Hogyan segíthet a projektmenedzsment rendszer az eseménymarketingben?

Akár először, akár másodszor szervezel egy konkrét eseményt, mindig meg kell könnyítened a specifikus tevékenységek végrehajtását – hogy jobb kontrollt biztosíts a költségvetés felett, vagy könnyebb kommunikációt a közös sikerért dolgozó egyes csapattagok között. A speciális projektmenedzsment szoftver segít elérni egy ilyen eredményt. Kíváncsi vagy, hogyan támogatja ez a típusú rendszer az eseménymarketing tevékenységeidet? Olvass tovább.

Projektmenedzsment rendszer és eseménymarketing – tartalomjegyzék:

1. Egy projekt és egy esemény
2. Projektmenedzsment rendszer
3. Firmbee – jellemzők és előnyök
4. Összegzés
5. Nézd meg videónkat a projektmenedzsment szoftverről az eseménykezeléshez

Egy projekt és egy esemény

Ha azt akarjuk, hogy az esemény eszközzé váljon a cég legfontosabb céljainak támogatására, átfogóan kell ránéznünk – mint egy projektre, amely a tervezéssel kezdődik, és a megvalósítással és az elért eredmények értékelésével zárul. Segíthet ebben, ha hasonló keretet alkalmazunk a projektre és az eseményre: egy végdátumot, egy meghatározott költségvetést, a résztvevők számát, a tartamot, a végrehajtandó feladatok sorozatát. Ily módon biztosítani tudjuk az összes tevékenység zökkenőmentes előrehaladását, ami pozitív végső eredményre fog vezetni.

Projektmenedzsment rendszer

A jó projekttervezők a napi munkájukat speciális rendszerek használatával könnyítik meg, amelyekben többek között lehetséges ütemtervet készíteni, feladatokat beállítani, munkát elosztani vagy nyomon követni a haladást, valamint minden fontos információt egy helyen tárolni, amelyhez bármely jogosult személy hozzáférhet. Egy megfelelően megtervezett program lehetővé teszi a projekt/esemény keretein belül elérendő célok beállítását is, aminek köszönhetően átfogó képet nyerünk a helyzetről.

A projektmenedzsment eszközök célja, hogy segítsenek a projektmenedzsereknek (valamint az eseményszervezőknek) a tervezésben, a nyomon követésben és a szükséges korrekciós intézkedések megtételében. Amikor egy eseményt projektként kezelünk, azonnal láthatjuk, mennyi előnyt nyerhetünk a megfelelő rendszer kiválasztásával a napi munkánk során.

Firmbee – jellemzők és előnyök

A piacon számos projektmenedzsment programot találhatsz, amelyeket az eseményed megszervezésére is használhatsz. Különösen ajánljuk a Firmbee-t, a szoftvert, amelyet mi hoztunk létre, és amely minden olyan funkcióval rendelkezik, amire szükséged lehet. A megoldásunk létrehozásakor figyelembe vettük, hogy a projekt és az esemény közös jellemzőkkel bír, különösen a munkatervezés és az előrehaladás, valamint az információáramlás ellenőrzése terén – ezért biztosíthatunk arról, hogy a Firmbee tökéletesen kielégíti minden igényedet az eseménykezelés terén.

A Firmbee lehetővé teszi számodra:

• felsorolni az összes elvégzendő feladatot, és azokat konkrét csapattagokhoz rendelni (Kanban táblák és a feladat státuszainak, prioritásának vagy időkövetésének lehetőségével),
• különböző célokra naptárakat vezetni,
• emlékeztetőket beállítani a közelgő találkozókra vagy elvégzendő feladatokra,
• nyomon követni az események végrehajtásával kapcsolatos bevételeket és kiadásokat, így teljes kontrollt biztosítva a költségvetés felett
• tárolni az eseménnyel kapcsolatos összes személy adatait – a szervezőktől a beszállítókig és a résztvevőkig
• kommunikálni másokkal a Slack használatával
• számlákat kiállítani

Ráadásul, ha az eseményhez szükséges összes feladatot egy helyen tárolod, az lehetővé teszi, hogy minden résztvevő átlássa a munka előrehaladását, és megfelelően reagáljon, mielőtt tűz ütne ki (pl. egy konkrét feladat elfogadásával vagy a folyamatok és a határidőn belül nem teljesítő személyek támogatásával). Egy ilyen programmal elfelejtheted a számos dokumentumot, táblázatot vagy akár kézzel írt jegyzetet, ahol eddig fontos információkat tároltál.

Összegzés

Sok szempontból az eseménykezelés nem különbözik a projektmenedzsmenttől. Mindkét esetben végül is csapatok végzik a konkrét feladatokat egy adott időpontban, a bizonyos cél elérésére összpontosítva. Ahogyan egy projekt (pl. egy IT cégnél) megvalósítása kihívást jelenthet a felmerülő technológiai problémák miatt, egy konferencia vagy vásár esetében nehéz lehet a helyszín vagy a napirend előkészítése. Ezért a projektmenedzsment szoftverek – mint például a Firmbee – az eseménytervezéshez is használhatók.

Nézd meg videónkat a projektmenedzsment szoftverről az eseménykezeléshez:

Olvasd el ezt is: 4 eseménymarketing trend, amire érdemes figyelni 2023-ban

Ha tetszik a tartalmunk, csatlakozz a szorgos méheink közösségéhez a Facebookon, Twitteren, LinkedInen, Instagramon, YouTube-on, Pinterest-en, TikTokon.