Mi a szerepe az információs rendszereknek az emberi erőforrások menedzsmentjében?

A humánerőforrás-információs rendszerek hatékony eszközök, amelyeket a modern szervezetek túlnyomó többsége használ. A modern technológia korában nehéz elképzelni a HR menedzsmentet IT támogatás nélkül. Az, hogy ezek a rendszerek mennyire alkalmazkodnak egy szervezethez, a méretétől, a folyamatai bonyolultságától, a modern eszközök használatára vonatkozó megközelítésétől, valamint az erőforrásaitól és tőkéjétől függ. Az IT rendszerek bevezetése vagy a meglévők modernizálása nemcsak pénzügyi kiadásokat igényel, hanem szervezeti, személyzeti és mentális változásokat is, valamint a program ismeretét. Ezért mielőtt úgy döntene, hogy ilyen szoftvert vezet be, elemezze és készüljön fel a szükséges változásokra.

Humánerőforrás-menedzsment információs rendszerek – tartalomjegyzék:

1. Az információs rendszerek elemei
2. Az információs rendszerek használhatósága a HRM-ben
3. Az információs rendszerek használatának előnyei
4. Összefoglalás

Az információs rendszerek elemei

Az információs rendszer az információs technológia (IT) része, amely számítógépes eszközöket használ. Ahhoz, hogy egy rendszert IT-nek nevezzenek, számítógépes hardverből, szoftverből, távközlésből és munkavállalókból kell állnia.

A hardver egy technikai berendezésekből álló készlet, amely lehetővé teszi az információk továbbítását, fogadását és feldolgozását. A hardver olyan eszközökből áll, mint a bemeneti eszközök (billentyűzet, olvasók, egér), kimeneti eszközök (monitorok, nyomtatók, szkennerek), processzorok és memória. A modern IT megoldások gyors fejlődése miatt a hardver folyamatosan változik, és nagyon gyorsan elavul. A humánerőforrás-menedzsmentben legelterjedtebb és legkényelmesebb hardver a személyi számítógép (laptop) és az okostelefon.

A szoftver programok, utasítások, megvalósított interfészek és integrált adatok gyűjteménye, amely lehetővé teszi az adatok feldolgozását a felhasználó által megadott cél érdekében. A szoftver segítségével alapvető eszközök, például különböző adatbázisok épülnek, amelyek összefüggő adatok gyűjteményeként működnek. Az alkalmazottak adatbázisa tartalmazza az összes információt az alkalmazottakról, a modell adatbázis lehetővé teszi a döntések következményeinek szimulálását és az alkalmazottak értékelését. A tudásbázis pedig lehetővé teszi a tudásmenedzsmentet, az alkalmazottak viselkedésének tanulmányozását és a képzési programok megvalósítását.

A távközlés több számítógép és terminál munkájának összekapcsolását jelenti. A számítógépek regionális, nemzeti vagy globális szinten kapcsolódhatnak. Ilyen megoldás lehetővé teszi virtuális szervezetek létrehozását és a távmunkák megvalósítását. A távközlés telefonos, optikai szálas, de akár vezeték nélküli, sőt műholdas hálózatokon is működik.

A munkavállalók a legfontosabb és legértékesebb elemei az információs rendszernek. A rendszert üzemeltető személyzet programozókból, építészekből, menedzserekből és felhasználókból áll. Ahhoz, hogy a rendszer hatékonyan működjön, szükséges a munkavállalók képzése és az új feladatokhoz való bevezetése. A kisvállalatok általában külső technikai támogatást használnak. A nagyobbak IT szakembereket alkalmaznak a rendszer működésének és folyamatos modernizálásának felügyeletére.

Az információs rendszerek használhatósága a HRM-ben

Mielőtt úgy döntene, hogy információs rendszert használ, végezzen el egy elemzést a szervezetről és különösen a HRM politikáért felelős munkavállalók igényeiről. Válaszoljon arra a kérdésre, hogy a rendszer mennyire és milyen mértékben fogja megkönnyíteni a munkájukat, és hogy a megvalósított tevékenységek hatékonyabbak lesznek-e. Hasznos lehet egy gazdasági számítás elvégzése egy konkrét helyzetre is. Érdemes emlékezni arra, hogy az információs rendszerek hasznossága a humánerőforrás-menedzsment osztály szerepétől és helyétől függ a vállalat struktúrájában.

Az információs rendszerek használatának előnyei

A piacon elérhető humánerőforrás-információs rendszerek funkcióikban eltérnek egymástól. Azonban éppen ezek egyedi jellemzői befolyásolják a megvalósításukat és használatukat. A HRIS megfelelő bevezetésének számos mérhető előnye van, mint például

• Megtakarítás. A befektetés megtérülése hosszú távú, de egy idő után a rendszer bevezetésének pénzügyi eredményei láthatóvá válnak. A központosított rendszer lehetővé teszi, hogy a kisebb folyamatokat egybe integrálják, ami jelentős mértékben növeli a munka hatékonyságát. A szakmai fejlődési modul csökkenti a képzés megszervezésével kapcsolatos logisztikai költségeket.
• Javított kommunikáció. A központosított adatbázis csökkenti a úgynevezett “kommunikációs zajt” azáltal, hogy egy változatlan információs készletet biztosít az összes munkavállaló számára a szervezetben. A hibák csökkentése, amelyek a helytelen adatokkal való munkavégzésből adódnak, szintén csökkenti a költségeket és kiküszöböli a téves döntéseket.
• Elemzés és jelentéskészítés. Az összegyűjtési, rendezési és értelmezési funkciók lehetővé teszik az adatok egyszerű és gyors elemzését, és az így kapott információk nem hibásak. A jelentések gyors elérése lehetővé teszi a menedzserek számára, hogy pontosabb személyzeti döntéseket hozzanak.
• Növekvő termelékenység. A rendszer funkciói egyszerűsítik a munkát, amely például a munkaidő-nyilvántartás vagy az alkalmazottak megtartásának és fluktuációjának elemzésével kapcsolatos. Az fejlett információs rendszerek automatizálják a legfárasztóbb feladatokat.

Információs rendszerek – összefoglalás

A humánerőforrás-menedzsmenthez kapcsolódó információ, amelyet az információs rendszerben dolgoznak fel, különösen fontos. Ennek a specifikus tudásbázisnak köszönhetően hatékonyan lehet kezelni a személyzetet megfelelő tervezés, szervezés, vezetés és ellenőrzés révén.

A szervezetről és annak környezetéről szóló információk meghatározzák a megfelelő személyzeti döntések meghozatalát. Az utóbbi időben egyre növekvő humánerőforrás-menedzsment problémák miatt az IT menedzsment rendszer bevezetése a siker egyik kulcsfeltétele ezen a területen. A rendszer megfelelő használata lehet az egyik legfontosabb tényező, amely a vállalat versenyelőnyéhez vezet.

Olvassa el ezt is: A HRIS szoftver típusai.

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en.