköz, amellyel rendelkeznie kell, az a képesség, hogy kényelmes körülményeket biztosítson a kreatív vitához, és moderálja a vitát, hogy az a lényegre térjen. Egy tapasztalt táblás gyakorlat vezetője érzékeli a csoportot, és fenntartja az egészséges egyensúlyt a lazaság és a merev szabályok között.

3. Határozzon meg egy konkrét forgatókönyvet

A forgatókönyvnek reagálnia kell a szervezet számára legvalószínűbb potenciális fenyegetésre. Nagyon sok múlik az üzlet típusán, de a központ helyszínén is. Egy ilyen akcióterv foglalkozhat egy hurrikán vagy más elem előfordulásával, de meg is határozhatja a következő lépéseket egy hatalmas hackertámadás kezelésére.

Függetlenül attól, hogy mi a célja, a forgatókönyvnek részletesen meg kell határoznia és le kell írnia egy viszonylag reális helyzetet. Tartalmaznia kell kérdéseket az egyének számára, hogy a megfelelő gondolkodásmódba kerüljenek, és ellenőrizzék, hogy helyes döntéseket hoznak-e. Ez azért van, mert minden csapattagnak tudnia kell, hogy kihez forduljon válság esetén, milyen intézkedések szükségesek, valamint hogy mely fennmaradó erőforrásokat kell prioritásként kezelni és megvédeni. Meg kell ismerkedniük az általános forgatókönyvvel a tervezett találkozó előtt, hogy jól felkészülhessenek rá.

A forgatókönyvnek tartalmaznia kell egy konkrét forgatókönyvet, de érdemes itt némi rugalmasságra fogadni. Talán a vita során további pontok változnak, és a csapattagok megközelítése új fényt vet a helyzetre. Ilyen esetben a legjobb, ha a vezető nem szakítja meg a vitát, hagyja, hogy az folytatódjon, és kissé eltérjen az eredeti forgatókönyvtől, hogy egy jobb, továbbfejlesztett verziót alkothasson.

4. Ne feledkezzen meg a végső elemzésről

A gyakorlatok segítenek a csapattagoknak megérteni a szerepüket, és tesztelik, hogy ismerik-e a különböző rendelkezéseket a helyes válaszadás érdekében vészhelyzet esetén. Azonban a táblás gyakorlat valódi értéke a vita elemzéséből származik, és abban rejlik, hogy lehetőséget ad a javításokra és a már meglévő megoldások fejlesztésére. Ezért ugyanolyan fontos, hogy a gyakorlat után elemezzük az egész eseményt, és készítsünk egy jelentést róla. Ez az információ javíthatja a vészhelyzeti tervet és ellenőrizheti a hiányosságokat benne.

Mindig a táblás gyakorlat a megfelelő megoldás?

Természetesen minden megközelítésnek a kockázatkezelés és a vészhelyzeti felkészülés terén megvannak az előnyei és hátrányai. Az általuk nyújtott eredményeket számos felmerülő változó, környezet és körülmény, valamint emberek formálják. Ugyanez vonatkozik a táblás gyakorlatra is. Tagadhatatlan, hogy ez a gyakorlat lehetővé teszi a meglévő irányelvek tesztelését és a környezet és az emberek értékelését. Emellett lehetőséget ad arra is, hogy megismerje más csapattagok javaslatait.

Ez egy nagyszerű tanulási és kérdezési lehetőség is, amely nem igényel sok erőforrást, és nem túl munkaigényes. Ráadásul az ilyen gyakorlatok távolról is lebonyolíthatók, így jól működnek olyan szervezetek számára, amelyek különböző helyszíneken vannak a világ körül.

Ez azonban nem jelenti azt, hogy ez a módszer ideális megoldás, hiszen hátrányai is vannak. Először is, a laza légkör és az elméleti beszélgetés soha nem tükrözi a valós eseményt, amely során még a jól felkészült munkavállalók is kudarcot vallhatnak, mivel a stressz és a sürgős cselekvés szükségessége is közrejátszik. A táblás gyakorlat során ellenőrizheti, hogy mindenki ismeri a szerepét, de nem mindig észleli az összes hibát a tervben. Néhányuk csak valós helyzetek során fog megjelenni, nem pedig elméleti viták során.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTok-on.