5 gyakori számlázási hiba

A hibák elkerülhetetlenek. Számlák kiállításakor időnként előfordulnak. Melyek a leggyakoribb számlázási hibák? Hogyan kerülhetjük el a számlázási hibákat? Milyen következményekkel járhatnak? Ha szeretné tudni a válaszokat ezekre a kérdésekre, olvassa el cikkünket az 5 gyakori számlázási hibáról.

5 gyakori számlázási hiba – tartalomjegyzék

1. Hibás számlaszám
2. Helytelen ellenfél adatok
3. Nincs információ a fizetési módról
4. Helytelen áruk vagy szolgáltatások leírása
5. Számlázási hibák
6. Összegzés
7. Nézze meg, hogyan állíthat ki számlákat a Firmbee-vel

Hibás számlaszám

Minden számlának egyedi számot kell tartalmaznia. Ez nyilvánvaló, de bizonyos helyzetekben könnyű elkövetni ezeket a számlázási hibákat. Különösen igaz ez, ha olyan programokat használ, mint a Word vagy az Excel, vagy azok megfelelői a számlák kiállításához. Első pillantásra úgy tűnhet, hogy ez megkönnyíti a számlázási munkát. Az ilyen programokban kész számlasablonokat készíthet, amelyekben csak az adatokat kell megváltoztatnia a következő dokumentumok kiállításakor. De ennek a megoldásnak van egy nagy hátránya.

A következő fájlok felülírása miatt könnyen elveszhet a számozásban. És ha a számlákat egymás utáni oldalakon Word dokumentumban vagy egymás utáni lapokon Excelben menti, az is pontatlanságokhoz vezethet.

Melyek a leggyakoribb számlázási hibák a számlaszámozásban? Két típus létezik: duplikált számlaszámok és számozási hiányosságok. Mindkét számlázási hiba kellemetlen következményekkel járhat, amikor az adóhatóságok ellenőrzik őket. A hiányosságokat tartalmazó számozás azt jelezheti, hogy nem minden kiállított számla szerepel az adózási számításokban. A számozási hiányosságok komoly kétségeket ébresztenek, még akkor is, ha véletlenek és nem szándékosak az adóhatóságok megtévesztésére.

A második típusú hiba, azaz két vagy több számla ugyanazzal a számmal, de eltérő tartalommal, azt is sugallhatja, hogy szándékosan így állították ki, hogy elkerüljék az adót. Ebben az esetben problémát jelenthet az ilyen számlák könyvelése is, mert a könyvelő szoftver nem engedheti meg, hogy két vagy több dokumentumot ugyanazzal a számmal rögzítsen.

Az ilyen mulasztások kijavítása nem mindig egyszerű, különösen, ha már elküldte az ilyen hibás számlákat az ügyfeleinek, és csak később realizálta, hogy hibás a számozás. Az Ön partnereit nem érdekli túlságosan, mert nem ellenőrzik a számlái helyes számozását. Ezért problémamentesen kifizethetik az ilyen számlákat. De adóellenőrzés esetén büntetést kaphat érte. Ezért jobb megelőzni őket, például egy számlázó program vagy alkalmazás használatával, ahol a számozás automatikusan lesz hozzárendelve. Így elkerülheti a számlázási hibákat, és biztos lehet benne, hogy nem állított ki hibás számú számlákat.

Helytelen ellenfél adatok

Csak emberek vagyunk, és mindannyiunkkal előfordulnak hibák időnként. Lehet, hogy elírás történt a számlázott cég nevében vagy az ügyfél nevének helytelen írása. Egy tipikus hiba a helytelen cím az ellenfél esetében. Ilyen esetben sokféle hiba előfordulhat: helytelen épület szám, helytelen irányítószám, helytelen utcanev vagy akár a cég székhelyének helytelen városa. Az is előfordulhat, hogy a számlán a helytelen adószámot írja az ügyfeléről.

Úgy tűnhet, hogy ezek csak apróságok. De senki sem szereti, ha a neve vagy vezetékneve helyesírási hibákat tartalmaz. Ezen kívül adókövetkezményekhez is vezethetnek. A helytelen ellenfél adatok miatt lehet, hogy nem tudja elismerni az ilyen számlát a vállalkozása költségeként. Ilyen esetben szükséges lesz az adatok kijavítása. Ez meghosszabbítja azt az időt, ameddig várnia kell a kifizetésre az ilyen számla esetében, mert az ügyfele visszatarthatja a kifizetést, amíg meg nem kapja a helyes adatokkal rendelkező dokumentumot.

Másik típusú hiba, ha számlát állít ki teljesen más címzett adataihoz. Ez különösen akkor fordulhat elő, amikor a számlák manuálisan készülnek az adatok felülírásával egy fájlban. Ebben az esetben a helyes mennyiségek szerepelnek a számlán, de a címzett adatai a korábbi számláról maradnak.

Ez a mulasztás azt okozhatja, hogy az ilyen számlát a helytelen címzettnek küldi el, aki nem vásárolta meg az azon szereplő tételeket Öntől. Előfordulhat, hogy olyan ellenfélnek küldi el, aki vásárolt Öntől, de a címzett adatai helytelenek lesznek az adott számlán. Amíg nem javítja ki őket, biztosan nem számíthat arra, hogy kifizetést kap az ilyen számláért.

Hogyan kerülheti el őket? Itt jöhet a segítségére egy számlázó program. Ezt használhatja az ügyfelei adatbázisának létrehozására. Csak egyszer kell ellenőriznie az adataikat, így később hibátlanul számlázhat. Néhány program lehetővé teszi, hogy letöltse a cégadatokat a kormányzati nyilvántartásokból, így elkerülheti ezeket a hibákat a számlák kiállításakor.

Nincs információ a fizetési módról

Mindannyian szeretjük, ha a pénz a számlánkra érkezik. De az információk hiánya arról, hogyan kell fizetni, lehetetlenné teheti a számla kifizetését.

Itt sokféle hiba fordulhat elő, a banki számlaszám hiányától kezdve a helytelen számlaszámig, egészen addig, hogy nem tudja, mikor és hogyan kell kifizetni egy számlát. Az itt előforduló pontatlanságoknak sokféle következménye lehet. Ha elmulasztja a határidőt, valószínűleg az ügyfél a jogi határidőn belül kifizeti Önnek a számlát. De a helytelen számlaszám vagy akár a hiánya miatt az ellenfél nem tudja kifizetni Önnek. Csak amikor kijavítja vagy kiegészíti ezeket az adatokat, számíthat a számla kifizetésére.

Helytelen áruk vagy szolgáltatások leírása

A számláknak pontos leírásokat kell tartalmazniuk az eladott árukról és szolgáltatásokról. Míg az áruk esetében a hibák sokkal ritkábbak, a szolgáltatások jó leírása sok problémát okozhat. Az ügyfélnek nem szabad kételkednie abban, hogy azért fizet, amit rendelt. Ezért a számlán szereplő adatoknak meg kell egyezniük a megrendelés adataival.

Az Ön partnereinek eljárásaitól függően egyesek részletesebb leírásokat kérhetnek az Ön által nyújtott szolgáltatásokról, míg mások nem. Ennek ellenére jó ötlet biztosítani a pontosságot, hogy később ne legyenek problémái a kifizetések fogadásával. A helytelen leírást ki kell javítani, ami valószínűleg időt vesz igénybe. Ennek eredményeként később kaphatja meg a kifizetést az ilyen számláért, mint ahogy várta. A probléma megoldása lehet, ha katalógust készít az eladott árukról és az egyes szolgáltatások pontos leírásáról. Így mindig világos és olvasható leírásai lesznek az ajánlatának a számlán.

Számlázási hibák

A számlának nem szabad tartalmaznia könyvelési hibákat, de ezek a helyzetek előfordulhatnak. Számos hely van, ahol ezek a hibák a leggyakrabban előfordulnak. Ezek közé tartozik a fizetendő összeg. Lehet, hogy helytelenül összeadták, így a számla alul- vagy túlárazott lesz. Ezen lehetőségek egyike sem kedvező. Miért? Mert rossz fényt vet arra, aki kiállította a számlát.

Előfordulhat, hogy az ügyfél nem ellenőrzi gondosan, hogy az Ön által kiállított dokumentum nem tartalmaz-e könyvelési hibákat, és kifizeti az ilyen számlát. De ennek következtében lehet, hogy túl keveset vagy túl sok pénzt kap. Az első esetben kérnie kell az ügyféltől, hogy fizesse ki a különbözetet, ami rossz fényt vethet Önre. A második esetben az ügyfél visszatérítést kérhet a túlfizetés miatt, ami szintén rossz fényt vethet a cég hírnevére. Mindkét esetben egy ilyen számlát megkérdőjelezhet az adóellenőrzés, ezért jobb elkerülni.

A számlán előforduló könyvelési hibák másik helye a eladott áruk értékének kiszámítása. Ebben az esetben hiba léphet fel az áruk darabszámának és az egy darabra eső árnak a szorzásakor. Ez leggyakrabban akkor fordul elő, amikor a számításokat manuálisan végzik. Hiba léphet fel az áfa értékének kiszámításakor is. A számlázó program használata segít elkerülni az ilyen számlázási hibákat, mert a számítások automatikusan történnek ott.

Számlázási hibák – összegzés

A számlázási hibák mindenkivel előfordulnak. Azonban tudnia kell, hogy jogi következményekkel járhatnak. A számlázási hibák hozzájárulnak a kifizetések késlekedéséhez, és negatívan befolyásolhatják a cég hitelességét. Az egyik megoldás a dedikált számlázó platformok használata, amelyek automatizálják a folyamatokat, és egyidejűleg lehetővé teszik az alapvető hibák elkerülését.

Olvassa el ezt is: Mit kell tartalmaznia egy számlának? – 12 alapvető elem

Nézze meg, hogyan állíthat ki számlákat a Firmbee segítségével:

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozzon aktív méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedIn-en, Instagramon, YouTube-on.